Структура и стилистика электронного делового письма - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации

Письмо состоит из heading (название фирмы, дата и т. п.), greeting (Dear Sir/Madam, Dear Mr. Smith), открывающей строки, инициального параграфа (I answer to your letter...), the body (письмо с изложением вопроса), the closing paragraph (Thank you...), окончание (sincerely yours, best regards, best wishes). Электронное деловое письмо пишется только в деловом стиле с преобладанием нейтральной окраски. В то же время излишне сухой, канцелярский стиль делового письма не приветствуется. Рекомендуется придерживаться и некоторых других принципов составления электронных сообщений, предназначенных для последующего отправления по e-mail. Многие пренебрегают таким важнейшим компонентом любого электронного сообщения, как заголовок. И совершенно напрасно, так как большинство писем от отправителей, не позаботившихся о понятном и четком заголовке, удаляются без прочтения. Причиной тому - подозрение в рассылке спама. Заголовок должен нести краткое и четкое описание сути нашего вопроса. Не рекомендуется делать заголовок слишком длинным (более 2 строк).

Вторым "камнем преткновения" является составление приветствия. Приветствие располагается по центру документа. Идеально было бы использовать персонифицированные обращения в нашем e-mail, например, "Good evening, Mr. Smith!" Личное обращение во многом улучшает контакт и первое впечатление получателя о нашей персоне. Безликое "Good evening!" также допустимо, однако, больше подходит, когда письмо обращено не к конкретному человеку, а к фирме, организации в целом.

Мы добрались до самого главного - непосредственно самого содержания нашего электронного сообщения. От того, насколько грамотно (и не только с грамматической точки зрения) будет составлен текст письма, зависит то, как получатель прореагирует на обращение. Ниже приведено несколько принципов составления содержания электронных деловых писем, следование которым может существенно улучшить реакцию адресата:

- Вежливость

Необходимо излагать суть нашего вопроса или обращения вежливо.

- Правописание

Известный "бич" Интернета - "хромающая" грамматика.

- Четкость

Необходимо четко формулировать суть нашего письма. Необходимо буквально с первых строк письма сообщить получателю о цели обращения к нему, чтобы человек, к которому мы обращаемся, не ломал голову над тем, что же все-таки нам нужно и для чего он тратит свое драгоценное время на прочтение нашего электронного послания.

- Немногословность

Не нужно в первом письме чересчур подробно и исчерпывающе излагать суть обращения. Достаточно лишь вкратце объяснить получателю причину нашего обращения: в случае его заинтересованности разговор можно будет продолжить любыми удобными нам обоим способами.

- Координаты для связи

Необходимо обязательно оставлять координаты для обратной связи: контактный адрес e-mail, телефон, номер ICQ и так далее. Не стоит полагать, что получатель станет самостоятельно выискивать контактные данные для написания ответа - лучше, чтобы эта информация была у него перед глазами.

Правила делового письма предписывают определенный стиль делового письма и формируют несколько НЕТ при составлении электронных деловых писем:

    - НЕТ сокращениям - НЕТ длинным письмам - НЕТ просторечиям, разговорным выражениям, слэнгу, жаргону и пр. - НЕТ эмоциональности - НЕТ двусмысленности

При написании делового письма существует громадное количество языковых формул этикетного характера. Нам, составителю делового письма очень важно точно знать существующие виды обращений, типичные формулы выражения просьбы, отказа, извинения, претензии и т. д. Грамотное использование формул делового письма определяет культуру деловой письменной речи.

При обращении к адресату необходимо учитывать его служебное положение, служебное положение адресанта, сфера деятельности того и другого и некоторые другие аспекты. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: "Mr. или Mrs. Smith". Правила этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста должна быть заключительная формула вежливости: "Sincerely yours,.....". Языковые клише пронизывают в деловой корреспонденции, как и в другой документации, весь текст. В официальных письмах с помощью определенных языковых формул выражаются самые разные аспекты содержания: извинение, благодарность, просьба, разрешение и т. д. Эти языковые формулы являются нормой современного этикета, и нет необходимости "изобретать" собственные этикетные фразы. В качестве примера приведем некоторые из этих формул:

- Формулы, подтверждающие получение письма или документа.

We have received your letter dated....

Your letter dated.....is received by....

We inform you that we have in due time received (some document) dated....

- Формулы благодарности.

Thak you for...

We are very grateful to you for...

