Оформление деловых писем - Особенности написания делового письма на немецком языке

Документ как особый способ организации письменной речи в немецкой официально-деловой сфере общения предполагает специфическое композиционное оформление высказывания.

Под композицией понимается схема организации и структурной упорядоченности речевого произведения определенной сферы общения, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними.

В исследованиях по стилистике текста отмечается, что каждый вид официально-делового документа имеет свою, довольно строгую архитектоническую форму, которая вырабатывалась в течение длительного существования официально-делового стиля и которая должна соблюдаться всеми пользующимися данной формой общения.

К архитектоническим средствам, способствующим наиболее четкому отграничению одной мысли от другой, относят выделение абзацев, нумерацию отдельных частей высказывания, введение названий глав и т. п. Абзацное членение текста нередко сочетается с нумерацией, заголовками и подзаголовками. Рубрикация (графически выраженное членение текста на составные части) - это внешнее выражение композиционной структуры делового текста [4].

В основе построения официально-деловых писем в немецком языке (документов определенного вида) лежит конструктивный принцип, который возможен в силу существования юридически закрепленного перечня реквизитов. Реквизит - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.

Реквизиты являются элементами, вариативно представленными в композиции документов различных деловых писем в немецком языке. Совокупность реквизитов, закрепленных за определенным видом документа (жанром) называется типовым формуляром.

Для каждой сферы официально-делового письменного общения характерно определенное сочетание и соотношение реквизитов. Административно-канцелярские документы представляют собой набор реквизитов, фиксируемый в делопроизводстве как формуляр документа. Многие административно-канцелярские документы функционируют в форме бланков с трафаретными текстами. В законодательных и дипломатических документах особое внимание уделяется разработке центрального и наиболее объемного реквизита - текста, главная особенность которого заключается в постатейном представлении информации.

Реквизиты, являясь информационным наполнением отдельных композиционных частей, не равны им. При всем разнообразии документов в них можно выделить три композиционных части: дотекстовую, текстовую и послетекстовую. Текстовая часть документа (или реквизит "Text") - основная в документе. Она имеет различное структурное построение, например, в административно-канцелярском жанре "Order" реквизит "Text" состоит из констатирующей и распорядительной частей. Назначение констатирующей части заключается в введении адресата(ов) в курс дела, в ней раскрываются причины, цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа, или обосновывается необходимость его создания. Назначение распорядительной части - передать сообщение побуждающего характера определенному адресату [8].

В некоторых дипломатических (например, в международном договоре) и законодательных жанрах (например, в конституции) функцию констатирующей части выполняет преамбула, которая представляет собой вводную часть документа. В ней указывается адресат, от имени которого оформляется документ, излагаются обстоятельства, мотивы и цели создания документа. Основное назначение преамбулы в инструктировании прочтения и толкования всего документа его адресатом и третьей стороной. Распорядительная функция в таких документах представлена статьями (именно данная часть документов в правовой литературе часто называется текстом, центральной частью документа).

Основным принципом, как всего документа, так и его центральной части является принцип целостности. Поскольку все статьи (в законах, международных договорах) или пункты (в приказах) взаимосвязаны, постольку каждая статья и каждый пункт должны пониматься и толковаться в свете других. Предписания группируются по видам регулируемых отношений, а затем объединяются в текст по степени важности. На первое место ставятся наиболее общие нормы, а за ними - более частные. В документах реализуется формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами.

Немаловажным ориентиром в прочтении документа являются композиционно-графические (разделы, главы, статьи) и графические (нумерация, шрифт, курсив, отступ, пробелы) элементы оформления документов. Композиционно-графические средства играют активную роль в обеспечении связности текста, логической последовательности его фрагментов. Композиционно-графическое деление любого текста отражает стремление адресанта отграничить одну информацию от другой, выделить наиболее важные в информационном плане отрезки текста [11].

