Ваши письма - Основные правила делового этикета

Размещение текста. С левого края писчей бумаги оставляют свободное поле шириной в два пальца, которое должно быть сверху донизу одинаковой ширины. Если обращение короткое и перед ним не нужно писать "уважаемый товарищ" и т. п., то оно должно находиться посередине строки, отступая от верхнего края на 3 - 4 сантиметра. Текст письма начинается обычно на 2 - 3 сантиметра ниже обращения, причем начало первой строки находится еще дальше от края (красная строка), чем другие. Снизу также оставляют 2 - 3 сантиметра. Это касается крупноформатной бумаги, на листке меньшего формата можно оставить 1 - 2 сантиметра (сгиб листа будет, разумеется, слева).

Писать можно до правого края, но, конечно, и он будет выглядеть лучше с оставленным свободным полем.

Официальные письма (заявление, справку, автобиографию и т. д.) следует писать только на одной стороне листа.

Дата и место должны быть помечены в каждом письме. Пишутся они на первой странице вверху (обычно справа) или в конце письма слева.

Обращение в письмах зависит от характера взаимоотношений с адресатом и от ваших чувств к нему.

Не следует писать безымянно. Без имени можно обходиться только адресуя письмо учреждению. Если же вы обращаетесь к сотруднику или руководителю учреждения, фамилия которого вам известна, то его следует назвать по фамилии: "Уважаемый господин Санаев!", "Многоуважаемый доктор Климов!".

Письмо к коллеге можно начать словами: "Дорогой коллега!". В письме обращения "Ты" и "Вы" пишутся с большой буквы. Письмо заканчивают словами приветствия: " С сердечным приветом" и т. д.

Титул или звание можно писать только в том случае, если письмо адресовано совершенно постороннему человеку.

P. S. (постскриптум), или приписку, помещают в конце письма, после подписи. Ниже подписываются еще раз или ставят свои инициалы.

Официальные письма по международному стандарту пишутся не от конкретного лица, а от лица коллективного - юридического. Такая форма изложения определяется тем, что в служебном письме выражаются коллективные интересы отправителя, и подписывается оно, как правило, официальным лицом - директором предприятия, учреждения, председателем комиссии, секретарем оргкомитета.

Служебные письма пишутся только по одному вопросу, при этом информация должна быть исчерпывающей, а письмо - по возможности более кратким. При этом старайтесь не использовать сложных предложений, не рекомендуется использовать также и сложных способов мотивировки.

Объем служебного письма не должен превышать полутора страниц печатного (машинописного) текста. В тех случаях, когда необходимо изложить более пространные сведения, справки, заключения и т. п., фактически деловым письмом будет письмо, сопровождающее эти документы, которые, в свою очередь, будут оформлены как приложение к письму. Объем приложений к письму и их количество не ограничены.

Если говорить о тексте письма, то красивая писчая бумага, спокойные оттенки чернил, безупречно оформленное письмо - это еще не все. Главное в письме - это содержание и стиль.

Садясь писать письмо, нужно всегда помнить старую пословицу: "что написано пером, не вырубишь топором ". Поэтому особенно важно не садиться за письмо в дурном расположении духа, когда взвинчены нервы. Если же вспышка и потребовала изложить накипевшее на бумаге, повремените с отправкой. Перечитайте письмо на следующий день и, может быть, вы сочтете нужным переписать его заново.

Наиболее значимое слово в устной речи можно выделить интонационно, в письме этого не сделаешь. Но необходимо помнить, что в русском языке информационная значимость слова возрастает к концу предложения. И при построении ключевого предложения письма сначала вводится вспомогательная информация, а затем - основная, причем последняя располагается после сказуемого, а вспомогательная - в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.

Можно привести примеры: "На основании письма заказчика незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на III квартал 1990 года". "На III квартал 1990 года незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на основании письма заказчика".

В первом предложении целью высказывания является указание срока, на который переносится изготовление опытного образца; во втором - обоснование причины переноса срока сдачи заказа.

И еще пример: "Решение о бесплатной отработке на строительстве жилья своими силами принято с целью экономии средств и увеличения объемов строительства". "С целью экономии средств и увеличения объемов строительства жилья принято решение о бесплатной отработке на строительстве своими силами".

В первом предложении объясняется цель принятия решения о бесплатной отработке на строительстве, во втором - объясняется, какое решение принято для экономии средств и увеличения объемов строительства жилья.

Из приведенных примеров видно, что продуманное расположение слов позволяет пишущему привлечь внимание адресата к той или иной мысли или оттенить важные моменты высказывания.

Почтовые открытки посылают, если нет времени написать письмо или необходимо передать какое-либо краткое сообщение. Поскольку почтовую открытку могут прочесть и чужие, то в ней никогда не пишут ничего такого, что могло бы заинтересовать любопытных. В открытках не высказывают критических замечаний и не упрекают. Для этого существуют письма.

