СОВРЕМЕННЫЙ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ НЕМЕЦКОГО ЯЗЫКА, Требование к бланку и формуляру письма - Особенности написания делового письма на немецком языке

Требование к бланку и формуляру письма

В Германии существует ограниченное число формул обращения, но они разнообразны по стилю: от формального до фамильярного. Общеизвестны обращения с указанием фамилии, с указанием звания, с указанием имени и фамилии. При неформальных отношениях и личном знакомстве допустимы разговорные формулы: Lieber Herr X, Hallo,...

В абсолютном большинстве писем при прощании употребляется формула mit freundlichen Grьssen, допустимы другие формулы: mit freundlichem Grьss; Hochachtungsvoll; mit den besten Grьssen; mit freund - licher Empfehlung; Viele Grьsse. Формула mit vorzuglicher Hochachtung употребляется исключительно в письмах, адресуемых в государственные инстанции. Более разнообразны и прагматически богаче формулы прощания, употребляемые в письмах хорошо знакомых партнеров. Формулы прощания могут содержать одновременно благодарность, пожелания и надежду на продолжение контакта.

Правила поведения в сети Интернет регламентируются "Сетикетом" (Netiquette). В своей статье "50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)" Чак Мартин, вице-президент по рекламе и публикациям IBM, разъясняет: "Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важно: по причине электронности среды невозможно разделить положение бизнеса и клиента. "Правила бизнес - сетикета" появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами" [19].

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Рассмотрим и охарактеризуем основные виды писем деловой переписки:

Письма-сообщения (Mitteilungsbriefe) - одна из самых распространенных форм делового письма: передается конкретная информация, которая во многих случаях закладывает основу контактов и переписки. Письмо-сообщение допустимо начать непосредственно со слов

"Ich teile Ihnen mit..." или контекстуальных синонимов этого глагола (ich sende, ich ubersende):

Wir bitten Sie, diese Nummer bei Ihrer Zahlung anzugeben.

Письма-запросы (Anfrageschreiben) в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по деловой переписке. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу:

Welche Mцglichkeiten haben Sie hier? Frag doch bitte noch einmal nach.

В конце текста можно выразить адресату свои пожелания относительно сроков предоставления интересующей информации:

Ich bitte um Meinung bzw. Stellungnahme v. allen bis Montag 16.12.13 (einschliefilich).

Письма-подтверждения (Bestatigungsschreiben) подтверждают какой - либо факт, например, получение письма. Почти всегда письма - подтверждения содержат такие клише, как Hiermit mцchten wir bestatigen....

Hiermit mцchten wir bestatigen, dass die Rechnung Nr. ... gem. Vertrag Nr. ... v... erstellt wurde.

Письма-рекламации (претензионные письма) (Reklamationsbriefe) - предназначены для выражения письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств.

Die Reklamation fur den zweiten Sensor... von Smartec (Rek-Nr. ...) werde ich stornieren, weil... .

Письмо-рекламация содержит четкие указания относительно того, какие именно действия ожидаются от адресата:

Anbei die Reklamation von dem Kunden... Bitte uberprьfen und GS er - stellen.

Письма-предложения (оферты) (Angebotsschreiben) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Отличительная особенность оферты - чрезвычайная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой сделки:

Bestellen Sie die... zum Einfuhrungspreis von... am besten gleich mit Ihrem nдchsten Lagerauftrag und...

Информационное письмо (Informationsbriefe) призвано проинформировать адресата о стремлении автора письма развивать деловые и личные контакты, а также о различных изменениях в деятельности компании:

Hiermit mцchten wir Sie davon in Kenntnis setzen, dass....

Характерной чертой электронных деловых писем является высокая степень терминологичности, в основном, это термины технического характера. Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа. Термины встречаются как общеупотребительные, так и специальные, ориентированные в основном на технические обозначения.

- общеупотребительные

Lieferbedingungen, Transportversicherung, Kunde, Partner, Mahnung, Reklamation, Verkaufsprogramm, Export, Konto, Zahlung, Preisliste, Rech - nung, Versandpapiere, Frachtkosten usw.

- специальные

Kolbenringe - поршневые кольца, Lagerschale - вкладыш подшипника, Lagerring - кольцо подшипника, Schallddmpfer - глушитель.

В языке деловых писем часто используется большое количество аббревиатур и сокращений разного вида.

- буквенные GS - Gutschrift, KW - Kalenderwoche, v - von, AB - Auf - tragsbestdtigung, LT - Liefertermin - усечение Rekl. - Reklamation, Prof. - Proforma, Einschl. - ein - schliefilich, gem. - gemafi - рамочные конструкции Rue - Rьckstande, ca. - circa, Rg. - Rechnung - сокращение словосочетаний i. A - im Auftrag, MfG - mit freundli - chen Grьssen

Употребительно также слово "Anbei", которое, как указывает словарь Duden, используется в деловом языке и означает "als Anlage [schik - ken wir Ihnen] die gewьnschten Unterlagen".

Необходимо также отметить высокую частотность употребления англицизмов в электронных деловых письмах, что объясняется ориентированностью фирмы на международные деловые связи:

Flyer, box, sorry, E-Mail, backorder, manager, company, aftermarket sales, best regards, OK, as soon as possible

К грамматическим особенностям электронного делового письма относят, прежде всего, употребление безглагольных предложений:

Anbei der Zahlungsbeleg.

Пассивные конструкции преобладают над активными и представлены разными временными формами:

Es werden folgende Mengenrabatte pro Auftrag und Sendung gewдhrt Hier sind alle Artikel auf Lager und kцnnen.. geliefert werden

Sobald die Zahlung auf unserem Konto eingegangen ist, werden wir die Wдre zum Packen einplanen

Die Reklamation fur... werde ich stornieren, weil von...nur 1 Sensor zurьckgebracht worden ist

В пассиве употребляется и глагол beginnen, который, в соответствии с немецкими грамматиками, в пассиве встречается редко:

Bevor damit begonnen wird, sollte geprьft werden..

В электронных деловых письмах для выражения вежливости в общении и уважения к партнеру может быть использован дипломатический конъюнктив:

Sollten Sie diesbezuglich weitere Fragen haben,..

Wir wurden unsfreuen, wenn wir... davon uberzeugen konnten...

Другой важной особенностью электронных деловых писем является употребление превосходной степени прилагательного без определенного артикля:

Bestellen Sie die... zum Einfьhrungspreis von... am besten gleich mit Ihrem nдchsten Lagerauftrag und erleben Sie beste Produkteigenschдften fur hцchste Kundenzufriedenheit.

Стилистика каждого делового письма индивидуальна, так как обусловлена многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата. Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств, в нем много речевых клише. При дружественных отношениях встречаются документы, написанные эмоционально, не исключен вынос за рамку:

Hallo zusammen

Falls Sie diesen zustimmen, bitte mit o. k. kennzeichnen, ansonsten Ande - rungsvorschlag eintragen in der Spalte Kommentдre

На стилистическом уровне не исключено смешение стилей. Наряду с преобладающим официально-деловым стилем в деловых письмах можно встретить разговорные элементы.

Ведущей прагматической функцией официально-делового стиля (ОДС) является функция императивности, разновидностью которой являются директивная и директивно-нормативная функции, которые различаются степенью категоричности.

Средства реализации императивности и рекомендательности следующие:

- модальные глаголы: "Der Titel soll erkennen lassen, aus welchem technischen Gebiet die Erfindung liegt..." (Заглавие позволяет установить...),

"Es mьssen vielmehr die zum Stand der Technik gehцrenden Mittel genannt werden" (Следует назвать...);

- глаголы приказания: befehlen, fordern; - глаголы побуждения: anordnen, veranlassen, verordnen, verlangen; - глаголы в императиве; - безличные конструкции типа: es ist zulassig, unzulassig, erforderlich...; - временные формы глагола: настоящее предписания (или долженствования); формы будущего времени (приобретают в контексте различные модальные оттенки долженствования; предписания; возможности, близкой к необходимости); будущее условное (ирреальное), употребляющееся в сложноподчиненных предложениях с придаточным условия; прошедшее время подчеркнутой констатации (в постановлениях, договорах); прошедшее условное (или ирреальное) в характерных для деловой речи условных предложениях; - сослагательное наклонение используется для выражения сомнения, предположения, неуверенности, осторожного предложения, смягчения значения долженствования, для выражения формы вежливости и пожелания; - сослагательное наклонение в косвенной речи как средство реализации аргументированности в дипломатическом общении, особенно в текстах памятных записок и меморандумов.

Прагматическая функция долженствования выражается в немецком языке широким использованием инфинитивных конструкций с глаголами haben, sein +zu+Infinitiv. Эти конструкции усиливают категоричность функционального содержания, особенно в директивных текстах. Например: Die Hochschulen haben die stдndige Aufgabe, im Zusammenwirken mit den zustandigen staatlichen Stellen Inhalte und Formen des Studiums im Hinblick auf die Entwicklung in Wissenschaft und Kunst, die Bedьrfnisse der beruflichen Praxis und die notwendigen Veranderungen in der Berufswelt zu ьberprufen und weiter zu entwickeln (Aus "Studienreform").

Императивность выражается неопределенной формой глагола (чаще это происходит в текстах всевозможных рецептов, способов употребления, руководств для пользователей). Например: Auf 4 Liter lauwarmes Wasser - 1 gehдufter Esslцffel Fay. Kraftig Schaum schlagen, Farbechtheit prьfen! Rasch waschen, kalt und eventuel mit Essigzusatz spьlen... Vor dem Trцcknen auf die richtige Form bringen.

К лексическим средствам оформления ОДС относятся следующие [19]:

- функционально-окрашеннаялексика, стилистически окрашенный характер которой обусловлен сущностным содержанием текста, т. е. содержанием, определяемым сферой функционирования, в данном случае официально-деловой. Например, в сфере юриспруденции Urteil fallen, Aussage, Zeuge, das Wort entziehen, der Gerichtshof; - термины и терминологизированные словосочетания: ausfertigen, verantwortungsbewusst, geleitet von dem Wunsch; - устойчивые обороты и клише текстов: in Anerkennung der Tatsache, zur Genehmigung vorlegen (Dokumente, Vertrage, Abanderungen); gleiche Gultigkeit haben, ubertragene Befugnisse, den Eingang des Schreibens bestatigen, fur die Richtigkeit der Anschrift usw. - собирательные существительные: die Wдhlen, die Fahrer, die Werktatigen или существительные, выражающие совокупное единство: die Streitkrafte, die Waffen; - отглагольные существительные: - формы глагола 3-го лица, неопределенно-личное местоимение man, глаголы в форме страдательного залога; - канцеляризмы; - канцелярские наречия: zwecks, gemдss, betreffs; - обращения, начальные и конечные формулы уважения и т. д. такие формулы, выражая официальность, являются одновременно средствами выражения вежливости и соблюдения дистанции между партнерами по коммуникации.

Ср:

- Ich beehre mich, auf Ihre Note vom heutigen Tag Bezug zu nehmen!

Или

- ...Der Botschafter, der... hat die Ehre, dem Herrn AuBenminister...

Mitzuteilen.

Личное письмо - это письмо, адресуемое частному лицу. Освоение навыков письменной речи стало в последнее время особенно актуальным, поскольку увеличивается число не только деловых контактов, но и личных. Личное письмо имеет определенную структуру и должно быть правильно оформлено [28].

1. В левом верхнем углу пишется адрес (Adresse) отправителя в следующем порядке: фамилия и имя, улица, дом, индекс, город (населенный пункт), страна, например: Peter Schmidt Konigsallee 3 -17 83026 Rosenheim Deutschland

Дата пишется справа вверху следующим образом: Berlin, den 20. August 2013. Допускается также написание даты цифрами.

2. Приветствие/обращение (BegruBung, Anrede)

Lieber Johannes, liebe Claudia, liebe Frau Fischer, liebe Familie Puhlman.

Следует обратить внимание на то, что после обращения ставится запятая и основной текст начинается с новой строки с маленькой буквы.

3. Вступление (Einleitungssatz)

Vielen Dank fьr deinen Brief; ich habe mich sehr darьber gefreut; wie geht es dir?; mir geht es (nicht so) gut, da....; es freut mich sehr zu hцren, dass... ; entschuldige, dass ich erst jetzt deinen Brief beantworte, aber ich war in letzter Zeit sehr beschaftigt; ich wollte dir schon lange schreiben, aber leider hatte ich nicht viel Zeit.

4. Основная часть (Hauptteil)

В этой части надо хорошо структурировать текст и на каждый поставленный в полученном ранее письме вопрос, отвечать четко, логично и понятно.

5. Заключительная часть (AbschluBsatz)

Здесь можно логически завершить свое письмо, пожелать удачи.

Ich hoffe bald wieder etwas von dir zu hцren; ich wurde mich freuen, bald wieder von dir zu horen; bitte antworte mir bald!; ich warte auf deine Antwort; melde dich noch mal; bitte grьss deine ganze Familie von mir; ich freue mich sehr darauf, dich wieder zu sehen

6. Прощание (Grьssformel)

Liebe GruBe; viele GruBe; herzliche GruBe: deine/dein....

7. Подпись (Unterschrift).

Электронная переписка в глобальной сети занимает одно из основных мест, в плане обмена информацией. Каждому пользователю Интернет рано или поздно приходиться обратиться к службе электронной почты для отправки сообщения. И таким сообщением является электронное письмо. Электронное письмо - это текстовое или мультимедийное сообщение, отправляемое через электронную почту.

