ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА В НЕМЕЦКОМ ЯЗЫКЕ, Классификация деловых писем - Особенности написания делового письма на немецком языке

Классификация деловых писем

Во второй половине ХХ в. изучение деловых писем в немецком языке проходило сначала в рамках функционально-стилистического описания языка (прежде всего в стилистике), а затем и в русле коммуникативно - прагматического исследования языка (например, в теории речевых актов, в теории деловых писем в немецком языке).

В стилистике изучение особенностей деловых писем в немецком языке разных сфер общения было актуально уже на начальных этапах ее развития: В. В. Виноградов одним из первых высказал мысль о том, что одной из существенных задач стилистики является изучение делового своеобразия стиля. Рассмотрение деловых писем в немецком языке в рамках стилистики тесно связано с понятием стиля.

В современной лингвистике под стилем понимается общественно осознанная, исторически сложившаяся, объединенная определенным функциональным назначением и закрепленная традицией за той или иной из наиболее общих сфер социальной жизни система языковых единиц всех уровней и способов их отбора, сочетания и употребления. Стиль - это функциональная разновидность, или вариант, литературного языка, отличающийся способами его использования в разных сферах общения [12].

Понимание стиля как стиля функционального (не как индивидуальной или общепринятой манеры письма) формируется в середине ХХ века в связи с развитием функциональной стилистики. Функциональный стиль - это своеобразный характер речи той или иной ее социальной разновидности, соответствующей определенной сфере общения и определенной деятельности, соотносимой с формой сознания.

Выделяемые сегодня стили - научный, официально-деловой, публицистический, разговорный и литературно-художественный - не являются однородными. При дифференциации стиля традиционным является деление с понижением уровня абстракции: функциональные стили - подстили - деловые стили - деловые подстили (стилевые разновидности деловых писем в немецком языке) - конкретный текст (речевое произведение).

В исследованиях последних лет предпринимаются попытки не только классифицировать жанры деловой сферы, но и представить методику их описания.

Представим модель описания деловых писем в немецком языке:

I. Системный уровень:

    1) Первичный или вторичный жанр. 2) Нейтральный (речи, не рассчитанные на непосредственную реакцию адресата) / реактивный (речи, созданные как реакция на речь адресата) / императивный (речи, предполагающие реакцию адресата) жанр.

Работа над созданием обобщенной модели деловых писем в немецком языке в виде схемы (алгоритма), уяснение которой позволяет овладевать речевым стандартом, является одним из главных направлений в современных исследованиях, посвященных проблеме деловых писем в немецком языке.

Представленный анализ деловых писем в немецком языке презентации, совещания, дискуссии показывает целесообразность использования алгоритма, т. к. он позволяет однозначно и непротиворечиво описывать каждый новый жанр, находя в нем то типическое, что объединяет его с другими жанрами в системе, и ту специфику, которая его от всех прочих деловых писем в немецком языке отличает [18].

В работах последних лет разрабатывается классификация и методика исследования деловых писем в немецком языке вторичного делового текста. На примере деловых писем в немецком языке инструкция, разъяснительное письмо, консультация, постатейный комментарий, оперативный комментарий представлено описание вторичных деловых писем в немецком языке по следующим критериям: коммуникативно познавательная цель, статус субъекта речи, статус адресата, трансформация исходного текста, композиция, языковые и стилистические особенности.

Современный этап в развитии лингвистической мысли характеризуется поворотом в сторону коммуникативно-прагматического подхода, который предполагает изучение соотношения языковых единиц и различных их объединений с внеязыковой ситуацией общения в определенной сфере человеческой деятельности. Коммуникативно-прагматическое описание дополняет и углубляет функционально-стилистическое исследование официально-деловых писем в немецком языке.

Принципы классификации деловых писем в немецком языке могут быть различными [20].

1. По теме письма разделяются на коммерческие и собственно деловые. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо - предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными

Партнерами).

Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

    2. По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Последние, в свою очередь, подразделяются на письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо - запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо - обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо - предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо). 3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные.

Циркулярные письма - это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).

Обычные письма направляются одному получателю.

4. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные.

В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой.

Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

    5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют. 6. По структуре письма подразделяются на регламентированные, и нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги. Последний вид писем тем не менее предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т. п. 7. По цели письма подразделяются на информирующие, создаваемые с целью передать информацию и документы и убеждающие, призванные вызывать эмоции.

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учетом разных аспектов.

Назначением права как нормативной системы является регулирование отношений в обществе, действий и поведения людей, а также функционирования объединений и государственных органов.

Физические лица являются отдельными субъектами. По их принадлежности или непринадлежности к государству выделяют следующие субъекты: гражданин, иностранный гражданин, лицо без гражданства. Образ физического лица определяют такие признаки, как возраст, семейное положение, образование, место работы и т. п.

Несмотря на предельно узкий перечень типов коммуникантов официально-делового письменного общения, участниками такого общения может стать любой член общества и их объединение, что и предопределяет многоликость каждого типа.

Для всех коммуникантов официально-деловой сферы общения в немецком языке характерны следующие черты [30]:

    - деперсонифицированность, которая заключается в устранении личностных характеристик и выдвижении на первый план статусно-ролевой характеристики, коммуниканты описываются через систему норм и запретов, прав и обязанностей; - социальная заданность, которая проявляется в формировании государством видов субъектов правоотношений, исходя из социальных потребностей общества; - стереотипность, которая лежит в основе социальных отношений и поддерживается в обществе регулярным повторением ситуаций речевого общения.

В процессе официально-делового общения между его участниками складываются разные виды отношений:

Ѕ отношения между представителями одного типа коммуникантов (например, государство - государство, гражданин - гражданин) строятся, как правило, на основе равенства;

Ѕ отношения между представителями разных типов (например, государство - гражданин, гражданин - государственный орган) - на основе отношений права-обязанности;

Ѕ внутри типов на основе иерархической зависимости (например, министерство - предприятия или работодатель - работник);

Важно отметить, что вид субъектно-адресатные отношения напрямую не зависит от сферы деловых отношений и не фиксируется в одном определенном жанре. В каждой сфере деловых отношений документами различных деловых писем в немецком языке фиксируются все указанные отношения, но доминирует один из видов. В дипломатической сфере общения отношения строятся, как правило, на основе равенства.

Основным жанром общения, в котором реализуются отношения равенства сторон, является договор. Отношения права-обязанности пронизывают всю сферу официально-делового общения, вертикально и горизонтально, но наиболее ярко особенности данных отношений отражены в законодательных документах, где основным жанром общения является закон. Отношения иерархической зависимости складываются внутри юридических лиц и внутри государства как системы государственных органов и субъект тов. Наиболее ярко эти отношения представлены в жанре

"Order" административной сферы делового общения [22].

Отношения между коммуникантами в немецкой официально-деловой сфере можно охарактеризовать как субординационные отношения (как правило, по вертикали) и партнерские (по горизонтали). Субординационные отношения обусловлены социальным статусом собеседников и административно-правовыми нормами (например, руководитель - подчиненный). Партнерские отношения предполагают участие в совместной деятельности на принципах сотрудничества и взаимопонимания, с учетом общих интересов и потребностей его участников.

Текстовые (композиционно-структурные, содержательно - тематические) и языковые особенности официально-деловых писем в немецком языке связаны со спецификой их создания и функционирования в деловой сфере общения.

Официально-деловая речь, по общему признанию, исторически сложилась и функционирует в письменной форме. Письменное общение в немецкой официально-деловой сфере осуществляется посредством специфически организованных и оформленных высказываний.

Каждая сфера делового общения представлена многочисленными жанрами. Все письменные жанры делового общения объединены языке общим понятием - документ. Документ - это "текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью". Документ является основным результатом, продуктом официально-делового общения. Документ представляет собой речевое произведение официально-деловой сферы общения, языковое оформление которого предопределено специфическим способом его создания и функционирования.

Документ, в отличие от литературно-художественных, научных и публицистических произведений, обладает юридической силой. Предписания, содержащиеся в документах, являются обязательными для исполнения, они поддерживаются и контролируются государством [30].

