Классификация документов - Документоведение. Процессуальная документация
Классифицирование документов - процесс упорядочения или распределение документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.
Классификация документов - это система соподчинения документов, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в многообразии документов.
Классифицировать документы значит делить их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род - совокупность документов, имеющих определенный общий признак. Виды - второй уровень деления. Подвид - третий. Разновидность - четвертый.
Классификация документов - многоступенчатое, иерархическое и дихотомические деление документов на роды, виды, подвиды, разновидности и пр.
Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему (документизданиенепериодическое изданиекнига).
Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на 2 вида, подвида, разновидности и т. д. (опубликованный / неопубликованный документ, периодический / непериодический документ и т. д.)
В основе общей классификации 3 блока признаков: информационная составляющая, материальная составляющая, условия бытования документа.
Существует следующая общая классификация документов:
- - по информационной составляющей, - по содержанию, - по уровню обобщения информации (первичные / вторичные), - по характеру знаков средств фиксации информации (текстовые и не текстовые), - по мерности записи информации, - по предназначенности для восприятия информации (человеко-/машиночитаемые), - по каналу восприятия информации (визуальный, тактильный, аудиальный, аудиовизуальный), - по степени их распространенности (опубликованный, неопубликованный, непубликуемый), - по способу документирования (рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, электронный), - по физической составляющей документа, - по материалу носителя информации (бумажный, пленочный, пластиночный), - по материальной конструкции или форме носителя информации (листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковый, комбинированный), - по обстоятельствам их бытования и внешней среде (регулярность выхода в свет: периодические / непериодические, место выхода в свет: оригинал / копия, место происхождения: региональный / национальный/),
Организационно-управленческие (деловые) документы делятся на:
- 1. Д. по общим и адм. вопросам. Составляются работниками всех подразделений предприятия. 2. Д. по функциям управления. Составляются работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений. - По способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино - и фотодокументы). - По сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, документы по труду, отчетно-статистические). - По наименованию (служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д.). - По содержанию (простые (посвящены одному вопросу)/сложные). - По характеру содержания (первичные / вторичные (обобщают исходную информацию первичных документов)). - По месту составления (внутренние / входящие / исходящие) - По грифу ограничения (доступа) (открытые/с грифом ("ДСП", "комм. тайна", "конфиденциально", "секретно", "сов. секретно")). - По происхождению (официальные или служебные (составленные юр. или физ. лицом и оформленные в установленном порядке, отражающие интересы организации)/личные). - По юридической силе (оригиналы=подлинники / копии / отпуски (под копирку с оригинала, подписью не заверяется)/заверенные копии / выписки (часть документа, заверенная подписью и печатью)/дубликаты (повторные экз. подлинника, имеющие такую же юр. силу)). - По форме изложения (=степени унификации) (индивидуальные (разовый, в свободной форме)/трафаретные / типовые / примерные / унифицированные).
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.
- - По срокам исполнения (срочные / несрочные). - По срокам хранения (временного (до 10 лет)/долговременного (>10 лет)/постоянного). - По степени обязательности (информативные / директивные).
Похожие статьи
-
Понятие и функции "Документа" - Документоведение. Процессуальная документация
Понятие "документ" является фундаментальным в документоведении, оно широко используется во всех сферах производственной и общественной деятельности. В...
-
Формы, классификация и виды первичных документов Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти...
-
Общая характеристика классификации Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так...
-
Классификация документов предприятия - Документоведение. Конфиденциальное делопроизводство
Классификация документов - это разделение всех документов предприятия по определенным признакам на дела. Делом является совокупность документов (в...
-
По объему отраженных операций учетные документы разделяются на первичные (единичные) и сводные. Первичными называются документы, которые отражают все...
-
Под документом необходимо понимать любой письменный источник, содержащий законы, указы, распоряжения, указания, разъяснения, в которых содержатся...
-
В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну (КТ) предприятия. КТ - производственная, научно-техническая,...
-
Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам. I. по назначению: 1....
-
Все аспекты организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение в документировании. Производственные...
-
Классификация документов по месту составления - Виды документов в бухгалтерском учете
По месту составления первичные учетные документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляют вне данного предприятия и ими...
-
Индексация документов в делопроизводстве -- это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации,...
-
Общие правила регистрации документов - Документоведение. Конфиденциальное делопроизводство
Регистрация документов -- это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты...
-
Классификация документов по способу охвата фактов - Виды документов в бухгалтерском учете
По способу охвата фактов документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций....
-
Классификация документов по назначению - Виды документов в бухгалтерском учете
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные и бухгалтерского исполнения....
-
Первичные бухгалтерские документы их обязательные реквизиты - Бухгалтерский баланс
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по...
-
Разработка рекомендаций по совершенствованию учета первичной документации Переход к рыночным отношениям предъявляют все более высокие требования к...
-
Документирование хозяйственных операций - Виды документов в бухгалтерском учете
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными...
-
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей...
-
При аудите расчетов по заработной плате необходимо руководствоваться следующими нормативными документами: 1. Гражданский кодекс Российской Федерации, ч.1...
-
Ведение учета, контроля основных средств и форм первичной документации на предприятии Экономическую информацию о наличии, движении, сохранности и...
-
Если представления об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеются, то советский период нуждается в...
-
КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ - Деловые письма
Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, на регламентированные и нерегламентированные и т. д. Наиболее часто...
-
Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления...
-
Страховой фонд - это совокупность страховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный...
-
Движение основных средств в организациях оформляется следующими первичными документами: - на поступление; - на внутрихозяйственное перемещение; - на...
-
Вторичные бухгалтерские документы - Бухгалтерский баланс
Бухгалтерский документ хозяйственный операция Сводные (вторичные) документы составляют на основании первичных; они представляют собой способ группировки...
-
Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и в Положении по ведению бухгалтерского...
-
В конце каждого дела постоянного, долговременного хранения для учета количества и особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется...
-
Экспертные комиссии организаций - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, создаются постоянно действующие экспертные комиссии....
-
Состав реквизитов документов - Гарантийное письмо, его реквизиты
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской...
-
Документация и инвентаризация - Принципы бухгалтерского учета
1. Бухгалтерский учет - документально обоснованный учет, так как записи в учете должны быть сделаны на основе первичного документа. Документ - это...
-
Документы текущего года образуют текущие файлы - Сущность аудита, его цель и задачи
В текущие файлы включаются: - программа аудита; - рабочий пробный баланс; - корректировка оборотных ведомостей. Вспомогательные записи. Включение в...
-
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают...
-
Оперативное хранение документов - Экспертиза ценности документов
С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно...
-
Экспертная комиссия - Экспертиза ценности документов
В организациях для проведения экспертизы документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе...
-
Общие положения - Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их...
-
Порядок ведення касової книги Для обліку касових операцій на кожному підприємстві ведеться одна касова книга форми № КО-4 для обліку рублів і окремі...
-
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве обработка дел для последующего их хранения и использования. Архивными учреждениями...
-
Заполнение кассовой книги., Денежные документы. - Виды хозяйственного учета. Учет кассовых операций
Графа Содержание Номер документа Порядковый номер приходного или расходного кассового ордера От кого получено или кому выдано ФИО физического или...
-
Экспертиза ценности документов - это определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения. В процессе экспертизы...
Классификация документов - Документоведение. Процессуальная документация