Каждое электронное письмо содержит 2 основных составляющих:

- заголовки сервера, содержащие служебную информацию: - IP-адреса и хосты отправителя и серверов, через которые прошло письмо, прежде чем попасть в ящик получателя; - Результаты прохождения проверок истинности отправителя на этих серверах (SPF, DKIM и др.); -о Время отправления письма и время прохождения через почтовые серверы; - Идентификаторы предыдущих сообщений (используются для отображения нескольких писем в цепочке); - Заголовки, добавляемые в некоторых почтовых службах антиспам - системами; оИдентификатор письма; - Электронные адреса отправителя и получателя; - Тема письма. - непосредственно тело письма - в зависимости от настроек может быть в формате обычного текста или содержать HTML и форматирование. Согласно стандарту протокола электронной почты, письмо может содержать только ASCII-символы, поэтому для использования других кодировок, содержимое сообщения должно быть закодировано в MIME. В теле письма может содержаться цитирование письма, на которое пишется ответ.

При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем - соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта - быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно следует начинать предложение с прописной буквы и ставить точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как "непрерывный крик".

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца [19].

Пи написании электронного письма необходимо всегда указывать смысловую тему в графе "Тема", поскольку именно это в первую очередь привлекает того, кто письмо открывает. Плохим тоном считается бессмысленное и пустое название темы, поскольку такие письма могут удаляться адресатом даже без прочтения. Не стоит также слишком длинно расписывать тему. Писать следует кратко, используя несколько ключевых слов.

Суть вопроса следует излагать в начале письма, избегая долгих и бессмысленных вступлений. Если у отправителя существует несколько вопросов, то их лучше размещать в отдельных строках.

Не стоит злоупотреблять знаками "!" и "?". Большое количество смайликов :) также не оставит положительных эмоций у собеседника по переписке.

По правилам Сетикета (Netiquette) на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать на письма, содержащие вложение: надо обязательно подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает [21].

Если на электронное письмо в течение 7 дней нет ответа - это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет. В деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе могут посчитать безответственным и легкомысленным человеком, что конечно не лучшим образом отразиться на деловой репутации.

И в заключение необходимо отметить, что спокойный и грамотный стиль письма так же важен, как и тон голоса при разговоре. Стиль показывает, каков на самом деле человек, отправивший письмо и стоит ли с ним в дальнейшем продолжать переписку. Чем качественней текст письма, тем больше шансов на позитивный и плодотворный диалог в сети.

Структура электронного письма (E - Mail) состоит из следующих частей:

- "шапка" письма (E - Mail-Kopf)

Электронные программы для компьютерной переписки автоматически выставляют дату, время и адрес отправителя в "шапке" письма. Вносится только имя получателя, адрес и строка Betreff, где кратко сообщается суть письма. Эта строка очень важна для обработки и сортировки таких электронных писем. Никогда не следует оставлять строку Betreff пустой, в противном случае письмо может быть удалено. В строке "cc - Zeile" (cc -

"carbon copy"= Durchschlag) вносятся адреса лиц, которые получат копию этого письма.

- обращение (Anrede)

Стандартное обращение в электронных письмах, равно как и в деловых следующее: Sehr geehrter Herr.. или Sehr geehrte Frau.. . Если адресат лично не знаком и неизвестен, то традиционно пишут Sehr geehrte Damen und Herren. После обращения ставится не восклицательный знак, как это принято обычно в русском языке, а запятая, а затем делается пробел.

- непосредственно текст письма (Textabschnitte)

Текст письма начинается после обращения с маленькой буквы (за исключением существительных и имен). Текст письма необходимо формулировать просто. Следует употреблять слова, выражения, синтаксические структуры, которые используются в обычном разговоре. Текст делится на смысловые отрывки, чтобы получатель мог его быстро прочитать и понять смысл. Абзацы отделяются друг от друга пустой строкой [22].

- прощание (GruBformel)

Слова прощания следуют за основным текстом и отделены от него пустой строкой. После них не ставится точка. Самая употребительная форма прощания "Mit freundlichen GruBen".

- подпись (Signatur).

Заключительная часть электронного письма уже оформлена в электронном виде. Она содержит, как правило, наряду со словами прощания (в деловом письме) название фирмы, ее адрес, номер телефона и номер факса, а также электронный адрес и адрес в Интернете. В письмах деловой переписки также указывается номер в торговом реестре.

СОВРЕМЕННЫЙ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ НЕМЕЦКОГО ЯЗЫКА, Требование к бланку и формуляру письма - Особенности написания делового письма на немецком языке

Требование к бланку и формуляру письма

Похожие статьи