Структура и стилистика электронного делового письма - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации
Письмо состоит из heading (название фирмы, дата и т. п.), greeting (Dear Sir/Madam, Dear Mr. Smith), открывающей строки, инициального параграфа (I answer to your letter...), the body (письмо с изложением вопроса), the closing paragraph (Thank you...), окончание (sincerely yours, best regards, best wishes). Электронное деловое письмо пишется только в деловом стиле с преобладанием нейтральной окраски. В то же время излишне сухой, канцелярский стиль делового письма не приветствуется. Рекомендуется придерживаться и некоторых других принципов составления электронных сообщений, предназначенных для последующего отправления по e-mail. Многие пренебрегают таким важнейшим компонентом любого электронного сообщения, как заголовок. И совершенно напрасно, так как большинство писем от отправителей, не позаботившихся о понятном и четком заголовке, удаляются без прочтения. Причиной тому - подозрение в рассылке спама. Заголовок должен нести краткое и четкое описание сути нашего вопроса. Не рекомендуется делать заголовок слишком длинным (более 2 строк).
Вторым "камнем преткновения" является составление приветствия. Приветствие располагается по центру документа. Идеально было бы использовать персонифицированные обращения в нашем e-mail, например, "Good evening, Mr. Smith!" Личное обращение во многом улучшает контакт и первое впечатление получателя о нашей персоне. Безликое "Good evening!" также допустимо, однако, больше подходит, когда письмо обращено не к конкретному человеку, а к фирме, организации в целом.
Мы добрались до самого главного - непосредственно самого содержания нашего электронного сообщения. От того, насколько грамотно (и не только с грамматической точки зрения) будет составлен текст письма, зависит то, как получатель прореагирует на обращение. Ниже приведено несколько принципов составления содержания электронных деловых писем, следование которым может существенно улучшить реакцию адресата:
- Вежливость
Необходимо излагать суть нашего вопроса или обращения вежливо.
- Правописание
Известный "бич" Интернета - "хромающая" грамматика.
- Четкость
Необходимо четко формулировать суть нашего письма. Необходимо буквально с первых строк письма сообщить получателю о цели обращения к нему, чтобы человек, к которому мы обращаемся, не ломал голову над тем, что же все-таки нам нужно и для чего он тратит свое драгоценное время на прочтение нашего электронного послания.
- Немногословность
Не нужно в первом письме чересчур подробно и исчерпывающе излагать суть обращения. Достаточно лишь вкратце объяснить получателю причину нашего обращения: в случае его заинтересованности разговор можно будет продолжить любыми удобными нам обоим способами.
- Координаты для связи
Необходимо обязательно оставлять координаты для обратной связи: контактный адрес e-mail, телефон, номер ICQ и так далее. Не стоит полагать, что получатель станет самостоятельно выискивать контактные данные для написания ответа - лучше, чтобы эта информация была у него перед глазами.
Правила делового письма предписывают определенный стиль делового письма и формируют несколько НЕТ при составлении электронных деловых писем:
- - НЕТ сокращениям - НЕТ длинным письмам - НЕТ просторечиям, разговорным выражениям, слэнгу, жаргону и пр. - НЕТ эмоциональности - НЕТ двусмысленности
При написании делового письма существует громадное количество языковых формул этикетного характера. Нам, составителю делового письма очень важно точно знать существующие виды обращений, типичные формулы выражения просьбы, отказа, извинения, претензии и т. д. Грамотное использование формул делового письма определяет культуру деловой письменной речи.
При обращении к адресату необходимо учитывать его служебное положение, служебное положение адресанта, сфера деятельности того и другого и некоторые другие аспекты. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: "Mr. или Mrs. Smith". Правила этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста должна быть заключительная формула вежливости: "Sincerely yours,.....". Языковые клише пронизывают в деловой корреспонденции, как и в другой документации, весь текст. В официальных письмах с помощью определенных языковых формул выражаются самые разные аспекты содержания: извинение, благодарность, просьба, разрешение и т. д. Эти языковые формулы являются нормой современного этикета, и нет необходимости "изобретать" собственные этикетные фразы. В качестве примера приведем некоторые из этих формул:
- Формулы, подтверждающие получение письма или документа.
We have received your letter dated....
Your letter dated.....is received by....
We inform you that we have in due time received (some document) dated....
- Формулы благодарности.
Thak you for...
We are very grateful to you for...
In advance we thank you for...
We would be very grateful to you if you...
- Формулы, объясняющие мотивы поведения.
In connection with...(a difficult situation, carrying out of teamwork and so on)...
According to...(the letter, document, report and so on)...
As rendering assistance (as support rendering and so on)....
With a view of control strengthening (of expansion of possibilities and so on)....
In response to ( your request, your inquiry and so on)....
In confirmation of (our agreement, our phone conversation and so on).....
On the grounds of (the signed agreement, accepted obligation and so on)....
- Формулы, выражающие просьбу.
