Особенности оформления деловой корреспонденции по внешнеэкономической деятельности - Документоведение. Процессуальная документация

Деловая переписка - универсальное средство общения, широко применяемое во всем мире. Деловая переписка отражает особенности языка, культуры, традиций, сложившуюся практику делового общения различных стран. Это нужно учитывать при ведении переписки с зарубежными корреспондентами. Основным языком международного общения является английский, но даже в англоговорящих странах (Великобритания, США и др.) сохраняются различия в оформлении деловых писем.

Особенно существенны эти различия в сравнении с принятыми у нас правилами и касаются они практически всех сторон оформления делового письма: правил разработки бланка, состава реквизитов письма, оформления реквизитов и их расположения на бланке письма.

В результате усилий международных организаций многие элементы письменного делового общения к настоящему времени унифицированы и стандартизированы. Требования к бланкам документов, используемых в управлении, торговле и промышленности, установлены международным стандартом ИСО 8439-90 "Разработка бланков. Основные положения".

Форматы бумаги для изготовления бланков выбираются в соответствии с международными стандартами: ИСО 216-1975. "Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские формы рядов А и В"; ИСО 3535-1977 "Формуляр-образец и конструкционная сетка".

Торговая документация готовится в соответствии с ИСО 6422-1985 "Типовые бланки для торговой документации".

Размеры бланков выбираются в соответствии с ИСО 353-1975 "Деловая документация и некоторые виды бланков. Способ выражения размеров".

При подготовке письменной корреспонденции межстрочный интервал и шаг письма устанавливаются согласно ИСО 4882-1979 "Оргтехника и машины для обработки информации. Отбивка и разрядка текста" (исходный интервал между строками - basic depth spacing (bds) составляет 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма - basic width spacing (bws) - 2,54MM).

Требования к почтовым конвертам установлены стандартом ИСО 269-1985 "Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры".

Максимальные размеры почтового адреса и его размещение на бланке установлены ИСО 11180-1993 "Адресация почтовая".

Международной организацией по стандартизации издан межгосударственный стандарт ИСО 15489-2001 "Информация и документация - управление документацией" (Information and documentation - records management), который регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности.

Стандарт состоит из двух частей.

Часть 1 "Общие положения" содержит основные Принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях, создающих документы. К этим принципам относятся

O установление и документальное закрепление: основных правил и стандартов работы с документами в организации, O распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, делопроизводственных процедур и технологий. O создание, применение и администрирование специальных систем для управления документами, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

Часть 2 "Руководящие указания" содержит Описание процедур, помогающих обеспечивать управление документацией в соответствии с принципами, описанными в части первой стандарта. Под процедурами в данном случае понимаются такие делопроизводственные операции, как

O регистрация, O контроль, O классификация, O хранение документов и др.

Часть 1 предназначена для использования менеджерами в организациях, специалистами по управлению документацией, информацией и технологиями, а также для всех других работников организаций и частных лиц, обязанных создавать и использовать документы в своей деятельности. Часть 2 предназначена для использования специалистами по управлению документацией и работниками, в обязанности которых входит управление документацией в организации.

Часть 2 обеспечивает единую методологию применения части 1 стандарта во всех организациях, желающих наладить процесс управления документацией в соответствии с требованиями ИСО. Кроме того, разработчики отмечают, что стандарт предназначен и для высшего руководства организаций.

В стандарте, в частности, определяется ответственность (responsibilities) организаций за документы и правильную работу с ними: основные правила работы с документами (policy) в организации должны быть определены и документально зафиксированы, подписаны высшим руководством организации. Обязанности должны быть распределены между всеми сотрудниками организации, которые в процессе своей деятельности создают документы, что должно отражаться в должностных инструкциях сотрудников.

В целом описываемые в международном стандарте процессы работы с документами осуществляются и в делопроизводственной практике российских организаций. В РФ стандарт ИСО 15489-2001 пока еще не является действующим нормативным документом, однако очевидно, что организации, взаимодействующие с зарубежными компаниями или рассчитывающие выйти на мировой рынок, должны учитывать требования данного документа и особенности деловой переписки наряду с положениями отечественной нормативно-правовой базы делопроизводства.

Общая характеристика документов личного характера. + СМ. ВОПР.18

Письма, дневники, личные заметки. К числу охраняемых законом литературных произведений, безусловно, относятся письма, дневники, личные записи и иные аналогичные документы личного характера, хотя закон и не выделяет их особо среди других литературных произведений.

Проблема охраны прав граждан, создающих или хранящих указанные документы, имеет три аспекта.

1. Первый из них связан с тем, что эти личные документы рассматриваются как произведения, охраняемые авторским правом. В этой связи право на письма, дневники, записки, заметки и т. п. принадлежит их автору, только с согласия которого и может быть осуществлено их опубликование. 2. Второй аспект данной проблемы состоит в том, что указанные документы, как правило, носят частный характер и затрагивают личную сферу человеческой жизни.

Поэтому правовая охрана писем, дневников и иных подобных документов связана с обеспечением конституционного права граждан на охрану их частной жизни. Согласно ст. 23-24 Конституции РФ "каждый имеет право на неприкосновенность его частной жизни, личную и семейную тайну, на тайну переписки, телефонных переговоров, телеграфных и иных сообщений... Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускается".

