Макет и формуляр документа - Документоведение. Процессуальная документация
Назначение макета
Макет однозначно описывает структуру данных, содержащихся в документе, и предназначен для обеспечения автоматизированной обработки структурированных файлов с данными документов.
В макете документа определяется:
Количество блоков в документе и их последовательность.
Количество полей для каждого блока документа, их последовательность и обязательность заполнения.
Структура файла макета
Макет документа состоит из последовательности блоков. Каждый блок начинается с новой строки и состоит из имен полей, разделенных символом "|" (код ASCII 124).
Первое поле в блоке является Маркером. После имени поля может следовать признак "(0)", что означает, что данное поле может не иметь значения и заполняется по условиям, приведенным в п. 4.
Последним полем в блоке является Указатель на следующий блок - маркер следующего блока с признаком "(*)" или без него.
Отсутствие в блоке указателя на следующий блок означает, что данный блок является последним в документе.
При описании макета документа используются три типа блоков:
- 1. Идентификатор документа (смотри Таблицу 3, 4, 5 в п. 3.3). После идентификатора документа может следовать признак "(*)", означающий, что допускается передача нескольких документов в одном файле. 2. Блок, Неповторяющийся в одном документе. В этом случае в вышестоящем блоке указатель состоит из маркера текущего блока без признака "(*)". 3. Блок, Повторяющийся в одном документе. В этом случае в вышестоящем блоке указатель состоит из маркера текущего блока с признаком "(*)".
Формуляр документа.
Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т. д.) потребуются не все реквизиты, а только некоторая часть из полного списка. Причем, какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом. ФОРМУЛЯРОМ документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, называется типовым. Таким образом, можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т. д.
Например, формуляр акта включает в себя перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:
- 1. Акт оформляется на общем бланке 2. Гриф утверждения 3. Наименование вида документа 4. Дата составления документа 5. Место составления документа 6. Заголовок к тексту 7. Текст 8. Отметка о наличии приложения (если необходимо) 9. Подписи членов комиссии, составившей акт 10. Фамилия исполнителя и номер его телефона
При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей.
Похожие статьи
-
Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов. Официальные...
-
Номенклатура дела - Документоведение. Процессуальная документация
Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их...
-
Деловая переписка - универсальное средство общения, широко применяемое во всем мире. Деловая переписка отражает особенности языка, культуры, традиций,...
-
Размеры полей, используемые в документах - Документоведение. Процессуальная документация
Поле - это незапечатанные участки по периметру страницы издания. Их на странице четыре: верхнее, нижнее, внутреннее и внешнее. В соответствии с...
-
Понятие и функции "Документа" - Документоведение. Процессуальная документация
Понятие "документ" является фундаментальным в документоведении, оно широко используется во всех сферах производственной и общественной деятельности. В...
-
Правила подачи жалоб - Документоведение. Процессуальная документация
Жалобы, предложения и заявления регистрируются канцелярией в регистрационно-контрольной карточке, либо в журнале, в компьютере в день поступления. Жалоба...
-
Понятие и значение делопроизводства - Документоведение. Процессуальная документация
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в...
-
Понятие документооборота и его принципы - Документоведение. Процессуальная документация
Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем...
-
Техника составления и редактирования документов - Документоведение. Процессуальная документация
(из книги А. Н. Белов "ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ") Документ проходит 4 стадии подготовки: - составление проекта или черновика документа; - его...
-
Понятие "приказ" и "судебный приказ" - Документоведение. Процессуальная документация
ПРИКАЗ - правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения...
-
Понятие "экспертиза ценности документа" - Документоведение. Процессуальная документация
При проведении экспертизы ценности документов определяется их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и др....
-
При оформлении документов на двух и более страницах Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы . Номера страниц должны быть проставлены...
-
Под документом необходимо понимать любой письменный источник, содержащий законы, указы, распоряжения, указания, разъяснения, в которых содержатся...
-
Формат - бумага определенного размера, формата и качества. ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов[4]: А, В, С. Ряд А является...
-
Суть унификации и стандартизации делопроизводства - Документоведение. Процессуальная документация
Система документации - совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности. Унифицированная система документации -...
-
Порядок рассмотрения жалобы - Документоведение. Процессуальная документация
Жалоба - письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых...
-
Что включает в себя контроль исполнения документов - Документоведение. Процессуальная документация
Цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению документов. Контроль исполнения включает в себя: - постановку на контроль; -...
-
Состав кадровой документации - Документоведение. Процессуальная документация
Под обобщающими понятиями "кадровая документация" или "документация по личному составу" подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о...
-
Понятия официальный документ и служебный документ - Документоведение. Процессуальная документация
Официальный документ - это деловой документ, созданный юр. или физ. лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Служебный документ...
-
Классификация документов - Документоведение. Процессуальная документация
Классифицирование документов - процесс упорядочения или распределение документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления...
-
В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну (КТ) предприятия. КТ - производственная, научно-техническая,...
-
Все аспекты организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение в документировании. Производственные...
-
Классификация документов предприятия - Документоведение. Конфиденциальное делопроизводство
Классификация документов - это разделение всех документов предприятия по определенным признакам на дела. Делом является совокупность документов (в...
-
Индексация документов в делопроизводстве -- это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации,...
-
Способы ввода информации: проводки, документы - Принципы работы с программой "1С:Предприятие"
Если активным является окно какого либо из существующих в системе журналов документов то для ввода нового документа следует: нажать эту кнопку на панели...
-
Общие правила регистрации документов - Документоведение. Конфиденциальное делопроизводство
Регистрация документов -- это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты...
-
Вторичные бухгалтерские документы - Бухгалтерский баланс
Бухгалтерский документ хозяйственный операция Сводные (вторичные) документы составляют на основании первичных; они представляют собой способ группировки...
-
По объему отраженных операций учетные документы разделяются на первичные (единичные) и сводные. Первичными называются документы, которые отражают все...
-
Прийоми документального контролю та способи перевірки - Аудит робочих документів
Огляд документів - це не тільки ізольоване їх вивчення. З документів робиться ряд висновків та узагальнень, що грунтуються на взаємозв'язках різних...
-
Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и в Положении по ведению бухгалтерского...
-
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают...
-
Страховой фонд - это совокупность страховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный...
-
Световой режим Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически...
-
В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все...
-
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве обработка дел для последующего их хранения и использования. Архивными учреждениями...
-
Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам. I. по назначению: 1....
-
Требования к бланкам документов - Гарантийное письмо, его реквизиты
Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
Передача документов на архивное хранение является завершающей частью цикла делопроизводства в организации. Данная операция производится согласно...
-
Общие положения - Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их...
-
Организация внутримашинной информационной базы Информационная база, использованная в данной подсистеме, состоит из двух независимых частей: База данных...
Макет и формуляр документа - Документоведение. Процессуальная документация