Графические средства позволяют получить дополнительную, скрытую, словесно не обозначенную информацию, которая содержится в порядке следования абзацев. Средства композиционно-графического и графического оформления документов выполняют функцию метатекстовых показателей (метатекстовые средства - те, которые служат облегчению восприятия информации адресатом и адекватной интерпретации им речевых действий и намерений говорящего), которые помогают адресату распределить внимание так, чтобы информация была воспринята оптимальным образом.

Таким образом, композиция официально-деловых произведений унифицирована и подчинена комплексу государственных стандартов.

Документы разных деловых писем в немецком языке имеют различное содержание, что находит выражение в многообразии деловых официально - делового общения.

Вопрос об организации содержательной стороны текста (иначе - смысловой структуре текста) в немецкой официально-деловой сфере остается неизученным. Под смысловой структурой текста ученые (авторы словаря) понимают многоуровневую иерархическую организацию содержательной стороны текста, компонентами которой являются смыслы, формируемые комплексом экстралингвистических факторов, детерминирующих стилевую специфику текста.

Содержание документа определенного жанра формируется с учетом основной коммуникативно-прагматической функции документов - регламентирование социальных отношений. В зависимости от доминирующей установки данная функция различными способами реализуется в разных сферах делового общения, входя в типовое содержание документов

Таким образом, несмотря на содержательно-тематическое разнообразие конкретных документов, необходимо отметить существование типового содержания у деловых писем в немецком языке разных сфер делового общения.

Алгоритм исследования речевых произведений (документов, официально-деловых текстов) как деловых писем в немецком языке официально-деловой письменной речи схематично может быть представлен следующим образом [14]:

    1. Экстралингвистические особенности:
      -сфера функционирования речевого произведения, -особенности коммуникантов (адресанта и адресата) и отношений между ними. -цель: общая (присущая жанру) и частная (цель анализируемого речевого произведения); -содержание: типовое (характерное для деловых писем в немецком языке определенной сферы делового общения) и конкретное (содержательно - тематическое наполнение данного речевого произведения);
    2. Композиционно-структурные части жанра и их функциональное назначение:
      - расположение и оформление основных реквизитов документа; - особенности компоновки текстовой части документа; - особенности композиционно-графического оформления.
    3. Стилевые черты и их влияние на языковое оформление документа:
      - предписывающий характер речи; - объективность; - точность; - неличный характер изложения; - стандартизованность.
    4. Языковые особенности:
      - лексические; - морфологические; - синтаксические.

Представленная схема анализа может быть использована как для анализа целого речевого произведения - документа определенного жанра, так и при анализе отрывков из документов. Схема - это примерный план, имеющий рекомендательный характер. Анализ документа (или его фрагмента), безусловно, должен представлять собой цельный связный текст, в котором теоретические положения (особенно в третьем и четвертом пунктах) подтверждаются примерами из анализируемого материала.

Слово документ происходит от лат. documentum, что означает

"доказательство, свидетельство" [6].

В дальнейшем у слова документ развились два новых значения:

    1) узкое, бытовое - "паспорт, удостоверение личности"; 2) переносное, расширительное - "все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо: произведение искусства, чертеж, фотография, магнитная запись и т. д.".

Административно-канцелярская сфера деловых отношений отличается огромным количеством и пестротой деловых писем в немецком языке.

Принято выделять следующие группы документов:

    1) организационно-распорядительные (уставы, приказы, распоряжения, учредительные договоры, решения, докладные и объяснительные записки, справки, письма и т. д.); 2) документы по личному составу, регулирующие трудовые отношения (приказы о приеме, увольнении и т. д., заявления, характеристики, табели и графики, трудовые книжки и т. п.); 3) финансово-бухгалтерские документы (балансы, счета, ведомости, платежные поручения и т. п.).

Остановимся на характеристике наиболее распространенного жанра - приказ. Жанр "Order" (приказ) функционирует в административно - канцелярской сфере делового общения. Приказ - это основной организационный документ, правовой акт, издаваемый руководителем органа управления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и по личному составу.

