Особенности оформления текста различных видов писем - Особенности написания делового письма на немецком языке

"По одежке встречают" (Kleider machen Leute) - говорится в известной немецкой пословице. Если ее перефразировать и сказать "Briefe machen Eindruck", то получится, что "по письмам создается впечатление о человеке", поскольку как одежда, так и письма являются выражением личности. И неважно, идет ли речь о запросе на товар, рекламе или письме в газету. Четко написанным, корректным и имеющим индивидуальность письмом, человек показывает свою компетенцию, стиль и самосознание. Своим правильно написанным письмом человек показывает себя с наилучшей стороны и привлекает к своим просьбам или делам желаемое внимание.

    1. Структура официального (делового) письма такая же, как и в личном письме, с некоторыми дополнениями:
      - шапка письма (Briefkopf) - адрес получателя (Anschrift des Empfangers) - исходные данные (Bezugszeichen) - дата (Datum) - тема письма (Betreff) - обращение (Anrede) - текст письма (Text) - подпись (Unterschrift) - приложение (Anlage)
    2. В словаре Duden зафиксированы не только правила правописания в немецком языке. Но и определены правила членения и составления текста

Для личных и официальных писем. Согласно этим правилам "шапка" письма составляется автором в индивидуальном порядке. При этом следует обращать внимание на то, чтобы она лаконично вписывалась в общий вид письма, и ее можно было бы при необходимости прочитать.

Дата ставится на первой строке письма, с отступом в 10,1см от левого края письма. Существует несколько вариантов написания даты [23]:

    - 4.Jan. 2013 или 4. Januar 2013 - 04.01.13 или 04.01.2013 - 08-01-13 или 2013- 01-04

На том месте, где пишется почтовый адрес, оставляется три пустых строки для почтовых пометок, например, "Einschreiben", "Nicht nachsenden", и на оставшихся шести строках пишется

Адрес. Если письмо должно достичь получателя, не будучи открытым, то над названием фирмы ставится имя этого получателя. Если письмо отправляется за границу, то населенный пункт и страна пишутся с большой буквы.

В пункте "касательно" (Betreff) в короткой форме получатель информируется о сути всего письма. Если это коммерческое письмо, то там указывается или номер договора, или номер счета, или регистрационный номер.

Если адресат неизвестен, обращение имеет форму "Sehr geehrte Damen und Herren". Если имя получателя известно, то пишут обычно "Sehr geehrter Herr M uller" или "Sehr geehrte Frau Muller". Может указываться также академическая степень "Dr." или титул "Graf von". Если получатель лично знаком, то обращаться можно и в более, личной форме " Liebe Frau Mьller".

После обращения, как правило, ставится запятая, и первая строчка письма начинается как продолжение предложения с прописной буквы.

Текст письма пишется в произвольной форме, но как можно точнее излагается суть всех вопросов. Текст пишется без употребления красной строки. Абзацы отделяются друг от друга пропуском строки.

Перед подписью отправителя обычно употребляется заключительная фраза прощания. Обычно это "Mit freundlichen GrьBen" или "Freundliche GrьBe". Если получатель лично знаком, то употребляются также следующие слова прощания: Herzliche GrьBe, Viele GrьBe, Mit bestem GrьB, Mit herzlichen GrьBen.

За словами прощания следует подпись. Под подписью обычно еще раз может быть отпечатана фамилия и имя. Если письмо подписано не его составителем, а по его поручению, перед подпись ставится следующее сокращение: i. V. (in Vertretung - по поручению). Могут использоваться и другие варианты, например i. A. (im Auftrag - по поручению), p. p. или ppa. (per procura - по доверенности).

Если письмо подписывается двумя лицами, то справа ставится подпись исполнителя или зав. отделением, а слева - начальника.

В постскриптуме PS. обычно излагаются основные мысли, выводы, замечания, которые отражают содержание письма или подчеркивается суть какого-либо отдельного пункта письма.

