Техника составления и редактирования документов - Документоведение. Процессуальная документация
(из книги А. Н. Белов "ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ")
Документ проходит 4 стадии подготовки:
- - составление проекта или черновика документа; - его предварительное согласование; - перепечатка текста (в тех случаях, когда оригинал пишется от руки); - согласование и визирование оригинала; - подписание оригинала.
К содержанию и форме документа предъявляются определенные требования.
Подписанию документа предшествует его редактирование. Оно осуществляется, как правило, исполнителем. Сначала документ внимательно читают, чтобы понять его смысл, выявить повторения и логические несоответствия.
Последовательное и доказательное мышление - основа построения текста документа.
При составлении и редактировании служебных документов необходимо знать главные требования, предъявляемые к доказательству как особой форме мысли. Если сразу приступить к редактированию, не ознакомившись с документом в целом, то можно внести такие уточнения, которые, как потом может выясниться, уже имеются в тексте. Кроме того, многие вопросы, возникшие в начале чтения, как правило, при дальнейшем знакомстве с документом снимаются.
Этапы редактирования документа:
- 1. Сокращение текста, так как точность документа неразрывно связана с его краткостью. (Устраняются повторения, аналогичные примеры, факты. Одна из причин этого - создание документа заранее определенного размера. Однако краткость не является самоцелью документа, она не должна искажать рассматриваемый вопрос. Краткость - это конкретность, своего рода концентрированность информации.) 2. Разбивка текста на части, параграфы, абзацы. - Выбор того или иного числа рубрик зависит от характера документа, его назначения. - Неприменима сквозная нумерация для тех рубрик, которые не являются сквозными. - Чтобы привлечь внимание читателя к отдельным словам, группам слов, формулировкам выводов, применяют выделения в тексте. 3. Устранение различного рода ошибок, описок и неточностей. - Важно не допускать речевой избыточности. - Соблюдать единство терминологии. Научная терминология, обозначения, единицы измерения и символы должны быть строго выдержаны согласно действующим стандартам. Введение автором документа новых, необщепринятых терминов следует объяснять при первом упоминании. Если термин имеет синонимы, в документе необходимо применять только один из них, так как использование для одного и того же понятия разных терминов может ввести читателя в заблуждение. 4. Проверка фактического материала (при работе со служебными документами) (На этом этапе работы проверяются цитаты, ссылки на нормативные данные) 5. Правка текста. (И языковая и стилистическая. Все исправления - синими или черными чернилами, не красными. Все написания - отчетливые и аккуратные. Все существенные правки должны согласовываться с автором и утверждаться им, при этом любые поправки, вносимые в текст документа или предлагаемые автору, должны быть обоснованы.) - Правка-вычитка - сличение перепечатанного текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом, принятым в качестве образца. (устранение технических ошибок - пропущенные слова, неверные написания, чернилами в тексте, не допускается подрисовка в тексте,) - Правка-сокращение - устранение из текста малосущественного материала. Применяется:
- O в текстах, изобилующих общими рассуждениями, цитатами, ссылками и т. п.; O в текстах, загроможденных однотипными примерами, цифрами; O для упрощения сложных синтаксических конструкций; O при превышении заранее установленного объем текста (служебные документы должны быть краткими).
В процессе правки-обработки редактор не имеет права подменять собой автора. Он обязан, по возможности, более полно сохранить и ход рассуждений автора, и его аргументацию (если она основательна), и особенности его индивидуального стиля (если они не противоречат нормам литературной речи).
Требования к технике редактирования:
- 1. Тезис и аргументы должны быть суждениями ясными, точно сформулированными. Любая ошибка в выборе слова, возможность двоякого истолкования фразы, туманный стиль изложения - все это может быть использовано против того, кто пытается что-то доказать. 2. В ходе доказательства тезис остается неизменным, т. е. должно доказываться одно и то же положение. Если это требование не выполняется, тезис, по логике вещей, остается недоказанным. 3. Тезис и аргументы не должны противоречить ни друг другу, ни ранее высказанным соображениям. 4. В качестве аргументов следует использовать положения, и тонкость которых не вызывает сомнения. Все доводы должны быть суждениями, доказанными самостоятельно и проверенными на практике. 5. Доказательство должно быть полным, достаточным.
Похожие статьи
-
При оформлении документов на двух и более страницах Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы . Номера страниц должны быть проставлены...
