Техника составления и редактирования документов - Документоведение. Процессуальная документация

(из книги А. Н. Белов "ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ")

Документ проходит 4 стадии подготовки:

    - составление проекта или черновика документа; - его предварительное согласование; - перепечатка текста (в тех случаях, когда оригинал пишется от руки); - согласование и визирование оригинала; - подписание оригинала.

К содержанию и форме документа предъявляются определенные требования.

Подписанию документа предшествует его редактирование. Оно осуществляется, как правило, исполнителем. Сначала документ внимательно читают, чтобы понять его смысл, выявить повторения и логические несоответствия.

Последовательное и доказательное мышление - основа построения текста документа.

При составлении и редактировании служебных документов необходимо знать главные требования, предъявляемые к доказательству как особой форме мысли. Если сразу приступить к редактированию, не ознакомившись с документом в целом, то можно внести такие уточнения, которые, как потом может выясниться, уже имеются в тексте. Кроме того, многие вопросы, возникшие в начале чтения, как правило, при дальнейшем знакомстве с документом снимаются.

Этапы редактирования документа:

    1. Сокращение текста, так как точность документа неразрывно связана с его краткостью. (Устраняются повторения, аналогичные примеры, факты. Одна из причин этого - создание документа заранее определенного размера. Однако краткость не является самоцелью документа, она не должна искажать рассматриваемый вопрос. Краткость - это конкретность, своего рода концентрированность информации.) 2. Разбивка текста на части, параграфы, абзацы. - Выбор того или иного числа рубрик зависит от характера документа, его назначения. - Неприменима сквозная нумерация для тех рубрик, которые не являются сквозными. - Чтобы привлечь внимание читателя к отдельным словам, группам слов, формулировкам выводов, применяют выделения в тексте. 3. Устранение различного рода ошибок, описок и неточностей. - Важно не допускать речевой избыточности. - Соблюдать единство терминологии. Научная терминология, обозначения, единицы измерения и символы должны быть строго выдержаны согласно действующим стандартам. Введение автором документа новых, необщепринятых терминов следует объяснять при первом упоминании. Если термин имеет синонимы, в документе необходимо применять только один из них, так как использование для одного и того же понятия разных терминов может ввести читателя в заблуждение. 4. Проверка фактического материала (при работе со служебными документами) (На этом этапе работы проверяются цитаты, ссылки на нормативные данные) 5. Правка текста. (И языковая и стилистическая. Все исправления - синими или черными чернилами, не красными. Все написания - отчетливые и аккуратные. Все существенные правки должны согласовываться с автором и утверждаться им, при этом любые поправки, вносимые в текст документа или предлагаемые автору, должны быть обоснованы.) - Правка-вычитка - сличение перепечатанного текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом, принятым в качестве образца. (устранение технических ошибок - пропущенные слова, неверные написания, чернилами в тексте, не допускается подрисовка в тексте,) - Правка-сокращение - устранение из текста малосущественного материала. Применяется:
      O в текстах, изобилующих общими рассуждениями, цитатами, ссылками и т. п.; O в текстах, загроможденных однотипными примерами, цифрами; O для упрощения сложных синтаксических конструкций; O при превышении заранее установленного объем текста (служебные документы должны быть краткими).
    - Правка-переделка. Правка-переделка применяется в тех случаях, когда автор текста плохо владеет литературной речью и неумело выражает свою мысль. Правка-переделка очень близка таким видам литературной работы, как запись, переложение, соавторство и т. п. Редактор, литературно обрабатывая текст, использует фактический материал, сообщенный автором. При этом он должен сохранить по возможности особенности авторского стиля. - Правка-обработка - комплексный вид правки. Она включает: O анализ и отбор фактического материала; O оценку и улучшение композиции рукописи; O языковую правку текста; O проверку правильности внешнего оформления рукописи.

В процессе правки-обработки редактор не имеет права подменять собой автора. Он обязан, по возможности, более полно сохранить и ход рассуждений автора, и его аргументацию (если она основательна), и особенности его индивидуального стиля (если они не противоречат нормам литературной речи).

Требования к технике редактирования:

    1. Тезис и аргументы должны быть суждениями ясными, точно сформулированными. Любая ошибка в выборе слова, возможность двоякого истолкования фразы, туманный стиль изложения - все это может быть использовано против того, кто пытается что-то доказать. 2. В ходе доказательства тезис остается неизменным, т. е. должно доказываться одно и то же положение. Если это требование не выполняется, тезис, по логике вещей, остается недоказанным. 3. Тезис и аргументы не должны противоречить ни друг другу, ни ранее высказанным соображениям. 4. В качестве аргументов следует использовать положения, и тонкость которых не вызывает сомнения. Все доводы должны быть суждениями, доказанными самостоятельно и проверенными на практике. 5. Доказательство должно быть полным, достаточным.

Похожие статьи




Техника составления и редактирования документов - Документоведение. Процессуальная документация

Предыдущая | Следующая