Если к письму прилагаются какие-либо документы, то это помечают словом Anlage, которое пишется слева внизу. Если вложений несколько, то пишется слово Anlagen, например: 3Anlagen. Само собой разумеется, что в целях безопасности в приложении отправляются не оригиналы документов, а их копии.

Если копии письма направляются каким-либо лицам, ниже пометки о приложении пишется: Verteiler ("копии передать"), например:

Verteiler [25]:

Herrn Wagner, Verkauf Frau Muller, Werbung

Что касается стиля официального письма, то раньше они изобиловали сложными конструкциями предложений и клише канцелярского бюрократического стиля. Сегодня такие письма встречаются гораздо реже. Сейчас письма пишутся в деловом, четком и естественном стиле. Текст

Должен быть понятен, информативен, логически правильно построен, без излишних слов. Нельзя забывать о корректности формулировок и вежливости в письменном обращении.

    3. Любого человека обрадовала бы поздравительная открытка с днем рождения или, например, с успешной сдачей какого-либо экзамена. И любой бы человек был приятно удивлен, если бы кто-то своим письмом поблагодарил бы его за помощь, или если бы в трудную минуту пришло бы письмо от знакомых и друзей, где они бы написали, что они думают, и предлагают свою помощь. И поводов для написания такого рода писем достаточно в нашей жизни. Приглашения, благодарственные письма, письма с пожеланиями скорейшего выздоровления указывают получателю на то, что о нем помнят, о нем не забыли. Такие письма можно получить как при личной переписке, так и в какой-либо официальной ситуации. В таких письмах обычно соблюдается не вся структура написания письма, на такие пункты как "шапка" письма, адрес получателя и строка "касательно" внимания не обращают, но, тем не менее, и здесь есть свои правила и рекомендации, которые помогли бы правильно составить такого рода письмо. Ниже приведены три образца написания письма - приглашения. 1. "offiziell" - Einladung zum Abituriententreffen

Liebe Klassenkameraden, in drei Monaten ist es 20 Jahre her, dass wir unser Abitur am Moltke-Gymnasium bestanden haben. Einige von euch haben uns immer wieder angesprochen, dass es schon ware, dieses Ereignis gemeinsam zu feiern.

Diese Idee haben wir gerne aufgegriffen und veranstalten einen Abi-Ball, zu dem ihr ganz herzlich mit euren Partnern eingeladen seid.

Zeit [24]:

08.06.20.., 19:00 Uhr

Ort:

Parkhotel Krefeld, Urdinger StraBe 115, 47977 Krefeld Garderobe:

Smoking oder dьnkler Anzug fur den Herrn, Abendkleid fur die Dame Wir bitten um eure Anmeldung bis zum 01.05.20...

Wir freuen uns auf euch XXX

    2. "halboffizieH" - Einladung zum 60. Geburtstag Liebe Frau Schmidt, lieber Herr Schmidt, am Samstag, 4. September 20.., feiere ich ab 17 Uhr meinen 60. Geburtstag und lade Sie herzlich dazu ein. Es wurde etwas fehlen, wenn Sie als langjahrige gute Nachbarn an diesem besonderen Tag nicht dabei waren.

Ich freue mich auf Sie und hoffe auf Ihre Zusage bis zum 20. August. Mit freundlichen GrьBen

XXX

3. "privat" - Einladung zur Taufe

Liebe Gitta, lieber Thomas, am 18. Mai 20..., um 11:00 Uhr wird unsere Lilli-Catherine in der Erloserkirche in Krefeld getauft.

Dazu laden wir euch herzlich ein und freuen uns, wenn ihr auch beim anschlieBenden Mittagessen im Forsthaus dabei seid.

Viele GruBe XXX

Письменное приглашение, которое может быть даже составлено в шутливой форме, вызывает радость ожидания, пробуждает любопытство и имеет свой стиль. К тому же письменное приглашение дает возможность приглашающим быть уверенными в том, что приглашенные несколько раз могут прочитать информацию о месте, времени и дате мероприятия и человек, который был приглашен, не так быстро забывается.