In advance we thank you for...

We would be very grateful to you if you...

- Формулы, объясняющие мотивы поведения.

In connection with...(a difficult situation, carrying out of teamwork and so on)...

According to...(the letter, document, report and so on)...

As rendering assistance (as support rendering and so on)....

With a view of control strengthening (of expansion of possibilities and so on)....

In response to ( your request, your inquiry and so on)....

In confirmation of (our agreement, our phone conversation and so on).....

On the grounds of (the signed agreement, accepted obligation and so on)....

- Формулы, выражающие просьбу.

We ask you to (check, send, take measures, provide, inform and so on).....

We convincingly ask you (to answer, not to detain the decision and so on)...

- Формулы, употребляемые при отправке документов.

We send to you (the agreement, documentation, charter project and so on)...

- Формулы, выражающие подтверждение.

We confirm reception.....

With gratitude we confirm reception......

We...confirm (the necessity of creation...,the necessity of collaboration...the necessity of development...and so on).....

- Формулы, выражающие напоминание.

We remind that (according to the arrangement, under the joint plan and so on)... ..

We remind to you that (the term of representation of the project, debts on payment and so on)....

- Формулы, выражающие извещение.

We inform you that unfortunately we can not send....

We inform you that ( your recommendations are confirmed, your offer is accepted and so on)....

- Формулы, выражающие предложение.

We suggest you to (buy, consider, confirm and so on).....

We can offer you......

We can recommend you....

- Формулы, выражающие приглашение.

We invite you (the representative of your department) to( take part in...,visit...)....

We ask to take part in (project discution, question consideration about...and so on)...

- Формулы, выражающие отказ или отклонение предложения.

Your offer is rejected for following reasons:....

The project approved by you can't be confirmed for following reasons...

При написании делового письма, естественно, используются и другие языковые формулы, применяемые в деловых ситуациях. Но всегда следует помнить, что в этих фразах не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости. Например: "Don't refuse courtesy...", "If you won't complicate..." и другое. Также недопустимо использовать в тексте делового письма слишком резкие, требовательные и категоричные фразы. Например: "We categorically demand...", "Consider and confirm our project." Общий тон письма или документа должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций.

Письма могут различаться по оформлению в деталях применительно к традициям письменного общения разных стран, однако существуют общие закономерности деловой корреспонденции: точность, краткость, вежливость.

Чем яснее и проще мы говорим, тем быстрее нас поймет собеседник, и тем эффективнее будет наше общение. Следует помнить: если в нашем письме будет слишком много ненужных фраз, читатель может подумать, что мы неискренни и достижение цели станет невозможным.

Краткость сопровождает точность в бизнес-корреспонденции. Следует отметить, что краткое письмо это не всегда короткое письмо. Бывают такие письма, в которых приводятся какие-либо факты, дается описание товаров. В этом случае письмо обязательно будет длинным. Нужно постараться использовать четкие и конкретные слова и словосочетания вместо абстрактных многословных фраз.

Но иногда короткое письмо может показаться невежливым и слишком резким. В этом случае лучше пожертвовать краткостью, потому что несколько приятных и вежливых слов могут сделать письмо доброжелательным и распологающим к общению.

Письмо можно сделать ясным, легко читаемым с помощью аккуратного и правильного деления его на абзацы. Многих читателей часто пугают длинные блоки печатного текста. Поэтому нужно взять за правило каждую новую тему начинать с абзаца.

Главным правилом этикета переписки является пунктуальность и отвечать на все письма следует в тот же день, в который они получены. Это сослужит хорошую службу, так как большинство людей не любит ждать ответа на письма и пребывать в неизвестности.

Следует адресовать письмо именно тому человеку, с которым нужно установить деловые контакты - это тоже элемент вежливости. Американцы, стараясь сделать свою деловую корреспонденцию как можно более личной и теплой, в самом письме обращаются к адресату по имени.

Любая мысль должна быть выражена сдержанно и с достоинством. В противном случае можно потерять или испортить отношения с партнерами по переписке.

Подводя итог сказанному, хочется еще раз заметить, что культура письменной речи заключается как в знании лексических, грамматических и орфографических норм языка и правил этикета, так и в умении выбрать и грамотно использовать специальные слова и словосочетания, характерные для электронной деловой письменной речи.

Похожие статьи




Структура и стилистика электронного делового письма - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации

Предыдущая | Следующая