We ask you to (check, send, take measures, provide, inform and so on).....
We convincingly ask you (to answer, not to detain the decision and so on)...
- Формулы, употребляемые при отправке документов.
We send to you (the agreement, documentation, charter project and so on)...
- Формулы, выражающие подтверждение.
We confirm reception.....
With gratitude we confirm reception......
We...confirm (the necessity of creation...,the necessity of collaboration...the necessity of development...and so on).....
- Формулы, выражающие напоминание.
We remind that (according to the arrangement, under the joint plan and so on)... ..
We remind to you that (the term of representation of the project, debts on payment and so on)....
- Формулы, выражающие извещение.
We inform you that unfortunately we can not send....
We inform you that ( your recommendations are confirmed, your offer is accepted and so on)....
- Формулы, выражающие предложение.
We suggest you to (buy, consider, confirm and so on).....
We can offer you......
We can recommend you....
- Формулы, выражающие приглашение.
We invite you (the representative of your department) to( take part in...,visit...)....
We ask to take part in (project discution, question consideration about...and so on)...
- Формулы, выражающие отказ или отклонение предложения.
Your offer is rejected for following reasons:....
The project approved by you can't be confirmed for following reasons...
При написании делового письма, естественно, используются и другие языковые формулы, применяемые в деловых ситуациях. Но всегда следует помнить, что в этих фразах не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости. Например: "Don't refuse courtesy...", "If you won't complicate..." и другое. Также недопустимо использовать в тексте делового письма слишком резкие, требовательные и категоричные фразы. Например: "We categorically demand...", "Consider and confirm our project." Общий тон письма или документа должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций.
Письма могут различаться по оформлению в деталях применительно к традициям письменного общения разных стран, однако существуют общие закономерности деловой корреспонденции: точность, краткость, вежливость.
Чем яснее и проще мы говорим, тем быстрее нас поймет собеседник, и тем эффективнее будет наше общение. Следует помнить: если в нашем письме будет слишком много ненужных фраз, читатель может подумать, что мы неискренни и достижение цели станет невозможным.
Краткость сопровождает точность в бизнес-корреспонденции. Следует отметить, что краткое письмо это не всегда короткое письмо. Бывают такие письма, в которых приводятся какие-либо факты, дается описание товаров. В этом случае письмо обязательно будет длинным. Нужно постараться использовать четкие и конкретные слова и словосочетания вместо абстрактных многословных фраз.
Но иногда короткое письмо может показаться невежливым и слишком резким. В этом случае лучше пожертвовать краткостью, потому что несколько приятных и вежливых слов могут сделать письмо доброжелательным и распологающим к общению.
Письмо можно сделать ясным, легко читаемым с помощью аккуратного и правильного деления его на абзацы. Многих читателей часто пугают длинные блоки печатного текста. Поэтому нужно взять за правило каждую новую тему начинать с абзаца.
Главным правилом этикета переписки является пунктуальность и отвечать на все письма следует в тот же день, в который они получены. Это сослужит хорошую службу, так как большинство людей не любит ждать ответа на письма и пребывать в неизвестности.
Следует адресовать письмо именно тому человеку, с которым нужно установить деловые контакты - это тоже элемент вежливости. Американцы, стараясь сделать свою деловую корреспонденцию как можно более личной и теплой, в самом письме обращаются к адресату по имени.
Любая мысль должна быть выражена сдержанно и с достоинством. В противном случае можно потерять или испортить отношения с партнерами по переписке.
Подводя итог сказанному, хочется еще раз заметить, что культура письменной речи заключается как в знании лексических, грамматических и орфографических норм языка и правил этикета, так и в умении выбрать и грамотно использовать специальные слова и словосочетания, характерные для электронной деловой письменной речи.
Похожие статьи
-
Введение - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации
Тема настоящей работы звучит как "Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации". Данная тема актуальна на сегодняшний...
-
Деловые письма относятся к группе информационно-справочных документов, основное назначение которой -- передача информации от одного адресата к другому...
-
Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к...
-
Этикетные ритуалы делового письма - Этикет делового письма
Этикет - установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет - порядок поведения в системе делового общения. Основу делового этикета составляют: -...
-
Письменная коммуникация благодаря развитию техники превратилась в полноправное общение. Она стала диалогичной, интенсивной и интерактивной. От реального...
-
Кроме вышеперечисленных ключевых факторов, определяющих стиль деловых отношений между представителями разных культур, целесообразно также выделить...
-
Структура делового письма - Составление делового письма
Любое деловое письмо имеет типовую внутреннюю структуру: Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое...
-
Общепринятые правила составления деловых писем - Деловая переписка
Основой делового письма является текст, который должен четко и убедительно отражать причину и цель его написания, раскрывать содержание конкретного дела,...
-
Основные виды деловых писем - Этикет делового письма
В повседневной жизни приходится нередко писать заявления, автобиографию, резюме, служебные письма, служебные записки, докладные записки, акты и справки....