Тайна документов личного характера охраняется независимо от ценности содержащихся в них сведений.

В случае смерти кого-либо из указанных лиц подобные документы могут публиковаться с согласия пережившего супруга и детей умершего.

3. Третий аспект данной проблемы связан с правом собственности на письменные документы, содержащие сведения о частной жизни. Так, собственником письма, телеграммы или иного сообщения является лицо, которому они адресованы. Как собственник, он в принципе может по своему усмотрению распорядиться принадлежащим ему документом как материальным предметом, например, может его уничтожить, подарить, продать в качестве автографа и т. п. Однако в этом случае он несет ответственность за возможное распространение содержащихся в документе сведений частного характера. Если материалы дневников, заметок, писем без разрешения автора или его родственников готовятся к опубликованию, то эти лица могут обратиться в суд с иском о запрещении опубликования, об изъятии из обращения уже изданных материалов, а также о возмещении нанесенного морального вреда.

Личный документ это документ, удостоверяющий личность человека и / или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера.

Частные документы - это и документы личного характера (трудовые книжки, военные билеты, удостоверения личности) и документы, исходящие от иных лиц частного права, а именно граждан (гражданско-правовые договоры, подлинники и засвидетельствованные государственными нотариальными конторами копии личных документов о регистрации актов гражданского состояния, образовании, присуждении ученой степени, присвоении ученого звания и повышении квалификации, регистрации транспортных и других технических средств и праве управления ими, трудовом стаже, прохождении воинской службы, участии в Великой Отечественной войне, ранениях и лечении, наградах, пенсиях, наследстве и другие документы, касающиеся обеспечения прав и законных интересов граждан и лиц без гражданства), индивидуальных предпринимателей (коммерческие, торговые сделки), юридических лиц.

В состав личных документов по организации включается:

O резюме (сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место), O заявление о приеме, O переводе или O увольнении с работы, а также O анкета (составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально).

Требования к составлению и оформлению личных документов

Личное ЗАЯВЛЕНИЕ работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме на трафаретном бланке, разработанном в организации. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения. Наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. + СМ. ВОПР.18!

Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе "Дополнительные сведения" может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т. д.

Анкета - документ, составленный работником при трудоустройстве. Все записи в анкете должны быть подтверждены соответствующими документами. Эти данные проверяются работником кадровой службы и заверяются его подписью и печатью предприятия. Анкета является составной частью личного дела (досье) работника.

Понятие "процессуальные и организационно-распорядительные документы Судебного производства"

Процессуальные документы - это протоколы следственных действий и протоколы судебных заседаний, применяемые в качестве доказательств в уголовном деле. Документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменном, так и в ином виде. К ним могут относиться материалы кино - и фотосъемки, аудио - и видеозаписи и иные носители информации, полученные, истребованные или представленные в установленном законом порядке. Данные документы приобщаются к материалам уголовного дела и хранятся в течении всего срока его хранения. По ходатайству законного владельца изъятые и приобщенные к уголовному делу документы или их копии могут быть переданы ему. Главное отличие иных документов от протоколов следственных действий и судебного заседания в том, что они могут быть составлены вне рамок уголовного процесса и не лицами, осуществляющими уголовное судопроизводство.

ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ БЛАНКОВ ПРОЦЕССУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ - (УПК)

Статья 474. Оформление процессуальных действий и решений на бланках процессуальных документов

1. Процессуальные действия и решения оформляются на бланках процессуальных документов, предусмотренных главой 57 настоящего Кодекса. 2. Процессуальные документы могут быть выполнены типографским, электронным или иным способом. В случае отсутствия бланков процессуальных документов, выполненных типографским, электронным или иным способом, они могут быть написаны от руки. 3. При использовании бланка процессуального документа допускаются изменение наименования должности лица, осуществляющего процессуальное действие либо принимающего процессуальное решение, а также внесение в него дополнительных граф, строк, ссылок на статьи настоящего Кодекса, если этого требует содержание процессуального действия или решения и если это не противоречит требованиям настоящего Кодекса. 4. В бланке процессуального документа, выполненном электронным способом или написанным от руки, подстрочный текст не является обязательным.

Статья 475. Оформление процессуальных действий и решений при отсутствии бланков процессуальных документов в перечне, предусмотренном главой 57 настоящего Кодекса

При отсутствии требуемого процессуального документа в перечне бланков процессуальных документов, предусмотренном главой 57 настоящего Кодекса, указанный документ составляется должностным лицом с соблюдением структуры аналогичного бланка и требований настоящего Кодекса, регламентирующих осуществление соответствующего процессуального действия либо принятие соответствующего процессуального решения.

- Рапорт об обнаружении признаков преступления - Протокол принятия устного заявления о преступлении - Протокол явки с повинной - Протокол осмотра места происшествия - Протокол осмотра трупа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ о возбуждении перед начальником органа дознания ходатайства о продлении срока проверки сообщения о преступлении - ПОСТАНОВЛЕНИЕ о передаче сообщения по подследственности - Постановление о передаче сообщения в суд - Постановление о возбуждении уголовного дела - Постановление о возбуждении уголовного дела и принятии его к производству - Постановление о принятии уголовного дела к производству и пр...

Особенности оформления деловой корреспонденции по внешнеэкономической деятельности - Документоведение. Процессуальная документация

Похожие статьи