Макет и формуляр документа - Документоведение. Процессуальная документация

Назначение макета

Макет однозначно описывает структуру данных, содержащихся в документе, и предназначен для обеспечения автоматизированной обработки структурированных файлов с данными документов.

В макете документа определяется:

Количество блоков в документе и их последовательность.

Количество полей для каждого блока документа, их последовательность и обязательность заполнения.

Структура файла макета

Макет документа состоит из последовательности блоков. Каждый блок начинается с новой строки и состоит из имен полей, разделенных символом "|" (код ASCII 124).

Первое поле в блоке является Маркером. После имени поля может следовать признак "(0)", что означает, что данное поле может не иметь значения и заполняется по условиям, приведенным в п. 4.

Последним полем в блоке является Указатель на следующий блок - маркер следующего блока с признаком "(*)" или без него.

Отсутствие в блоке указателя на следующий блок означает, что данный блок является последним в документе.

При описании макета документа используются три типа блоков:

    1. Идентификатор документа (смотри Таблицу 3, 4, 5 в п. 3.3). После идентификатора документа может следовать признак "(*)", означающий, что допускается передача нескольких документов в одном файле. 2. Блок, Неповторяющийся в одном документе. В этом случае в вышестоящем блоке указатель состоит из маркера текущего блока без признака "(*)". 3. Блок, Повторяющийся в одном документе. В этом случае в вышестоящем блоке указатель состоит из маркера текущего блока с признаком "(*)".

Формуляр документа.

Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т. д.) потребуются не все реквизиты, а только некоторая часть из полного списка. Причем, какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом. ФОРМУЛЯРОМ документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, называется типовым. Таким образом, можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т. д.

Например, формуляр акта включает в себя перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

    1. Акт оформляется на общем бланке 2. Гриф утверждения 3. Наименование вида документа 4. Дата составления документа 5. Место составления документа 6. Заголовок к тексту 7. Текст 8. Отметка о наличии приложения (если необходимо) 9. Подписи членов комиссии, составившей акт 10. Фамилия исполнителя и номер его телефона

При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей.

Похожие статьи




Макет и формуляр документа - Документоведение. Процессуальная документация

Предыдущая | Следующая