Общие правила регистрации документов - Документоведение. Конфиденциальное делопроизводство

Регистрация документов -- это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние -- в день подписания. Регистрация документов осуществляется, как правило, централизованно. Децентрализованная регистрация допускается в учреждениях I категории, в территориально раздробленных структурных подразделениях, а также в необходимых случаях, вызываемых особой спецификой деятельности учреждения.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, докладные записки и др.), а также предложения, заявления и жалобы граждан.

Каждое учреждение должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства. Перечень утверждается руководителем учреждения, если он включает нерегистрируемую документацию всего учреждения, или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется. В перечень включаются не только поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, информация, присылаемая для сведения, но и все документы, проходящие через службу делопроизводства и подвергающиеся в отраслевых и функциональных структурных подразделениях и службах итеративному учету в специальных учетных формах. Например, бухгалтерские документы первичного учета регистрируются в бухгалтерии; месячные и квартальные отчеты подведомственных организаций учитываются в функциональных или отраслевых структурных подразделениях и др.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел; классификатор документов.

Похожие статьи

• Особенности конфиденциального делопроизводства - Информационная безопасность и защита информации

  Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну /2/....

• Классификация документов предприятия - Документоведение. Конфиденциальное делопроизводство

  Классификация документов - это разделение всех документов предприятия по определенным признакам на дела. Делом является совокупность документов (в...

• Индексация документов, Формы регистрации документов и порядок их заполнения - Документоведение. Конфиденциальное делопроизводство

  Индексация документов в делопроизводстве -- это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации,...

• Работа с документами, содержащими коммерческую тайну - Документоведение. Конфиденциальное делопроизводство

  В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну (КТ) предприятия. КТ - производственная, научно-техническая,...

• История управления и делопроизводства в 1945 - 1990 гг - Отечественные традиции в практике составления официальных документов

  Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы...

• Система министерского делопроизводства XIX - начала XX вв - Отечественные традиции в практике составления официальных документов

  Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления...

• История управление и делопроизводства в 1917 - 1941 гг - Отечественные традиции в практике составления официальных документов

  Если представления об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеются, то советский период нуждается в...

• Система коллежского делопроизводства - Отечественные традиции в практике составления официальных документов

  Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков...

• СПОСОБЫ ПРОВЕРКИ ФИНАНСОВО-РАСЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов

  Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и...

• Бухгалтерский учет поступления основных средств - Общие правила учета основных средств

  Все расходы на приобретение, сооружение и изготовление основного средства учитываются по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы". В итоге здесь...

• Проверка формирования уставного капитала - Аудит общих документов организации, отчетности экономического субъекта

  По данным приходных кассовых ордеров, выписок банка по расчетному и валютному счетам и приложенным к ним оправдательным документам проверяют полноту и...

• Источники информации для проверки, план и программа аудиторской проверки - Аудит общих документов организации, отчетности экономического субъекта

  Для проверки аудиторской организацией используются следующие основные документы: - устав экономического субъекта; - учредительный договор; - патент для...

• Протоколы, его виды. Требования к составлению текста протокола. Регистрация и учет документов - Документирование управленческой деятельности

  В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной...

• Общие требования к размещению архивных документов - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

  Все поступающие в архив организации документы размещаются в Архивохранилищах на стеллажах или в шкафах так, чтобы документы каждой организации...

• Приказное делопроизводство XV-XVII вв - Отечественные традиции в практике составления официальных документов

  Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление...

• НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов

  В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей...

• ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

  Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Ведомственным...

• Безвозмездное поступление основных средств - Общие правила учета основных средств

  Организации могут получить основные средства безвозмездно. Безвозмездно получить основные средства организация может лишь в двух случаях, предусмотренных...

• Общие положения - Экспертиза ценности документов

  Экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их...

• Отправление конфиденциальных документов - Информационная безопасность и защита информации

  Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде. Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми....

• Литература - Общие правила учета основных средств

  1. "Бухгалтерский и налоговый учет основных средств" (2-е издание) Р. З. Тумасян /Москва/ООО "Нитар Альянс"/ 2004. 2. "Самоучитель по бухгалтерскому и...

• Заключение - Общие правила учета основных средств

  В условиях перехода предприятия к рынку значительно возрастает роль бухгалтерского учета как важнейшего средства получения полной и достоверной...

• Износ основных средств - Общие правила учета основных средств

  Износ - это постепенная утрата основными средствами своей потребительной стоимости. Следует различать моральный и физический износ. Физический износ -...

• Амортизация объекта ОС - Общие правила учета основных средств

  Амортизация - это планомерный процесс переноса стоимости средств труда по мере их износа на производимый с их помощью продукт. Амортизация является...

• Порядок проведения аудита учредительных документов и видов деятельности организации - Аудит общих документов организации, отчетности экономического субъекта

  При проведении контроля проверяется юридический статус и право функционирования данного экономического субъекта в соответствии с действующим...

• Классификация бухгалтерских документов, Общая характеристика классификации - Виды документов в бухгалтерском учете

  Общая характеристика классификации Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так...

• ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

  Передача документов на архивное хранение является завершающей частью цикла делопроизводства в организации. Данная операция производится согласно...

• ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов

  В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная...

• Нормативно-законодательное регулирование и общие требования, предъявляемые к бухгалтерскому балансу - Анализ финансового состояния предприятия по данным бухгалтерского баланса

  Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации включает четыре уровня документов, имеющих различную юридическую силу....

• Экспертиза ценности документов - Номенклатура дел

  Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и...

• ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (ОПД) - Отечественные традиции в практике составления официальных документов

  ОПД определяют статус предприятий и порядок их работы, также они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей...

• Организация аудиторской службы в Российской Федерации : создание аудиторских служб в организациях, формирование аудиторских структур с образованием юридических лиц, условия деятельности аудиторов на основе частной практики - Понятие об аудите и аудиторской деятельности, общие и частные задачи аудиторской деятельности

  Структура службы внутреннего аудита во многом зависит от специфики организации, ее величины и конкретных целей ее администрации и включает в себя...

• Основные нормативные документы, используемые при аудите и источники информации - Аудит расчетов с персоналом по оплате труда

  При аудите расчетов по заработной плате необходимо руководствоваться следующими нормативными документами: 1. Гражданский кодекс Российской Федерации, ч.1...

• ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

  С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают...

• Типовые и ведомственные перечни документов - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

  В помощь организациям при проведении экспертизы ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения,...

• Оперативное хранение документов - Экспертиза ценности документов

  С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно...

• Инвентаризация в бюджетных учреждениях - Теоретические основы бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Общая характеристика бюджетной организации

  Инвентаризация в бюджетных учреждениях проводится на основании положения об инвентаризации активов и обязательств утвержден приказом Министров Финансов...

• Определение первоначальной стоимости объекта - Общие правила учета основных средств

  Бухгалтерский амортизация стоимость Чтобы принять объект ОС к учету, бухгалтер должен определить его первоначальную стоимость. Это величина затрат на...

• Литература - Аудит общих документов организации, отчетности экономического субъекта

  1. Аудит: учебник для бакалавров / под ред. Р. П. Булыги.- М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2009. - 431 с. 2. Аудит: учебник для студентов вузов, обучающихся по...

• Списание основных средств, Основные средства и налог на имущество - Общие правила учета основных средств

  Объект следует списать, если он перестал приносить прибыль, либо в случае его выбытия (например, продажи). Компания должна создать специальную комиссию,...

Общие правила регистрации документов - Документоведение. Конфиденциальное делопроизводство

Предыдущая | Следующая