Существование стереотипной процедуры подготовки проекта приказа, его согласования и придания юридической силы посредством подписания приказа руководителем позволяет включать в процесс создания различные заинтересованные стороны. Наличие бланков приказа облегчает вербальное оформление содержания приказа, которое сводится к выбору соответствующих языковых формул, внесению фактографического материала - дат, фамилий и т. п. [14].

Содержание жанра "Order", как и других административно-канцелярских деловых писем в немецком языке, предельно ограничено. В жанре "Order" можно выделить две разновидности: приказы по основной деятельности, отражающие производственные вопросы (финансирование, планирование, отчетность, снабжение и т. п.), и приказы по личному составу (приказы о приеме на работу, о переводе работника на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении действия трудового договора или контракта с работником, о направлении работника в командировку, о поощрении работника).

Адресантом приказа формально является руководитель - высшее должностное лицо, "Chef" (начальник). Адресатом приказа может быть любой работник или коллективный адресат - подразделение, филиал. Оба адресата не являются равными адресанту и имеют статус "untergeben" (подчиненный).

Наряду с основной целью, регулированием отношений между субъектами правоотношений, приказу свойственна дополнительная задача - управление действиями подчиненных.

Жанр "Order" отражает стандартную, регулярно повторяющуюся коммуникативную ситуацию в административно-канцелярской сфере делового общения.

Широкое использование жанра "Order" в административной деятельности предопределило разработку в делопроизводстве его формуляра

- графической схемы, описывающей максимальный состав реквизитов и порядок их расположения [20].

Рассмотрим особенности оформления основных реквизитов: "Titel Art des Dokuments" (Заголовок к тексту), "Titel Text", "Adressat" und "Text".

Название документа. Название документа включает два реквизита: название вида документа - "Order", который является постоянным информационным элементом и входит в текст бланка, и заголовок к тексту, который является обязательным, но, в отличие от предыдущего реквизита, он вербально изменчив.

Название вида документа представляет собой наименование, выраженное существительным в форме именительного падежа. Назначение рассматриваемого реквизита заключается в указании на особенности отношений между коммуникантами. "Order" как название вида документа указывает на иерархический тип отношений между коммуникантами: в приказе адресант - начальник, адресат - подчиненный.

Реквизит "Titel Art des Dokuments" в приказе представляет собой максимально свернутое текстовое содержание, это сигнал для адресата, указывающий на предметную сферу общения. Во всех приказах, кроме приказов по личному составу, заголовок формулируется в форме предложного падежа (с предлогом "о/об") и выражает объект (тему) речи, например: об изменении графика работы; о введении Инструкции по делопроизводству; о проведении ремонтных работ.

В приказах по личному составу в подзаголовке фиксируется разновидность приказа в формуле Fьr die Belegschaft (По личному составу).

Текстовая часть. Реквизит "Text" является центральным в документе. Тексты приказов могут иметь разветвленную и простую структуру. Простая структура чаще используется в приказах по личному составу (приказ о приеме на работу, о переводе работника на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении работника в командировку и т. п.), разветвленную структуру - приказы о решении производственных задач [22].

Текст, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части раскрываются причины, цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа. Назначение распорядительной части - передать сообщение побуждающего характера определенному адресату.

Предписывающий характер официально-деловой речи связан с целевой установкой. Целью официально-деловой письменной речи являются регламентация официально-деловых отношений и регулирование поведения коммуникантов. Реализация таких приемов правового регулирования, как

Разрешение, запрещение, описание процедур решения конкретных задач, моделей поведения порождает особый характер письменного изложения - "предписывающий" ("обязывающий", "императивный").

Данные определения представляются более точными, нежели "долженствующий" по отношению к характеру официально-деловой речи. Основанием для такого утверждения являются результаты исследования концепта "долг" в поле долженствования : ученые пришли к выводу, что долженствование (или долг) - это все - таки категория морали, в отличие от довольно близкого понятия "обязанность", под которым подразумевается "нечто условное, определяемое социальными конвенциями, связанное с местом в социальной структуре".

