Классификация документов - Документоведение. Процессуальная документация

Классифицирование документов - процесс упорядочения или распределение документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация документов - это система соподчинения документов, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в многообразии документов.

Классифицировать документы значит делить их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род - совокупность документов, имеющих определенный общий признак. Виды - второй уровень деления. Подвид - третий. Разновидность - четвертый.

Классификация документов - многоступенчатое, иерархическое и дихотомические деление документов на роды, виды, подвиды, разновидности и пр.

Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему (документизданиенепериодическое изданиекнига).

Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на 2 вида, подвида, разновидности и т. д. (опубликованный / неопубликованный документ, периодический / непериодический документ и т. д.)

В основе общей классификации 3 блока признаков: информационная составляющая, материальная составляющая, условия бытования документа.

Существует следующая общая классификация документов:

    - по информационной составляющей, - по содержанию, - по уровню обобщения информации (первичные / вторичные), - по характеру знаков средств фиксации информации (текстовые и не текстовые), - по мерности записи информации, - по предназначенности для восприятия информации (человеко-/машиночитаемые), - по каналу восприятия информации (визуальный, тактильный, аудиальный, аудиовизуальный), - по степени их распространенности (опубликованный, неопубликованный, непубликуемый), - по способу документирования (рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, электронный), - по физической составляющей документа, - по материалу носителя информации (бумажный, пленочный, пластиночный), - по материальной конструкции или форме носителя информации (листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковый, комбинированный), - по обстоятельствам их бытования и внешней среде (регулярность выхода в свет: периодические / непериодические, место выхода в свет: оригинал / копия, место происхождения: региональный / национальный/),

Организационно-управленческие (деловые) документы делятся на:

    1. Д. по общим и адм. вопросам. Составляются работниками всех подразделений предприятия. 2. Д. по функциям управления. Составляются работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений. - По способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино - и фотодокументы). - По сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, документы по труду, отчетно-статистические). - По наименованию (служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д.). - По содержанию (простые (посвящены одному вопросу)/сложные). - По характеру содержания (первичные / вторичные (обобщают исходную информацию первичных документов)). - По месту составления (внутренние / входящие / исходящие) - По грифу ограничения (доступа) (открытые/с грифом ("ДСП", "комм. тайна", "конфиденциально", "секретно", "сов. секретно")). - По происхождению (официальные или служебные (составленные юр. или физ. лицом и оформленные в установленном порядке, отражающие интересы организации)/личные). - По юридической силе (оригиналы=подлинники / копии / отпуски (под копирку с оригинала, подписью не заверяется)/заверенные копии / выписки (часть документа, заверенная подписью и печатью)/дубликаты (повторные экз. подлинника, имеющие такую же юр. силу)). - По форме изложения (=степени унификации) (индивидуальные (разовый, в свободной форме)/трафаретные / типовые / примерные / унифицированные).

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

    - По срокам исполнения (срочные / несрочные). - По срокам хранения (временного (до 10 лет)/долговременного (>10 лет)/постоянного). - По степени обязательности (информативные / директивные).

Похожие статьи




Классификация документов - Документоведение. Процессуальная документация

Предыдущая | Следующая