ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

Передача документов на архивное хранение является завершающей частью цикла делопроизводства в организации. Данная операция производится согласно установленным правилам.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описания дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Я считаю, что моя работа достигла поставленной цели - изучение основных этапов по подготовке документов к архивному хранению. Поставленные для достижения основной цели задачи в полном объеме выполнены.

Похожие статьи




ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

Предыдущая | Следующая