Если вам показывают полученную открытку с каким-либо видом или репродукцией, то не следует переворачивать ее и читать текст. Если вы знакомы с отправителем, то можете поинтересоваться, что он пишет.

Приглашение в гости, поздравления с юбилеем, помолвкой, свадьбой, рождением ребенка, а также выражения соболезнования не посылают открытым письмом. В таких случаях открытку вкладывают в конверт или посылают телеграмму.

Немного о тайне переписки. Неразумно писать о своих тайнах в письме. Вообще не следует писать (как и говорить) о секретах, доверенных вам другими людьми, так как иногда письмо может случайно попасть в чужие руки.

Прочитанные письма не бросают где попало. Если нет желания хранить письма, правильнее всего их сжечь.

Нельзя читать письма тем, кому они не предназначены - вряд ли это будет приятно и отправителю, и получателю.

Вскрывать чужие письма, даже если речь идет о самых близких людях, недопустимо. Отношения супругов должны быть основаны на доверии, ну а если его нет, сохраните хотя бы чувство собственного достоинства. Читать чужие письма может только тот, кто лишен этого чувства!

Если Вы получаете письмо в присутствии третьих лиц, конверт можно распечатать и мельком взглянуть на текст, отложив подробное чтение "на потом". Если окажется, что полученное сообщение не допускает отсрочки, говорите: "Простите, но это очень срочно" и читаете письмо до конца. Не следует начинать чтение только что полученного письма вслух до тех пор, пока не прочтете его сами. Иначе может возникнуть неловкая необходимость прервать чтение на полуслове. Некрасиво читать письмо лицам, которым оно не адресовано.

Когда отвечать на письма? На письма стараются отвечать по возможности быстрее. Если нет времени, то пишут хотя бы несколько строк. Это особенно важно, если у вас просят ответа или ждут каких-либо сведений. На каждый вопрос письма следует ответить. Если вы не можете исполнить просьбу, то сообщить об этом тоже надо сразу же.

Если вы состоите с кем-либо в постоянной переписке, то никаких твердых сроков для ответа не существует, ибо каждый пишет тогда, когда у него есть время и желание. Но и здесь излишнее промедление нежелательно.

На поздравление отвечают совсем коротко. Если их много, можно ответить через газету.

И вообще не следует забрасывать письмами своих близких и знакомых! Люди способны отвечать на письма в среднем не чаще, чем раз в две недели, иначе эта приятная обязанность превращается в обузу.

Благодарственное письмо посылается в том случае, если вы не имели возможности лично поблагодарить лицо, оказавшее вам услугу.

Письма с благодарностью за оказанное гостеприимство отправляется примерно через неделю после отъезда, с поздравлением по случаю бракосочетания - в течение 8 дней с момента получения сообщения о этом событии. На эти письма необходимо отвечать в течение недели, нарушение этого срока может трактоваться как формальное соблюдение такта, а проще - как нетактичность.

Соболезнования посылают тому, кого постигло какое-либо несчастье. Это одно из самых трудных писем, требующих большого чувства такта. Соболезнование должно быть кратким и, в то же время, сердечным. Его посылают в течение 10 дней после получения сообщения.

Традиционные правила вежливости предписывают ответить на полученное соболезнование. Но практически их не всегда следует ждать от человека, только что пережившего утрату кого-либо из близких. На подобное молчание не нужно обижаться. В крайнем случае наш корреспондент может выслать краткое письмо: "Искренне благодарю за слова сочувствия. Мне приятно было узнать, что в тяжелую минуту Вы разделили со мной мое несчастье".

Извинение посылается всем, кого вы намеренно или ненамеренно обидели. Степень признания за собой вины зависит от уровня вашей самокритичности. Хорошо воспитанный человек не считает для себя зазорным и унизительным признаться в своей, пусть даже малой бестактности и попросить за нее прощения. Вежливость требует, чтобы извинения были приняты и чтобы об этом было сообщено в ответном послании.

Письмо-напоминание пишут тому, кто забыл о своем долге или затягивает его выполнение. Напоминание обязательно посылают в конверте и пишут в вежливом тоне, даже если есть право и возможность предъявить свои требования в законном порядке, например об уплате долга, возвращение одолженной вещи и т. д.

Рекомендательное письмо налагает определенную ответственность на рекомендующего, поэтому его дают только тому, кого хорошо знают. В рекомендательном письме коротко говорят о способностях рекомендуемого, о его квалификации и, в меру необходимости, о личных данных.

Официальное письмо. Все заявления, для которых нет специальных бланков, пишутся обычно на белом листе бумаги машинописного формата. Вверху указывается наименование учреждения и иногда фамилия того, к кому обращаются. Ниже справа - чье это заявление (имя, отчество и фамилия заявителя), его адрес или место работы и номер телефона.

Похожие статьи




Ваши письма - Основные правила делового этикета

Предыдущая | Следующая