Документ. Обязательные и дополнительные реквизиты документов - Ведение бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации

Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29. 07. 1998 г. № 34н).

В п. 1 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" и в п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, которые могут создаваться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях информации. В последнем случае согласно п. 18 Положения по ведению бухгалтерского учета организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, при помощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, так как такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов таких действий.

Не принято заполнять документы чернилами или пастой зеленого или красного цвета. Одной из причин является, например, то, что в бухгалтерской практике часто встречается выражение "записать красным". Это означает, что произведена сторнированная запись (то есть записанные таким образом суммы при подсчете учитываются со знаком "минус"). Таким образом, если какая-то цифра в документе будет проставлена красными чернилами, то профессиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога (способ "красное сторно").

Сокращения в бухгалтерских документах или неполное указание каких-либо реквизитов должны быть либо общепринятыми, либо понятными, не допускающими двоякого толкования. Прибегать к каким-либо сокращениям, кроме общепринятых, следует только в том случае, если указание полного наименования невозможно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графе документа.

Положением по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.

Например, если непосредственно в момент отгрузки продукции покупателю сторонами не была надлежащим образом оформлена накладная, то при ее оформлении даже через день в случае возникновения разногласий поставщику будет сложно (или даже невозможно) доказать, какое количество продукции было фактически получено покупателем, а также определить стоимость этой продукции, если она не оговорена в других документах. Если стоимость отгруженных товаров указана, например в спецификации к договору, то покупатель оприходует полученные им товары по цене согласно спецификации, и впоследствии будет вправе отклонить любые претензии продавца относительно изменения их стоимости.

Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, принимаются к учету по формам, утверждаемым организацией, но и в этом случае они должны содержать установленные положением обязательные реквизиты.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    - наименование документа (формы); - код формы; - дату составления; - содержание хозяйственной операции; - измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); - наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; - личные подписи указанных выше должностных лиц. - наименование организации, от имени которой составлен документ; - расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ.

Поскольку Положение по ведению бухгалтерского учета является подзаконным нормативным актом и не может устанавливать новые нормы, то формально требование о расшифровке подписей на документах и указание наименования организации, от имени которой составлен документ, можно оспорить, а документ, в котором отсутствуют эти реквизиты, не может быть признан недействительным. Тем не менее, указывать расшифровки подписей целесообразно, поскольку впоследствии при необходимости это позволит легко установить, кто подписал данный документ и отвечает за правильность и обоснованность совершения зафиксированной документом хозяйственной операции. Вполне логично и обоснованно и требование указывать наименование организации, от имени которой составлен документ.

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и, следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась. Таким образом, например, в случае отсутствия документов, подтверждающих факт использования тех или иных ресурсов в процессе производства, при документальной проверке работники налоговых органов могут признать неправомерным списание расходов на себестоимость.

Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 13) предприятиям предоставлено право помимо указанных выше обязательных реквизитов, включать в первичные учетные документы дополнительные реквизиты, учитывающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной информации на конкретном предприятии.

Как правило, предприятиями используются следующие дополнительные реквизиты:

    - номер документа; - адрес предприятия; - основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т. п.); - другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Похожие статьи




Документ. Обязательные и дополнительные реквизиты документов - Ведение бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации

Предыдущая | Следующая