Императивность на морфологическом уровне проявляется в активности инфинитивов, форм настоящего времени в значении предписания (Обвиняемому обеспечивается право на защиту), кратких прилагательных модального характера (должен, обязан, ответственен, подотчетен, подсуден). На синтаксическом уровне - в активности инфинитивных конструкций со значением долженствования (Необходимо решительно пресекать случаи...), пассивные конструкции. На уровне лексики - лексемы, способствующие выражению воли законодателя (разрешить, запрещается, надлежащие, необходимые, дозволенные) [29].

Предписание адресату выражается с разной степенью категоричности. В наиболее жесткой форме побуждение выражается инфинитивом. Уступают по силе воздействия формы, в состав которых входят слова "обязан", "должен". Приведенные языковые средства указывают на недопустимость уклонения от действий. Они характерны для законодательного стиля. Во многих административно-канцелярских жанрах жесткость побуждения заметно ослаблена. Например, в заявлении используется форма "прошу предоставить", "прошу разрешить" вместо "предоставьте", "разрешите". В деловых письмах волеизъявление выражается наиболее мягко: используются слова "предлагаем", "приглашаем принять участие".

Лексические особенности. Для официально-деловой речи характерно отсутствие эмоционально-окрашенной лексики, недопустимым является использование диалектных, жаргонных и просторечных слов.

В документах часто используются наименования лиц по действию или состоянию: доверитель (тот, кто доверяет), заявитель (тот, кто заявляет), ответчик (тот, кто отвечает), вкладчик (тот, кто вкладывает), квартиросъемщик (тот, кто снимает квартиру) и т. д., а также название лиц по профессии или социальному положению, например: граждане, служащие, начальник отдела кадров.

Специфика лексики официально-деловой письменной речи заключается в широком использовании терминизированной и номенклатурной лексики.

В документах высока степень терминированности лексики: используются юридические термины (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, владение, аренда, выкуп, личное дело и т. д.); экономические термины (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета и т. д.); экономикоправовые термины (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т. д.) .

Лексический состав терминов или терминизированных (близких к однозначным) специальных средств различается в зависимости от сферы общения, например: постановление, резолюция - в административно - канцелярских документах, истец, ответчик - законодательной сфере, свидетельствовать кому-либо свое глубокое уважение - в дипломатической сфере [1].

Официально-деловая лексика немецкого языка характеризуется введением специальной терминологии, не имеющей синонимов в обще - употребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, в приказ, сторона, реализация и т. п.)

К терминизированной лексике примыкает огромный пласт номенклатурной лексики. Номенклатура - это перечень наименований товаров, должностей, учреждений. Например, номенклатура должностей: менеджер по продажам, рекламный менеджер, генеральный директор, коммерческий директор.

Исследователи официально-делового стиля отмечают в деловой письменной речи сочетание лексики с высокой степенью обобщенности и абстрактности (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие, наименование и т. п.) с конкретностью значения номенклатурной лексики.

Яркой чертой официально-деловой речи обилие канцеляризмов, т. е. употребление канцелярских штампов (стандартных оборотов), воспроизводимых лексико-фразеологических единиц неэмоционального характера, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, заслушав и обсудив, по истечении срока, в противном случае, в порядке обмена опытом, в порядке исключения, в соответствии с протоколом и т. п.).

Для официально-деловой речи характерно использование собирательных существительных (выборы, дети, родители).

В документах наблюдается стандартизация лексической сочетаемости: контроль обычно возлагается, сделка - заключается, платеж - производится, счет - выставляется или оплачивается, цена - устанавливается, право - предоставляется.

Морфологические особенности. Среди морфологических особенностей следует отметить следующие [4]:

    -отказ от использования личных местоимений 1-го и 2-го лица и соответствующих личных форм глагола (местоимение "я" сохраняется лишь в "личных" документах - в заявлении, доверенности, автобиографии, объяснительной, докладной записке); - преобладание имен существительных: именной характер речи выражается в высокой частотности отглагольных существительных (проезд, выполнение), которые часто обозначают опредмеченное действие: погашение кредита (ср. погасить кредит), решение вопроса (ср. решить вопрос), отсрочка платежа (ср. отсрочить платеж); - большинство форм глагола выступают в значении предписания (считать, обязать); - употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания, а также форм глагола со значением констатации (комиссия рассмотрела); - частое использование производных глаголов, например: в целях, в отношении, на предмет, в силу, в части, в соответствии, по линии, в течение, во избежание, на основании, в счет, в порядке. На первый план выходят предлоги, передающие причинно-следственные отношения: в связи с, по причине и т. п.; - переход причастий в класс прилагательных и местоимений, что связано с развитием собственно канцелярских значений, например: настоящие правила (эти правила), действующие расценки (сегодняшние расценки), надлежащие меры (адекватные меры), надлежащее обращение (бережное обращение), по соответствующей методике (по правильной методике), соответствующую компенсацию (достаточную компенсацию), с ненадлежащим качеством (с плохим качеством), в установленном порядке (в законном порядке); - использование неличных форм глагола (инфинитивов, причастий, деепричастий) [7].

К синтаксическим особенностям относятся: использование в предложения прямого порядка слов, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной, частое использование безличных предложений. В официально-деловой письменной речи характерно преимущественное

Употребление простых предложений с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями.

В официально-деловой письменной речи предпочтение отдается глагольно-именному сказуемому, например: принимать участие вместо участвовать, оказывать помощь вместо помогать, производить осмотр вместо осматривать, совершил наезд вместо наехал на кого-нибудь и т. п.

Для деловой письменной речи характерны цепочки многочленных именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом, например: разработка проблем дальнейшего совершенствования очистки промышленных стоков.

В документах наблюдается стандартизация синтаксических единиц (словосочетаний и предложений), которые не составляются, а, как формула, воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально-правовых отношений: в установленном порядке, в соответствии с принятой договоренностью, в порядке оказания технической помощи, в случае невыполнения долговых обязательств; договор вступает в силу со дня подписания договора; жалобы подаются в установленном законом порядке. Синтаксическая усложненность создается за счет однородных рядов и параллельных конструкций.

Таким образом, отмеченные особенности композиционно-графического оформления, содержательного наполнения и языкового оформления деловых писем в немецком языке официально-деловой письменной речи предопределены спецификой создания и функционирования деловых письменных текстов, а также способом организации речи: официально - деловая письменная речь существует в форме документов - особых стереотипных речевых произведений [11].

В зависимости от целей и материала исследования для анализа выбирается тот или иной критерий или учитывается определенная их совокупность. Анализ может быть лингвистическим, функционально-стилистическим, прагматическим и т. п. При анализе письменной речи могут исследоваться определенные языковые особенности (например, лексико-семантические, лексико-грамматические, морфолого-синтаксические, стилистические) или рассматриваться текстовые особенности (содержательно-тематические, композиционно-структурные). Предлагаемый путь анализа предназначен для описания конкретных речевых произведений официально-деловой сферы общения с целью выявления деловых особенностей. Анализ носит комплексный характер: в основу положены как принципы функционально-стилистического описания, так и коммуникативно-прагматического [22].

Деятельность адресанта в сфере официально-деловых отношений складывается из ряда последовательных, взаимосвязанных шагов (этапов):

    - уяснение характера официально-деловой ситуации; - выбор в соответствии с типовой ситуацией жанра (т. е. вида документа); - выбор жанра обуславливает необходимость знания формы (схемы, формуляра) документа (под формой документа понимается сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема - их взаимосвязь, последовательность и расположение); -далее производится отбор языковых средств и их организация, т. е. языковое оформление содержания; - в результате появляется речевое произведение (текст, как принято называть подобный анализируемый материал в лингвистике).

