Понятие документооборота и его принципы - Документоведение. Процессуальная документация
Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется Документооборотом.
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении) - он Определяет не только Инстанции движения документов, но и Скорость Движения документов.
Документооборот - информационное обеспечение деятельности аппарата управления; документирование деятельности аппарата управления; хранение и использование ранее созданных документов.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:
- - теми людьми, Которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и - Пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).
Разделяют: Централизованный документооборот (входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации) И документооборот уровня структурного подразделения (документы, учитываемые только в структурных подразделениях).
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:
- - Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т. д.) - Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т. д.) - Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают решение управленческих задач в пределах одной организации. (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т. д.)
Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
Принципы документооборота:
- 1. четкая организация движения документов, т. е. поток документов должен быть прямоточным, исключающим возвратные или повторные маршруты; 2. однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя; 3. оперативность обработки документов; 4. согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.
Основными Правилами организации документооборота являются:
- 1. оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; 2. максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); 3. порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Похожие статьи
-
Понятие и значение делопроизводства - Документоведение. Процессуальная документация
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в...
-
Понятия официальный документ и служебный документ - Документоведение. Процессуальная документация
Официальный документ - это деловой документ, созданный юр. или физ. лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Служебный документ...
-
Техника составления и редактирования документов - Документоведение. Процессуальная документация
(из книги А. Н. Белов "ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ") Документ проходит 4 стадии подготовки: - составление проекта или черновика документа; - его...
-
Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов. Официальные...
-
Понятие и функции "Документа" - Документоведение. Процессуальная документация
Понятие "документ" является фундаментальным в документоведении, оно широко используется во всех сферах производственной и общественной деятельности. В...
-
При оформлении документов на двух и более страницах Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы . Номера страниц должны быть проставлены...
-
Размеры полей, используемые в документах - Документоведение. Процессуальная документация
Поле - это незапечатанные участки по периметру страницы издания. Их на странице четыре: верхнее, нижнее, внутреннее и внешнее. В соответствии с...
-
Под документом необходимо понимать любой письменный источник, содержащий законы, указы, распоряжения, указания, разъяснения, в которых содержатся...
-
Формат - бумага определенного размера, формата и качества. ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов[4]: А, В, С. Ряд А является...
-
Классификация документов - Документоведение. Процессуальная документация
Классифицирование документов - процесс упорядочения или распределение документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления...
-
Организация документооборота - Краткая характеристика первичного учета предприятия ООО "Гидросервис"
На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки,...
-
Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и...
-
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая...
-
От того насколько правильно составлен и оформлен документ зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Документооборот - это...
-
Понятие, объекты, задачи и принципы учета расчетов с подотчетными лицами, с персоналом по прочим операциям Подотчетные лица - это физические лица,...
-
Принципы системы внутреннего контроля - Понятие и сущность финансового контроля
Критерием эффективности системы внутреннего контроля служит соблюдение Принципов внутреннего контроля организации. 1. Принцип ответственности. 2. Принцип...
-
Бухгалтерская состоит из образующих единой целое бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, приложений к ним и пояснительной записки, а также...
-
Это выражение мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета...
-
Структура и основные принципы учетной политики В соответствии Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" независимо от...
-
Основные понятия себестоимости и принципы ее формирования Рассмотрим основные понятия себестоимости: Издержками производства (обращения) принято называть...
-
Документация и инвентаризация - Принципы бухгалтерского учета
1. Бухгалтерский учет - документально обоснованный учет, так как записи в учете должны быть сделаны на основе первичного документа. Документ - это...
-
ЗАО "Сибирская кожгалантерея" - это одно из крупных и старейших предприятий в России, производящих кожаную галантерею и шорно-седельные изделия....
-
Документооборот в бухгалтерии - Рациональная организация документооборота на предприятии
* Основные этапы документооборота Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их...
-
Внутрихозяйственный коммерческий расчет предполагает выделение внутри структурной организации предприятия подразделений, которые призваны самостоятельно...
-
Общие правила регистрации документов - Документоведение. Конфиденциальное делопроизводство
Регистрация документов -- это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты...
-
1. между поставщиком и плательщиком составляется договор-соглашение с указанием формы расчетов, по которым будет осуществляться платеж. 2. согласно...
-
Документация отклонений от основных принципов или необходимых процедур - Стандартизация аудита
Основные принципы или необходимые процедуры в МСА разработаны для оказания содействия аудитору в достижении общих целей аудита. Соответственно, кроме...
-
Понятие и классификация затрат на производство В финансовом учете термин затраты определяется как показатель в денежном выражении количества ресурсов,...
-
В настоящее время реорганизация системы расчетов РК производится по 2 направлениям: 1. Ведение новых и совершенствование действующих форм безналичных...
-
Сущность, цели и задачи бухгалтерской отчетности Информация о хозяйственных операциях, произведенных экономическим субъектом за определенный период...
-
Основным документом организации, определяющим порядок ведения бухгалтерского учета при отражении хозяйственных операций, является учетная политика....
-
Бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику. Бухгалтерские...
-
В системе управленческого учета формируется информация о расходах, доходах и результатах деятельности в необходимых для целей управления аналитических...
-
Сущность, роль и функции контроля в управлении - Понятие и сущность финансового контроля
Контроль - это система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям, определение...
-
Взаимосвязь и отличия внешнего и внутреннего контроля В зависимости от того, кто проводит проверку, аудит подразделяют на внутренний и внешний....
-
Некоторые теоретические аспекты по построению современной и эффективной системы управления затратами. Учет и контроль затрат на производстве Учет затрат...
-
Классификация документов предприятия - Документоведение. Конфиденциальное делопроизводство
Классификация документов - это разделение всех документов предприятия по определенным признакам на дела. Делом является совокупность документов (в...
-
Введение - Принципы работы с программой "1С:Предприятие"
Актуальность темы в том, что "1С: Предприятие" предназначено для решения обширного перечня задач управления и автоматизации учета, которые стоят перед...
-
Сущность, содержание, принципы и назначение управленческого учета - Финансовый учет
Управленческий учет - это установленная организацией система сбора, регистрации, обобщения и представления информации и хозяй-й деят-ти организации и ее...
-
Все аспекты организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение в документировании. Производственные...
Понятие документооборота и его принципы - Документоведение. Процессуальная документация