В Германии часто приглашения оформляются в определенном стиле или украшаются, например, на масленицу конфетти. В приглашении к ужину или обеду может быть указана последовательность подачи блюд. К приглашению на свадьбу прикладываются маленькие сердечки. Иногда вкладываются фотографии с предыдущего праздника, что свидетельствует о том, насколько весело там было. Соответственно специальная бумага

Подчеркивает намерения и желания приглашающего. Здесь нет предела креативности.

Текст приглашения должен содержать следующую информацию:

    - кто приглашает - какой повод - когда состоится праздник - где состоится праздник - какая одежда должна быть - можно ли привести с собой друга или подругу - будут ли подаваться закуски - должны ли гости принести что-либо с собой - до какого срока необходимо объявить о своем решении

А также может указываться информация, как добраться до места, есть ли возможность припарковать машину и переночевать.

Если торжество очень официальное и праздноваться будет широкомасштабно, то стоит пригласительные открытки заказать и отпечатать в типографии.

4. Письма-поздравления пишутся по многочисленным поводам. У подруги, например, родился ребенок, начальник на работе празднует свое 60- летие, племянник закончил школу и т. д. В зависимости от повода и степени интенсивности отношений, тон поздравления может быть от фамильярного, до официального. Иногда в приглашение может быть вложен, например, какой-либо купон, газетная статья как повод для поздравления или билет на концерт или в театр.

Поводы для поздравления могут быть следующие:

    - юбилей (фирмы) (Firmenjubilaum) - день рождения (Geburtstag), годовщина (Jahrestag) - свадьба (Hochzeit), рождение (Geburt), крестины (Taufe) - конфирмация (Firmung, Konfirmation) - получение прав (Fьhrerschein), окончание школы (Abitur) - устройство на работу (erster Job) - получение квартиры (erste eigene Wohnung) - церемония награждения (Preisverleihung) и другие.

На поздравительной открытке может быть следующая информация:

    - повод поздравления; - пожелания на будущее; - радость, гордость за, например, сданный экзамен; - воспоминания из собственной жизни.

Если лицо, которое поздравляется, не очень хорошо знакомо, то можно купить открытки с уже напечатанными словами, куда можно будет добавить несколько личных слов в адрес юбиляра, например. Ниже приведены образцы поздравлений в трех стилях: официальный, полуофициальный и личный [26].

1. "offiziell" - Glьckwunsche zur Meisterprьfung Liebe Frau Dьrr,

Gestern haben wir erfahren, dass Sie Ihre Meisterprьfung fur das Friseurhandwerk mit Auszeichnung bestanden haben.

Herzlichen Glьckwunsch!

Jetzt kцnnen Sie endlich Ihren eigenen Salon erцffnen. Davon trдumen Sie doch schon so lange. Und die ersten Kunden haben Sie bereits: Die ganze Familie Nachtmann lasst sich natьrlich weiterhin die Haare nur von Ihnen schneiden.

Wir freuen uns so mit Ihnen und wьnschen Ihnen fur Ihre Zukunft viel Glьck und Erfolg!

Mit freundlichen GrьBen XXX

2. "halboffiziell" - Glьckwunsche zur Geburt Liebe Familie Schmidt,

Wir freuen uns so mit Ihnen: Herzlichen Glьckwunsch zur Geburt Ihres Sohns Markus und vielen Dank fьr die Karte! Der Kleine sieht auf dem Bild ja aus

Wie damals Caroline kurz nach der Geburt. Die zwei werden bestimmt ein tolles Team.

Sie wissen: Wenn wir sie mal "haben dьrfen", sind die Kinder bei uns immer herzlich willkommen. GenieBen Sie aber erst einmal die schцne Zeit, in der jeden Tag ein neues Wunder geschieht! Die Kinder werden so schnell groB.

Alles Gute und viele GrьBe XXX

3. "privat" - Glьckwunsch zur Hochzeit Liebe Silke, lieber Frank,

Wahrend ihr im siebten Himmel schwebt, sind wir - als uns die glьckliche Nachricht erreichte - aus allen Wolken gefallen. Heute ist es ja nicht mehr unbedingt Brauch zu heiraten. Umso schцner, dass ihr euch fureinander entschieden habt.