В официально-деловой речи исследователи констатируют "резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств". Ограниченность используемых лексико-грамматических форм компенсируется, во-первых, высокой степенью повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках документов, во-вторых, многообразием лексических реализаций используемых форм.

Языковые, или стилистические (специфические лексико - грамматические средства официально-делового стиля), особенности официально-деловых письменных деловых писем в немецком языке предопределены экстралингвистическими факторами. Комплекс лексических, морфологических и синтаксических средств, используемых в документах, связан с действием стилевых черт. Стилевые черты находятся в промежуточном отношении от экстралингвистических факторов - к языковым средствам.

Основные стилевыми чертами являются: предписывающий характер речи, объективность, точность, не допускающая инотолкований, неличный характер изложения, стандартизованность.

Итак, речевая ситуация - это ситуация, в которой осуществляется речевое взаимодействие между коммуникантами. Особенности официально - делового общения предопределены действием экстралингвистических факторов. Под термином "экстралингвистические (внелингвистические) факторы" понимают совокупность явлений внеязыковой действительности, в которых протекает речевое общение и под влиянием которых происходит отбор и организация языковых средств.

Для выявления особенностей официально-деловой речи наиболее значимыми являются такие экстралингвистические факторы, как сфера общения, форма общественного сознания, функция, цель общения, тип содержания, статусы адресата и адресанта, субъектно-адресатные отношения [23].

Официально-деловая речь формируется в правовой сфере, соотносимой с законодательной, правовой, административной, коммерческой видами деятельности. Со сферой общения неразрывно связана форма общественного сознания. Формой общественного сознания в официально-деловом общении является право. Центральное понятие права - это правовая норма, зафиксированная в виде закона и регламентирующая социально-ролевое взаимодействие людей. Формирование и формулирование правовой нормы - это привилегия государства.

Официально-деловой речи присущи следующие функции: функция волеизъявления (приказ, постановление, распоряжение), функция фиксации правовых отношений (договор, контракт) и функция передачи информации (отчеты, справки, информационные письма).

В официально-деловой речи отражаются предписания государства, органа, уполномоченного лица, констатирует статус, состояния кого-либо или чего-либо, положение дел в определенной сфере делового общения. Предписание и констатация - это основные цели официально-делового общения.

Типовым содержанием речи в немецкой официально-деловой сфере являются нормы, устанавливающие отношения в обществе и государстве.

Коммуникантами официально-деловой сферы являются субъекты правоотношений. Специфика официально-делового общения заключается в том, что коммуниканты в деловой сфере не создается каждый раз заново, они определяются как соответствующие определенному сложившемуся и закрепленному в правой сфере типу субъекта правоотношений. Коммуниканты в официальной сфере общения характеризуются строгой параметризованностью. Основными субъектами правоотношений являются:

Особенностью государства как участника официально-делового взаимодействия является его многоликость, которая предопределена выполняемыми им общими и частными функциями. Основными функциями государства являются осуществление внешней и внутренней политики. Исходя из функций, выделяются, во-первых, государство как субъект международных отношений, во-вторых, государство как система государственных органов, в-третьих, в Германии государство как система субъектов федерации [25].

Итак, государство как целостный субъект (адресант или адресат) выступает на дипломатическом уровне. Модель государства складывается из таких его характеристик, как форма правления, тип политического режима, вид территориально-политической организации. Важнейшей функцией государства является осуществление внешней политики и защита государства и его граждан за границей посредством установления взаимоотношений с другими государствами. Юридические лица дифференцируются по специфике их объединения. Юридическим лицом является, как правило, коллективное образование, представленное в таких формах, как учреждение, предприятие, организация. Образ юридического лица создается на основе таких характеристик, как отрасль хозяйства, форма собственности, функции и т. д., которые отражены в организационных документах предприятия, учреждения, организации (например, в уставах, положениях). Каждое юридическое лицо представляет собой иерархически организованную систему, в которой основными субъектами общения являются работодатель и работники.

Похожие статьи




Оформление деловых писем - Особенности написания делового письма на немецком языке

Предыдущая | Следующая