Документ как социальное произведение предполагает следующий порядок его создания: наличие проекта документа - его редактирование - получение в результате документа, который, как правило, не подвергается дальнейшим изменениям и функционирует в утвержденной форме. Поэтапность создания документов дает возможность неоднократно (в пределах отведенного времени) обращаться к тексту для его редактирования, а также позволяет включать в процесс создания документа представителей разных заинтересованных сторон. Создание документа выполняется по алгоритму, описанному как процесс оформления документа и придания ему юридической силы.

Алгоритмы создания документов различных деловых писем в немецком языке различаются по сферам делового общения и описываются в разных отраслях знания:

    -оформление канцелярских документов представлено в делопроизводстве (делопроизводство сегодня определяется как "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами"); - нормы создания нормативно-правовых актов и введение их в действие содержатся в законодательной технике (под законодательной техникой понимается "совокупность правил, средств и приемов, используемых при формулировании правовых норм в законах и других нормативных актах, при их систематизации"); - алгоритм создания и придания юридической силы международным документам описан в международном праве (в международном праве существует отрасль "Право международных договоров", в которой описывается порядок создания и принятия договоров).

Контроль за созданием и использованием документов, сознательно проводимый государством, их стандартизация и унификация привели к предельной степени стереотипности письменных высказываний в немецкой официально-деловой сфере общения [19].

Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию". Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации. Сознательность отбора языковых средств, которые способны наиболее полно и точно выразить волю адресанта и сделать максимально понятным для адресата содержание официально-деловых текстов, признается одним из важнейших направлений оптимизации правотворческой деятельности.

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объему стандартизации и утверждается компетентным органом".

Результатом стандартизации и унификации официально-деловой письменной речи является сеть деловых писем в немецком языке, каждый из которых композиционно-графическими и языковыми средствами фиксирует актуальные типичные ситуации официально-делового общения.

Особенности официально-деловых писем в немецком языке связаны не только со спецификой их создания, но и со своеобразием функционирования в деловой сфере общения.

Официально-деловой жанр является единицей общения, это "типическая форма высказывания", отграниченная от других таких же единиц сменой субъектов речи и обладающая смысловой завершенностью.

Жанры, будучи высказываниями, не существуют изолированно, они представляют собой звенья в официально-деловом письменном (текстовом) общении.

Официально-деловое общение представляет собой разновидность письменного диалога: общение носит дискретный характер (документы представляют собой фиксируемые "точки" во временном потоке; деловой текст статичен - фиксирует определенную ситуацию), оно является дистантным (адресат отсутствует в момент речи, поэтому невозможна мгновенная реакция на сообщение) [11].

Специфичность письменного общения в немецкой официально - деловой сфере заключается в том, что реплике-высказыванию живой беседы

Соответствует определенный текст - высказывание, представляющий собой документ определенного жанра.

В качестве иллюстрации официально-делового диалога рассмотрим письменное общение работодателя и работника, отражающее "деловую жизнь" человека от вхождения в систему организации (учреждения) до выхода из нее.

Схематично это может быть представлено следующим образом:

    - заявление о приеме на работу. - приказ о приеме на работу. - заявление о предоставлении отпуска. - приказ о предоставлении отпуска. - заявление о направлении работника куда-либо (например, в командировку). - приказ о направлении работника куда-либо (например, в командировку). - заявление о переводе работника на другую должность. - приказ о переводе работника на другую должность. - заявление об увольнении (по собственному желанию, по переводу и

Т. п.).

- приказ об увольнении (по собственному желанию, по переводу и т. п.). Диалог между руководителем предприятия (организации, учреждения)

И работником происходит как обмен документами определенного жанра. Выбор жанра зависит от статуса коммуникантов. Высшим должностным лицом в диалоге используется жанр "приказ по личному составу", а подчиненным - жанр "служебное заявление". В общении посредством обмена документами образуются диалогические комплексы с типичным сочетанием деловых писем в немецком языке, в основе которых лежит тематическое единство. При рассмотрении направленности каждого высказывания обнаруживается размыкание диалога в полилог [12].