Wir wunschen euch, dass ihr das gemeinsame Leben weiterhin gut meistert. Behaltet das innige Vertrauen zueinander. Achtung und Liebe sollen euch immer begleiten.

Alles Liebe XXX

5. Соболезнование относится к самому сложному, но также к очень важному типу письма. Для тех, кто понес утрату, письмо от родственников, друзей, знакомых, написанное с любовью и нежностью, является важной опорой и помощью в такое нелегкое время. Стиль повествования зависит от того, какие были отношения с тем человеком, который умер. Чем теснее были отношения, тем более лично, должен быть сформулирован текст письма. В остальных случаях немного официальнее. В качестве совета следовало бы упомянуть о том, что не следует для этих целей использовать бумагу с черной окантовкой.

Письмо-соболезнование должно содержать следующее [27]:

    - сообщение о том, что стало известно о смерти кого-либо - как было воспринято известие о смерти - приятные слова в адрес умершего, слова о его заслугах и достижениях (Leistungen) или воспоминания приятных моментов (Erlebnisse), пережитых ранее вместе - выражения скорби и утраты и чувства сопереживания (Mitgefьhl) - слова утешения (trostende Wцrte) - предложениу помощи (Hilfe anbieten)

Поскольку начать писать такое письмо достаточно трудно, то в этом могут помочь уже готовые купленные траурные открытки. Но непреложным правилом все же является то, что слова утешения должны быть написаны от руки. Ниже приводятся образцы написания письма - соболезнования.

1. "offiziell" - Kondolenzschreiben zum Tod ernes Kollegen

Sehr geehrte Frau Holscher, gestern habe ich die Todesanzeige gelesen. Die Nachricht hat mich sehr erschuttert.

Zu Ihrem Verlust spreche ich Ihnen mein tiefes Mitgefuhl aus.

Jurgen Holscher war immer ein hilfsbereiter Kollege. Ich werde ihn vermissen.

In aufrichtiger Verbundenheit XXX

2. "halboffiziell" - Kondolenzschreiben zum Tod der Haushaltshilfe Sehr geehrter Herr Gunther, die Nachricht vom Tode Ihrer Frau hat uns tief

Getroffen. Wir teilen mit Ihnen den Schmerz und wьnschen Ihnen, dass Sie den Kьmmer ьberwinden.

Ihre Frau war uns uber 30 Jahre eine wertvolle Hilfe und gehцrte irgendwie schon zur Familie.

Bitte lassen Sie uns wissen, wenn Sie unsere Hilfe brauchen. In tiefem Mitgefuhl

XXX

3. "privat" - Kondolenzschreiben zum Tod einer Freundin

Lieber Karl, obwohl Elke nun schon lange krank war, kцnnen wir es gar nicht fassen, dass sie gestorben ist. Sie war immer so warmherzig und hat an alle gedacht.

WeiBt du noch, wie sie unsere tranenuberstromte Caroline eingesammelt hat? Die Kleine hatte eine Funf geschrieben und war so unglьcklich. Mit einem Kakao in der Kuche hat Elke die Kindertranen getrocknet. Auch damals war sie schon vom Krebs gezeichnet.

Aber an sich selbst hat sie nie gedacht.

Wir werden sie so vermissen! Wenn wir dir helfen kцnnen, sind wir Tag und Nacht fьr dich da.

Unsere Gedanken sind bei dir [29].

Итак, официально-деловой стиль немецкого языка составляет макросреду речевого общения в сфере сугубо официальных человеческих взаимоотношений. Сферой обслуживания является правовая и административная деятельность при общении в государственных учреждениях, при деловых и дипломатических переговорах, в суде: деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и функционирует в области права и политики. Официально-деловой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, в деловой переписке учреждений, а также в справках юридического характера и т. п. Этот стиль подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических процессов в обществе, но, тем не менее, он выделяется среди других стилей своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.

Похожие статьи




Особенности оформления текста различных видов писем - Особенности написания делового письма на немецком языке

Предыдущая | Следующая