Направление на исполнение и организация исполнения документов - Задачи и функции служб документационного обеспечения управления

1. Руководитель, рассматривая документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

Если в резолюции указывается несколько лиц, ответственным является лицо, указанное первым.

2. Документ с резолюцией руководителя передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации, регистрационной карточке и т. д., с предоставлением исполнителем даты получения документа.

Если необходимо для оперативного исполнения входящего документа несколько исполнителей одновременно, секретарь размножает этот документ и передает копии всем исполнителям.

    3. Исполнение документа включает: 3.1. Сбор и обработку информации. 3.2. Подготовку проекта документа.

Проект документа может быть подготовлен структурным подразделением или его отдельным специалистом.

Для подготовки проекта документа надо:

    ? изучить существо вопроса; ? рассмотреть предыдущие документы по данному вопросу; ? учесть различные мнения.

В ходе подготовки текста проекта исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции.

Заканчивается подготовка документа его перепечаткой и оформлением.

    3.3 Проект документа обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают с заинтересованными лицами. 3.4 Документ предоставляется на подписание или утверждение руководителя предприятия или руководителем структурного подразделения. 3.5 Исполнитель определяет количество экземпляров документа, необходимых для работы и передает документ на тиражирование.

Если нужно, готовит список на рассылку.

    3.6. Если нет необходимости составляет дополнительный документ, то исполнитель осуществляет такие промежуточные действия, как:
      ? запрос сведений; ? телефонные переговоры.
    3.7. Если назначен ответственный исполнитель, то все другие исполнители отвечают за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.).

Ответственный за исполнением документа отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

3.8. документ, находящийся в работе у исполнителя до окончания решения вопроса. Когда работа над документом будет завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание и т. д.) на документе проставляется 28 реквизит:

Отправлен факс

В дело № 00 - 00

Секретарь

Л/п ИОФ

Дата

После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для подшивки в дело.

Исполненный документ - это документ, в котором выполнены все предписанные задания.

3.9. Отметка об исполнителе - реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Для отправления в другой город стоит дополнительный номер телефон с междугородним кодом. Андреева В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М.: ООО "Управление персоналом", 2005. - С. 40.

Сроки исполнения

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих документов - с даты их поступления.

Для подавляющего большинства документов установлены сроки их исполнения - типовые и индивидуальные.

Похожие статьи




Направление на исполнение и организация исполнения документов - Задачи и функции служб документационного обеспечения управления

Предыдущая | Следующая