Высказывания в приведенном примере предполагают в качестве адресатов не только лиц, указанных в тексте, но и иных лиц, например, в приказе содержится не только ответ адресанту заявления, но и предписания другим лицам. Приказом в коммуникативную ситуацию включаются иные субъекты (например, отдел кадров, бухгалтерия). Включение в ситуацию коммуникации третьих лиц является характерным явлением для официально - делового общения.

Выбирая жанр, каждый коммуникант официально-делового письменного общения подтверждает собственный образ в статусно - ситуативном плане и определяет образ адресата. Например, в приказе и служебном заявлении происходит взаимная идентификация участников общения (начальник - подчиненный) посредством языковых единиц - главным образом, глаголов "приказываю" - "прошу", которыми организуется определенная реакция адресата.

Документы, представленные различными жанрами, подобно репликам в устной речи, могут инициировать общение (например, приказ по основной деятельности), отвечать на другой документ (например, приказ по личному составу), фиксировать результат общения (например, международный договор как результат переговоров, закон как результат коллективного обсуждения).

Особенности письменной коммуникации в немецкой официально - деловой сфере общения связаны, прежде всего, с целеориентированностью речи.

Для микро-диалогов в немецкой официально-деловой сфере характерны следующие черты [18]:

    -осуществление диалога в интересах инициатора; -существование пресуппозиции права на требование и возможности его выполнения адресатом; присутствие жестко запрограммированной реакции на сообщение, при этом в функции программиста действий выступает адресант, а адресат является исполнителем его воли; -деперсонифицированность адресата, что ведет к развитию системы норм и запретов, социальных моделей адресатов.

Таким образом, официально-деловые письменные жанры представляют собой особые речевые произведения, создание и функционирование которых связаны не только с традициями употребления, но и с искусственной кодификацией со стороны государства.

Письменная форма для официально-деловых высказываний является основной, что связано с необходимостью документировать информацию, придавая ей правовую значимость с помощью особого оформления. Официально-деловые жанры с максимальной точностью отражают определенный фрагмент мира, коммуникативную ситуацию, статусы ее не - посредственных участников. Письменное общение в немецкой официально - деловой сфере является максимально стандартизованным. Составление документов по единому образцу, использование бланков значительно ускоряет и упрощает как составление документов, так и их обработку и понимание, а устойчивые сочетания обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и способствуют быстрому восприятию информации получателем.

Особенности композиции, содержания и языка официально-деловых писем в немецком языке продиктованы такими их свойствами, как прагматичность и стереотипность [1].

Немецкая официально-деловая письменная речь прагматична, она направлена на достижение какой-то заранее намеченной цели, при этом цель общения находится вне самого взаимодействия субъектов. Документ (деловой текст, произведение официально-деловой сферы) является "своеобразным инструментом достижения целей, так как он обладает возможностью "пре-вращать" вербальные действия в невербальные". В системе форм речевого высказывания документы определяются как "утилитарные тексты", служащие осуществлению практических потребностей субъекта в обществе.

Документ как речевое произведение отличается от других видов произведений предельной степенью стереотипности. Стереотипность - одна из основных особенностей официально-деловой письменной речи.

Сущность стереотипа как явления заключается в том, что он не производится, а воспроизводится в общении. В лингвистике стереотипность речи определяется как "результат проявления в тексте процесса стереотипизации, или специализации языковых средств в соответствии с функциональными стилями". Предельная степень стереотипности официально-деловой письменной речи проявляется в композиции (наличие формуляра), содержании (закрепление тем за каждым жанром документа) и языковых единицах (использование клишированных языковых форм) жанра [2].

Итак, экстралингвистические факторы, формирующие жанр, и компоненты жанра, безусловно, взаимосвязаны: совокупность экстралингвистических факторов формирует определенный жанр общения, а в компонентах жанра отражается коммуникативная ситуация. Деловой канон складывается из композиционных, содержательных и языковых особенностей. Все эти три момента - тематическое содержание, стиль и композиционное построение - неразрывно связаны в целом высказывания и одинаково определяются спецификой данной сферы общения, поэтому жанр необходимо рассматривать как триединство композиции, содержания и языкового оформления.

Похожие статьи




ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА В НЕМЕЦКОМ ЯЗЫКЕ, Классификация деловых писем - Особенности написания делового письма на немецком языке

Предыдущая | Следующая