Направление на исполнение и организация исполнения документов - Задачи и функции служб документационного обеспечения управления
1. Руководитель, рассматривая документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.
Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.
Если в резолюции указывается несколько лиц, ответственным является лицо, указанное первым.
2. Документ с резолюцией руководителя передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации, регистрационной карточке и т. д., с предоставлением исполнителем даты получения документа.
Если необходимо для оперативного исполнения входящего документа несколько исполнителей одновременно, секретарь размножает этот документ и передает копии всем исполнителям.
- 3. Исполнение документа включает: 3.1. Сбор и обработку информации. 3.2. Подготовку проекта документа.
Проект документа может быть подготовлен структурным подразделением или его отдельным специалистом.
Для подготовки проекта документа надо:
- ? изучить существо вопроса; ? рассмотреть предыдущие документы по данному вопросу; ? учесть различные мнения.
В ходе подготовки текста проекта исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции.
Заканчивается подготовка документа его перепечаткой и оформлением.
- 3.3 Проект документа обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают с заинтересованными лицами. 3.4 Документ предоставляется на подписание или утверждение руководителя предприятия или руководителем структурного подразделения. 3.5 Исполнитель определяет количество экземпляров документа, необходимых для работы и передает документ на тиражирование.
Если нужно, готовит список на рассылку.
- 3.6. Если нет необходимости составляет дополнительный документ, то исполнитель осуществляет такие промежуточные действия, как:
- ? запрос сведений; ? телефонные переговоры.
Ответственный за исполнением документа отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
3.8. документ, находящийся в работе у исполнителя до окончания решения вопроса. Когда работа над документом будет завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание и т. д.) на документе проставляется 28 реквизит:
Отправлен факс
В дело № 00 - 00
Секретарь
Л/п ИОФ
Дата
После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для подшивки в дело.
Исполненный документ - это документ, в котором выполнены все предписанные задания.
3.9. Отметка об исполнителе - реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.
Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Для отправления в другой город стоит дополнительный номер телефон с междугородним кодом. Андреева В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М.: ООО "Управление персоналом", 2005. - С. 40.
Сроки исполнения
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих документов - с даты их поступления.
Для подавляющего большинства документов установлены сроки их исполнения - типовые и индивидуальные.
Похожие статьи
-
Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ. Структура, функции, задачи...
-
По-прежнему острой остается проблема организации системы регистрации и оперативного поиска документов. Конечно, современные компьютерные системы...
-
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не...
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
-
Понятие и назначение службы ДОУ - Задачи и функции служб документационного обеспечения управления
Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования,...
-
В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при...
-
Общеизвестно, что немало принципиально новых по характеру и организации деятельности применяющих новейшие информационные технологии негосударственных...
-
Управление производственной и хозяйственной деятельностью государственных учреждений требует переработки больших объемов различной информации. Внешняя...
-
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство...
-
Движение документов, т. е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных...
-
В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе...
-
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как...
-
Введение - Задачи и функции служб документационного обеспечения управления
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое,...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Заключительным этапом обработки управленческих документов является их систематизация по определенным признакам и формирование дел. Состояние этой работы...
-
Управление организациями основано на следующих процессах: ? получение информации и ее обработка; ? анализ, подготовка и принятие решений; ?...
-
Значительные объемы документальной информации требуют и значительных усилий по ее обработке. Непременным условием рациональной обработки документов...
-
Управление людьми имеет практически такую же древнюю историю как человечество, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм...
-
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов...
-
Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров,...
-
Порядок обработки поступающих документов - Документальное обеспечение управления
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное...
-
Одним из главных способов повышения продуктивности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом состоит в уменьшении времени,...
-
Анализ нормативно-методического обеспечения систем управления качеством ОАО "ОЗАА" является одним из ведущих организаций промышленности с высоким...
-
Некоторое время назад было замечено, что ряд успешно развивающихся и довольно больших компаний начали терять большую часть менеджеров среднего звена...
-
Выявление проблем и разработка рекомендаций Способы и направления совершенствования: - регулирование информационных потоков (изучение информационных...
-
Существуют различные способы совершенствования коммуникационного обмена в организации. 1. Регулирование информационных потоков. Руководители на всех...
-
Задачи и функции кадровой службы - Кадровые службы и их место в управлении
Задачи, выполняемые кадровыми службами, можно условно разделить на две категории: динамические и статические Успенская, Е. А. Служба персонала / Е. А....
-
Требования к оформлению реквизитов документов - Документационное обеспечение управления персоналом
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе...
-
Оформляя конкретный документ в соответствии с данной управленческой ситуацией, специалисты службы документационного обеспечения управления должны...
-
Функции и задачи ведущего специалиста Ведущий специалист работает в отделе реализации молодежной политики и, непосредственно, работает с...
-
Основные проблемы и задачи АСУП - Автоматизированные системы управления предприятием
Основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении информационных систем управления предприятием и рекомендации по их решению....
-
Вся деятельность учреждения отражается в соответствующих документах. Основными видами документации, которое использует для работы Казенное учреждение,...
-
Основные ценности: превосходное обслуживание клиентов, честность, позитивность, ответственность. Миссия: " Обеспечение клиентов высококачественной...
-
Современный этап развития характеризуется ускорением темпов технического прогресса и возрастание его роли как фактора конкурентной борьбы. ООО "Нептун"...
-
Руководитель службы хозяйственного обеспечения подчиняется генеральному директору или главному инженеру. Руководитель службы хозяйственного обеспечения...
-
В этом разделе анализируется внешняя среда МИФНС России № 15. Внешняя среда -- это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических,...
-
1. Положение о кадровой службе предприятия. 2. Положение о подразделении кадровой службы. 3. Инструкция по организации кадровой работы. 4. Положение об...
-
Оценка качества работы лидера в организации - Власть и управление в деятельности организации
Оперативное управление деятельностью ООО "Нептун" осуществляет генеральный директор. Особое значение в формировании имиджа организации имеет имидж...
-
Успех деятельности организации во многом определяется уровнем квалификации ее сотрудников, степенью сплоченности команды, работающей на одну идею....
-
Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются...
Направление на исполнение и организация исполнения документов - Задачи и функции служб документационного обеспечения управления