Виды контроля - Организация стратегического контроля
Контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя основными видами контроля: предварительным, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.
Предварительный контроль.
Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.
Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, предъявляемые нанимаемым. Существенно повысит вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.
Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.
Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предварительные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.
Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил.
Текущий контроль.
Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволят исключить отклонение от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.
Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на изменении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.
Обратная связь - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.
Контроль при помощи систем обратной связи не является изобретением теории управления организациями. Такие системы - одно из наиболее широко распространенных явлений природы.
Все системы обратной связи состоят из одних и тех же фундаментальных элементов (прил.2) и работают на одних и тех же принципах.
Системы контроля с обратной связью, используемые в управлении, влияют на "входы", чтобы достичь требуемых характеристик на "выходе". "Входом" для организационных систем с обратной связью являются все виды ресурсов: материальных, финансовых и человеческих. "Выходом" таких систем являются товары и услуги. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, незамкнутым системам. Внешний для таких систем элемент - руководитель-менеджер, регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в ее цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказывают воздействие очень много переменных величин.
Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами. Внешние факторы - это все то, что воздействует на организацию из окружающей ее среды: конкуренция, принятие новых законов, изменение технологий, ухудшение общеэкономической ситуации, изменение системы культурных ценностей и др. Вполне допустимо рассматривать управление в основном как попытку обеспечить функционирование организации в качестве системы с эффективной обратной связью, т. е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов. Однако хорошее управление выходит далеко за рамки простого стремления обеспечить статус кво и адекватно реагировать на возникающие проблемы. Если организация не стремится адаптироваться и усовершенствовать свою деятельность, изначально зная активную позицию, она вряд ли останется эффективной в долгосрочном плане.
Заключительный контроль.
В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.
Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.
Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.
Контроль не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельность организации.
Похожие статьи
-
Сущность и смысл контроля, Понятие контроля - Организация стратегического контроля
Понятие контроля Слово "контроль" рождает прежде всего отрицательные ассоциации. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение,...
-
Выявление проблем и разработка рекомендаций Способы и направления совершенствования: - регулирование информационных потоков (изучение информационных...
-
1.1 Персонал как ключевой фактор в стратегических планах предприятий Повышение эффективности производства и результаты труда зависят от квалификации...
-
Анализ управления персоналом организации - Власть и управление в деятельности организации
Главой компании является генеральный директор, также являющийся соучредителем и собственником компании. В круг его обязанностей входит организация работы...
-
Структура управления ООО "СИСТЕМА" может быть отнесена к линейно-функциональным со всеми присущими ей преимуществами и недостатками. К достоинствам можно...
-
На предприятии ООО "Агрофирма Северная" генеральный директор осуществляет административный контроль за руоководителями подразделений. Он использует 3...
-
Стратегическая независимость понимается как планирование, реализация и изменение поведения организации в определенных ситуациях без участия каких-либо...
-
Любая организация обладает сильными и слабыми сторонами. Проведем SWOT-анализ, который позволяет выявить и структурировать сильные и слабые стороны нашей...
-
Роль миссии в стратегическом управлении Одной из главных задач менеджмента является установление целей, ради достижения которых формируется,...
-
Лидеры бизнес среды оказывают постоянное воздействие на рынок. Предприятие должно знать своих конкурентов и своевременно собирать информацию о них,...
-
Управление реализацией стратегии. Уровни стратегических изменений - Выработка стратегии организации
На первый взгляд может показаться, что выполнение стратегии -- это полностью или почти то же, что и "обычная" деятельность по реализации плана. Может...
-
Формирование кадровой политики организации - Анализ управления персоналом
Реализация целей и задач управления персоналом осуществляется через кадровую политику. Кадровая политика - главное направление в работе с кадрами, набор...
-
Контроль - это наиболее важная функция управления, конечный итог всей управленческой деятельности. Задачей контроля является проверка исполнения в...
-
В ее состав включаются, находящиеся на предприятии промышленные и продуктовые магазины, службы общественного питания (кафе, столовые), организации...
-
ВВЕДЕНИЕ, ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ - Внутренняя и внешняя среда организации
Важнейшим понятием в менеджменте является организация. Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения...
-
Существуют различные способы совершенствования коммуникационного обмена в организации. 1. Регулирование информационных потоков. Руководители на всех...
-
Люди; человеческие ресурсы; способность организации осознать их значение и содействовать решению проблем управления человеческими ресурсами; как вести...
-
Внешние коммуникации - Виды коммуникаций в организации
Внешняя среда для организации, чьими целями является бизнес, представляет сложную совокупность субъектов, систем и их взаимоотношений, как между собой,...
-
Характеристика координации в организации - Анализ внутренней среды турфирмы "Реал-тур"
Непрерывные изменения внутренней среды организации с особой остротой ставят вопрос о своевременной адаптации и корректировке, маневрировании ресурсами....
-
СТРУКТУРА ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ, Принципы структурирования - Внутренняя и внешняя среда организации
Принципы структурирования Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и...
-
Введение - Особенности учета индивидуальных качеств работника в процессе управления организацией
Успешная деятельность любого предприятия зависит не только от квалификации персонала, но и от умелого использования кадров, эффективности управления ими....
-
Разработка миссии и целей компании Для западных компаний наличие миссии давно уже стало хорошим тоном. Миссии получают все большее распространение и...
-
Виды культур организации - Анализ стратегических показателей предприятия ОАО "ОСВ Стекловолокно"
На предприятии ОАО "ОСВ Стекловолокно" присутствует смешанная культура, имеющая характерные признаки следующих видов культур: - организационная культура...
-
Гостиничный должностной персонал горничная Персонал хозяйственной службы в гостинице, как можно было узнать из теоретической части курсовой работы,...
-
Общие технические требования к услугам по уборке зданий, вооружений, прилегающей территории установлены ГОСТ Р 51870-2002 "Услуги бытовые. Услуги по...
-
Характеристика деятельности гостиничного комплекса ООО ФинансАэроГрупп "СкайПорт" Гостиница категории четыре звезды "СкайПорт" в Новосибирске...
-
Состояние стратегического управления в организации Стратегическое управление, в отличие от оперативного управления, призвано обеспечить выживание...
-
Как такового стратегического отдела не существует, но функции по стратегическому управлению распределены между имеющимися отделами. Основной груз...
-
Классификация стратегий конкуренции Все многообразие стратегий, которое демонстрирует ЗАО "Жюль Верн", являются различными модификациями нескольких...
-
Показатели 2008 2009 2010 2011 2012 Прогноз Объем оказанных услуг, т. р. 19872 20255 21980 18920 22450 19931,2 Общая численность персонала 50 52 54 48 53...
-
Один из наиболее удачных методов выбора партнера по бенчмаркингу основан: - во-первых, на тщательном анализе бизнес процессов с последующим выбором...
-
В ноябре 1991 года в Великобритании был образован консорциум, в состав которого вошли 12 руководителей проектов по внедрению TQM из 11 различных...
-
Бенчмаркинг: ситуационный анализ В бенчмаркинге выбор объектов исследования определяется самим предприятием и его сотрудниками. Анализ производства можно...
-
Цель бенчмаркинга - повышение эффективности собственной деятельности организации и завоевание преимуществ в конкурентной борьбе. Для большинства компаний...
-
"Если знаешь своего врага и знаешь себя, сражайся хоть сто раз, опасности не будет; если знаешь себя, а его не знаешь, один раз победишь, другой раз...
-
Основные ценности: превосходное обслуживание клиентов, честность, позитивность, ответственность. Миссия: " Обеспечение клиентов высококачественной...
-
SWOT-анализ как стратегический баланс внешней и внутренней среды организации Основным аналитическим инструментом, лежащим в основе оценки организацией...
-
Общая характеристика организации ООО"СИСТЕМА" ООО "Система", находящееся в г. Санкт-Петербург предоставляет услуги по сборке, продаже и ремонту...
-
Управление людьми имеет практически такую же древнюю историю как человечество, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм...
-
Характеристика организации Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение города Воркуты "Прогимназия №1" Учреждение создано для оказания услуг в...
Виды контроля - Организация стратегического контроля