-
Размеры полей, используемые в документах - Документоведение. Процессуальная документация
Поле - это незапечатанные участки по периметру страницы издания. Их на странице четыре: верхнее, нижнее, внутреннее и внешнее. В соответствии с...
-
Понятия официальный документ и служебный документ - Документоведение. Процессуальная документация
Официальный документ - это деловой документ, созданный юр. или физ. лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Служебный документ...
-
Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов. Официальные...
-
Классификация документов - Документоведение. Процессуальная документация
Классифицирование документов - процесс упорядочения или распределение документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления...
-
Формат - бумага определенного размера, формата и качества. ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов[4]: А, В, С. Ряд А является...
-
Понятие и функции "Документа" - Документоведение. Процессуальная документация
Понятие "документ" является фундаментальным в документоведении, оно широко используется во всех сферах производственной и общественной деятельности. В...
-
Все аспекты организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение в документировании. Производственные...
-
Под документом необходимо понимать любой письменный источник, содержащий законы, указы, распоряжения, указания, разъяснения, в которых содержатся...
-
Поскольку пассивы представляют собой капитал и обязательства организации данное равенство можно представить в следующем виде: АКТИВЫ = КАПИТАЛ +...
-
Понятие и значение делопроизводства - Документоведение. Процессуальная документация
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в...
-
Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления...
-
Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков...
-
Практика составления официальных документов имела место еще в древности. Виды официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней...
-
Индексация документов в делопроизводстве -- это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации,...
-
В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все...
-
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве обработка дел для последующего их хранения и использования. Архивными учреждениями...
-
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей...
-
В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная...
-
Общие правила регистрации документов - Документоведение. Конфиденциальное делопроизводство
Регистрация документов -- это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты...
-
Требования к оформлению реквизитов документов - Гарантийное письмо, его реквизиты
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе...
-
Подготовка документов к архивному хранению - Правила оформления реквизитов
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения...
-
Способы ввода информации: проводки, документы - Принципы работы с программой "1С:Предприятие"
Если активным является окно какого либо из существующих в системе журналов документов то для ввода нового документа следует: нажать эту кнопку на панели...
-
Если представления об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеются, то советский период нуждается в...
-
В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной...
-
Классификация документов по месту составления - Виды документов в бухгалтерском учете
По месту составления первичные учетные документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляют вне данного предприятия и ими...
-
Принципы и техника составления бухгалтерского баланса - Бухгалтерский баланс
При построении бухгалтерского баланса необходимо соблюдение следующих принципов: денежного измерения; обособленности имущества; непрерывности...
-
Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление...
-
Экспертиза ценности документов - это определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения. В процессе экспертизы...
-
В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну (КТ) предприятия. КТ - производственная, научно-техническая,...
-
Методика составления рабочих документов аудитора - Сущность аудита, его цель и задачи
Каждая аудиторская фирма имеет свой подход к подготовке и организации рабочих док-тов. Требования к рабочим док-там аудитора определяют их обязательные...
-
Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и...
-
Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам. I. по назначению: 1....
-
Проверка техники заполнения первичных документов - Цель и задача аудита
Следующим этапом является проверка табелей учета рабочего времени. Здесь установим, что случаев включения в них вымышленных (подставных) лиц нет, так как...
-
Аудитор должен своевременно завершить формирование окончательного аудиторского файла после даты аудиторского отчета (заключения). МСКК 1 предусматривает,...
-
Банковские расчетные документы - Характеристика 1С: Бухгалтерия
Как мы уже знаем, все сохраняемые в системе документы отображаются в соответствующих интерфейсах списка. Например, при входе в режим работы с исходящими...
-
Документация и инвентаризация - Принципы бухгалтерского учета
1. Бухгалтерский учет - документально обоснованный учет, так как записи в учете должны быть сделаны на основе первичного документа. Документ - это...
-
Принципы составления аудиторского заключения - Аудиторское заключение
1. Аудиторское заключение составляется по результатам аудита бухгалтерской отчетности экономического субъекта, проведенного аудиторской фирмой. 2. В...
-
Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и в Положении по ведению бухгалтерского...
-
Проверка наличия и состояния дел - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
Цель проверки наличия и состояния дел в архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях;...
Техника составления и редактирования документов - Документоведение. Процессуальная документация