-
Телефонный разговор в деловой коммуникации - Особенности телефонного разговора
Специалисты по организации управления среди 15 основных причин потери времени руководителя, ставят на первое место телефонные звонки. Плохая подготовка к...
-
Особенности и формы деловых коммуникаций Деловая коммуникация характерна четко поставленной целью и задачами, в этом ее отличие от обычного общения....
-
Деловое письмо - Модели деловых коммуникаций
Деловая переписка является неотъемлемым элементом современной профессиональной деятельности любого человека. В силу широкого распространения письменных...
-
Типовые правила оформления деловых писем Как правило, для делового письма используют плотный непрозрачный конверт стандартного образца из белой бумаги....
-
Задание 4. Деловой этикет: письменное общение и деловая переписка - Основы делового этикета
Деловое общение представляет собой как устное, так и письменное общение. Письменное деловое общение чаще всего выглядит как документ, применяется для...
-
Заключение - Этикет делового письма
Письмо деловой резюме автобиография Рекомендации по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для составления документов, в...
-
Социально-психологические особенности рабочей группы и ее профессиональная деятельность Деловой этикет занимает особое место в искусстве поведения. Если,...
-
Каковы особенности делового общения - Основные особенности официально-делового стиля речи
Культура делового общения предполагает высокую этическую культуру, умение видеть в партнере, участнике совместной деятельности, не только "нужного"...
-
Деловое письмо - Деловой протокол
Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определенный этикет составления корреспонденции: На полученное письмо...
-
Деловая переписка в коммерческой работе - Культура предпринимательской деятельности
Так, или иначе, все упомянутые выше главы уже затрагивали тему деловых переговоров, в письменном виде. Как кажется мне, все эти темы являются совокупными...
-
Переговоры являются одной важных форм делового общения и межкультурного взаимодействия в политике, бизнесе, культурном сотрудничестве. В современную...
-
Речевой этикет Речевой этикет - принятая в данной культуре совокупность требований к форме, содержанию, порядку, характеру и ситуативной уместности...
-
Общая структура делового письма - Искусство делового письма
Письма составляются по строго определенной форме: ее принято придерживаться для удобства в изучении содержания письма. Обычно письмо делится на следующие...
-
Требования корпоративного этикета - Национальные и корпоративные особенности в деловом этикете
Современный бизнес - это сложная система с множеством параметров, и все они влияют на конечный результат, который предусматривает получение прибыли и...
-
Деловое общение, его виды и формы Деловое общение -- это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и...
-
Этика делового телефонного разговора - Этика речевых коммуникаций
Деловое общение по телефону значительно сокращает затраты времени на решение текущих вопросов, позволяет экономить не только время, но и деньги на...
-
Деловой этикет во Франции в значительной степени требует соблюдения всех формальностей. Ключевое место во французском бизнесе занимает установка на...
-
Особенности национальных стилей этики делового общения - Этика делового общения
Этика делового общения определяется тем, насколько успешно учитываются особенности национально-психологических типов, которые сохранились в коллективных...
-
Деловое общение в процессе переговоров - Деловое общение, его особенности, формы и функции
Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может...
-
Стиль и оформление письма - Составление делового письма
Что понимают под стилем делового письма? Стиль Вашего письма -- это то, как оно написано. Стиль является продуктом целого ряда факторов и правил,...
-
Конверт, Письмо - Деловой протокол
На конверте должен быть указан полный и точный адрес получателя вашей корреспонденции. Его принято печатать заглавными латинскими буквами. В первой...
-
Ведение делового совещания - Особенности проведения деловых совещаний
Начинать совещание нужно точно вовремя и сразу согласовать с участниками правила совместной работы, например, регламент выступлений или порядок принятия...
-
Письмо-сообщение, Письмо-подтверждение - Деловые переговоры
Письмо-сообщение - деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение...
-
Письмо-ответ - Деловые переговоры
Письмо-ответ - деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным...
-
Ваши письма - Основные правила делового этикета
Размещение текста. С левого края писчей бумаги оставляют свободное поле шириной в два пальца, которое должно быть сверху донизу одинаковой ширины. Если...
-
Культура делового письма - Этические основы
Деловой документ - основное средство осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации. Правильно составленное деловое письмо...
-
Вопрос: Особенности внешнего облика деловой женщины - Этика деловых отношений
Если талантливый мужчина может сделать карьеру, даже имея неудачный имидж, то для женщины это практически невозможно. Ключевыми факторами, которые...
-
Деловое письмо В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу....
-
Деловое письмо В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу....
-
Деловой этикет в письменной речи - Деловой этикет в устной и письменной речи
Письменная деловая речь - документами, фиксирующими социально-правовые отношения (контракты, договоры, соглашения, деловые письма). Во всех языковых...
-
Проблема структуры делового общения - Основные фазы деловой беседы
Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы. Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном...
Структура и стилистика электронного делового письма - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации