Ваши письма - Основные правила делового этикета
Размещение текста. С левого края писчей бумаги оставляют свободное поле шириной в два пальца, которое должно быть сверху донизу одинаковой ширины. Если обращение короткое и перед ним не нужно писать "уважаемый товарищ" и т. п., то оно должно находиться посередине строки, отступая от верхнего края на 3 - 4 сантиметра. Текст письма начинается обычно на 2 - 3 сантиметра ниже обращения, причем начало первой строки находится еще дальше от края (красная строка), чем другие. Снизу также оставляют 2 - 3 сантиметра. Это касается крупноформатной бумаги, на листке меньшего формата можно оставить 1 - 2 сантиметра (сгиб листа будет, разумеется, слева).
Писать можно до правого края, но, конечно, и он будет выглядеть лучше с оставленным свободным полем.
Официальные письма (заявление, справку, автобиографию и т. д.) следует писать только на одной стороне листа.
Дата и место должны быть помечены в каждом письме. Пишутся они на первой странице вверху (обычно справа) или в конце письма слева.
Обращение в письмах зависит от характера взаимоотношений с адресатом и от ваших чувств к нему.
Не следует писать безымянно. Без имени можно обходиться только адресуя письмо учреждению. Если же вы обращаетесь к сотруднику или руководителю учреждения, фамилия которого вам известна, то его следует назвать по фамилии: "Уважаемый господин Санаев!", "Многоуважаемый доктор Климов!".
Письмо к коллеге можно начать словами: "Дорогой коллега!". В письме обращения "Ты" и "Вы" пишутся с большой буквы. Письмо заканчивают словами приветствия: " С сердечным приветом" и т. д.
Титул или звание можно писать только в том случае, если письмо адресовано совершенно постороннему человеку.
P. S. (постскриптум), или приписку, помещают в конце письма, после подписи. Ниже подписываются еще раз или ставят свои инициалы.
Официальные письма по международному стандарту пишутся не от конкретного лица, а от лица коллективного - юридического. Такая форма изложения определяется тем, что в служебном письме выражаются коллективные интересы отправителя, и подписывается оно, как правило, официальным лицом - директором предприятия, учреждения, председателем комиссии, секретарем оргкомитета.
Служебные письма пишутся только по одному вопросу, при этом информация должна быть исчерпывающей, а письмо - по возможности более кратким. При этом старайтесь не использовать сложных предложений, не рекомендуется использовать также и сложных способов мотивировки.
Объем служебного письма не должен превышать полутора страниц печатного (машинописного) текста. В тех случаях, когда необходимо изложить более пространные сведения, справки, заключения и т. п., фактически деловым письмом будет письмо, сопровождающее эти документы, которые, в свою очередь, будут оформлены как приложение к письму. Объем приложений к письму и их количество не ограничены.
Если говорить о тексте письма, то красивая писчая бумага, спокойные оттенки чернил, безупречно оформленное письмо - это еще не все. Главное в письме - это содержание и стиль.
Садясь писать письмо, нужно всегда помнить старую пословицу: "что написано пером, не вырубишь топором ". Поэтому особенно важно не садиться за письмо в дурном расположении духа, когда взвинчены нервы. Если же вспышка и потребовала изложить накипевшее на бумаге, повремените с отправкой. Перечитайте письмо на следующий день и, может быть, вы сочтете нужным переписать его заново.
Наиболее значимое слово в устной речи можно выделить интонационно, в письме этого не сделаешь. Но необходимо помнить, что в русском языке информационная значимость слова возрастает к концу предложения. И при построении ключевого предложения письма сначала вводится вспомогательная информация, а затем - основная, причем последняя располагается после сказуемого, а вспомогательная - в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.
Можно привести примеры: "На основании письма заказчика незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на III квартал 1990 года". "На III квартал 1990 года незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на основании письма заказчика".
В первом предложении целью высказывания является указание срока, на который переносится изготовление опытного образца; во втором - обоснование причины переноса срока сдачи заказа.
И еще пример: "Решение о бесплатной отработке на строительстве жилья своими силами принято с целью экономии средств и увеличения объемов строительства". "С целью экономии средств и увеличения объемов строительства жилья принято решение о бесплатной отработке на строительстве своими силами".
В первом предложении объясняется цель принятия решения о бесплатной отработке на строительстве, во втором - объясняется, какое решение принято для экономии средств и увеличения объемов строительства жилья.
Из приведенных примеров видно, что продуманное расположение слов позволяет пишущему привлечь внимание адресата к той или иной мысли или оттенить важные моменты высказывания.
Почтовые открытки посылают, если нет времени написать письмо или необходимо передать какое-либо краткое сообщение. Поскольку почтовую открытку могут прочесть и чужие, то в ней никогда не пишут ничего такого, что могло бы заинтересовать любопытных. В открытках не высказывают критических замечаний и не упрекают. Для этого существуют письма.
Если вам показывают полученную открытку с каким-либо видом или репродукцией, то не следует переворачивать ее и читать текст. Если вы знакомы с отправителем, то можете поинтересоваться, что он пишет.
Приглашение в гости, поздравления с юбилеем, помолвкой, свадьбой, рождением ребенка, а также выражения соболезнования не посылают открытым письмом. В таких случаях открытку вкладывают в конверт или посылают телеграмму.
Немного о тайне переписки. Неразумно писать о своих тайнах в письме. Вообще не следует писать (как и говорить) о секретах, доверенных вам другими людьми, так как иногда письмо может случайно попасть в чужие руки.
Прочитанные письма не бросают где попало. Если нет желания хранить письма, правильнее всего их сжечь.
Нельзя читать письма тем, кому они не предназначены - вряд ли это будет приятно и отправителю, и получателю.
Вскрывать чужие письма, даже если речь идет о самых близких людях, недопустимо. Отношения супругов должны быть основаны на доверии, ну а если его нет, сохраните хотя бы чувство собственного достоинства. Читать чужие письма может только тот, кто лишен этого чувства!
Если Вы получаете письмо в присутствии третьих лиц, конверт можно распечатать и мельком взглянуть на текст, отложив подробное чтение "на потом". Если окажется, что полученное сообщение не допускает отсрочки, говорите: "Простите, но это очень срочно" и читаете письмо до конца. Не следует начинать чтение только что полученного письма вслух до тех пор, пока не прочтете его сами. Иначе может возникнуть неловкая необходимость прервать чтение на полуслове. Некрасиво читать письмо лицам, которым оно не адресовано.
Когда отвечать на письма? На письма стараются отвечать по возможности быстрее. Если нет времени, то пишут хотя бы несколько строк. Это особенно важно, если у вас просят ответа или ждут каких-либо сведений. На каждый вопрос письма следует ответить. Если вы не можете исполнить просьбу, то сообщить об этом тоже надо сразу же.
Если вы состоите с кем-либо в постоянной переписке, то никаких твердых сроков для ответа не существует, ибо каждый пишет тогда, когда у него есть время и желание. Но и здесь излишнее промедление нежелательно.
На поздравление отвечают совсем коротко. Если их много, можно ответить через газету.
И вообще не следует забрасывать письмами своих близких и знакомых! Люди способны отвечать на письма в среднем не чаще, чем раз в две недели, иначе эта приятная обязанность превращается в обузу.
Благодарственное письмо посылается в том случае, если вы не имели возможности лично поблагодарить лицо, оказавшее вам услугу.
Письма с благодарностью за оказанное гостеприимство отправляется примерно через неделю после отъезда, с поздравлением по случаю бракосочетания - в течение 8 дней с момента получения сообщения о этом событии. На эти письма необходимо отвечать в течение недели, нарушение этого срока может трактоваться как формальное соблюдение такта, а проще - как нетактичность.
Соболезнования посылают тому, кого постигло какое-либо несчастье. Это одно из самых трудных писем, требующих большого чувства такта. Соболезнование должно быть кратким и, в то же время, сердечным. Его посылают в течение 10 дней после получения сообщения.
Традиционные правила вежливости предписывают ответить на полученное соболезнование. Но практически их не всегда следует ждать от человека, только что пережившего утрату кого-либо из близких. На подобное молчание не нужно обижаться. В крайнем случае наш корреспондент может выслать краткое письмо: "Искренне благодарю за слова сочувствия. Мне приятно было узнать, что в тяжелую минуту Вы разделили со мной мое несчастье".
Извинение посылается всем, кого вы намеренно или ненамеренно обидели. Степень признания за собой вины зависит от уровня вашей самокритичности. Хорошо воспитанный человек не считает для себя зазорным и унизительным признаться в своей, пусть даже малой бестактности и попросить за нее прощения. Вежливость требует, чтобы извинения были приняты и чтобы об этом было сообщено в ответном послании.
Письмо-напоминание пишут тому, кто забыл о своем долге или затягивает его выполнение. Напоминание обязательно посылают в конверте и пишут в вежливом тоне, даже если есть право и возможность предъявить свои требования в законном порядке, например об уплате долга, возвращение одолженной вещи и т. д.
Рекомендательное письмо налагает определенную ответственность на рекомендующего, поэтому его дают только тому, кого хорошо знают. В рекомендательном письме коротко говорят о способностях рекомендуемого, о его квалификации и, в меру необходимости, о личных данных.
Официальное письмо. Все заявления, для которых нет специальных бланков, пишутся обычно на белом листе бумаги машинописного формата. Вверху указывается наименование учреждения и иногда фамилия того, к кому обращаются. Ниже справа - чье это заявление (имя, отчество и фамилия заявителя), его адрес или место работы и номер телефона.
Похожие статьи
-
Основные виды деловых писем - Этикет делового письма
В повседневной жизни приходится нередко писать заявления, автобиографию, резюме, служебные письма, служебные записки, докладные записки, акты и справки....
-
Адреса и персональные имена, письма (Subject) - Правила сетевого этикета
Персональное имя (не путать с подписью) - произвольная строка, которую многие программы электронной почты позволяют присоединять к вашим сообщениям в...
-
Приветствие - Основные правила делового этикета
Когда в публичных местах встречаются люди, уже знакомые друг с другом, они обмениваются приветствиями. Мужчина, кланяясь женщине, вынимает руку из...
-
Обращения - Основные правила делового этикета
У нас используются две формы обращения: "вы" и "ты". В английском языке есть только одна форма, в Румынии было даже три формы обращения. В Щвеции и...
-
Визитные карточки чаще всего вручают лично. В этикете действует принцип первоочередности. При знакомстве первым вручает свою карточку тот, чей ранг,...
-
Составляющие этикета - Правила хорошего тона
А) Вежливость. Разве не больно ранит иной раз небрежное обращение, пренебрежительный тон и грубое слово, бесцеремонный и неучтивый жест? Перебранка рано...
-
Этикетные ритуалы делового письма - Этикет делового письма
Этикет - установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет - порядок поведения в системе делового общения. Основу делового этикета составляют: -...
-
Оформление стандартного делового письма. - Этикет делового письма
Встречают, как известно, по одежке. Поэтому "одежка" Вашего письма, т. е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует...
-
Деловое письмо - Деловой этикет
Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определенный этикет составления корреспонденции: На полученное письмо...
-
Деловой этикет как особый раздел этики бизнеса - Этика бизнеса
Особым разделом этики бизнеса является деловой этикет. Этикет представляет собой порядок поведения в определенной социальной сфере - систему детально...
-
Деловое письмо - Деловой протокол
Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определенный этикет составления корреспонденции: На полученное письмо...
-
Заключение - Этикет делового письма
Письмо деловой резюме автобиография Рекомендации по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для составления документов, в...
-
Этика делового общения "снизу-вверх" - Деловой этикет
В деловом общении "снизу-вверх", т. е. в отношении подчиненного к своему начальнику, общее этическое правило поведения можно сформулировать следующим...
-
Социально-психологические особенности рабочей группы и ее профессиональная деятельность Деловой этикет занимает особое место в искусстве поведения. Если,...
-
Ответ на письмо-предложение. - Этикет делового письма
Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате...
-
Этикет и культура поведения делового человека, Деловой этикет - Деловой этикет
Деловой этикет Этикет (от французского etiquette) означает установленный порядок поведения где-либо. Культура поведения - поступки и формы общения людей,...
-
КУЛЬТУРА ОБЩЕНИЯ В ТУРИСТИЧЕСКОМ ПУТЕШЕСТВИИ - Деловой этикет
1. Общие правила, рекомендуемые путешественникам 2. Правила знакомства и представления Путешествуя по разным странам, можно заметить, что правила...
-
Письма (Subject) - Сетевой этикет
Не забывайте давать названия своим письмам. Часто пользователь ориентируется именно по названиям, когда просматривает свою почту. Избегайте бессмысленных...
-
Основные требования к деловому разговору - Речевая культура делового разговора
Первое и непременное требование к деловому разговору -- правильность речи говорящих. Хотя нормы устной деловой речи не так строги, как у ее письменной...
-
Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к...
-
Правила общения по телефону - Этикет бизнеса, деловых и общественных отношений
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях: в отношениях между предприятием и социальной средой; между предприятиями; внутри...
-
Телефонный этикет - Этика бизнеса и деловых отношений
Но есть еще одна деталь крайне важная деталь для делового человека, это умение общаться по телефону. Итак, современную деловую жизнь невозможно...
-
Этикет - слово французского происхождения, означающее манеру поведения. К нему относятся правила учтивости и вежливости, принятые в обществе. Современный...
-
Вступление, Общение по телефону - Деловой этикет в телефонном разговоре
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря нему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Типовые правила оформления деловых писем Как правило, для делового письма используют плотный непрозрачный конверт стандартного образца из белой бумаги....
-
Этика делового общения "сверху-вниз" - Деловой этикет
В деловом общении "сверху-вниз", т. е. в отношении руководителя к подчиненному золотое правило этики можно сформулировать следующим образом: "Относитесь...
-
Проведение переговоров - Деловой этикет
Переговоры следует проводить в отдельном помещении. Участники переговоров от принимающей стороны должны занять место в комнате переговоров до прихода...
-
Правила подготовки и проведения приемов - Этикет делового общения
Деловой завтрак - этот вид приема удобен для людей, которые работают обеденные часы или для тех, у кого план обедов расписан на недели вперед. Если...
-
Основные правила ведения беседы, Заключение - Основные понятия об этикете
Тон разговора должен быть плавным и естественным, но никак не педантичным и игривым. В "свете" говорят обо всем, но ни во что не углубляются. В...
-
Функции делового письма, Общие требования к языку делового письма - Этикет делового письма
- Информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. - Организационная...
-
Письмо-ответ - Деловые переговоры
Письмо-ответ - деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным...
-
Основные понятия, используемые в сети Internet - Сетевой этикет
Форум - асинхронный инструмент коммуникаций. Классический форум является текстовым, но в настоящее время существуют форумы, содержащие гипертекст,...
-
Правила общения по телефону - Деловое общение
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Деловое общение, Правила вербального этикета - Деловое общение
Правила вербального этикета Этикет (от франц. etiquette) означает установленный порядок поведения где-либо. Это наиболее общее определение этикета....
-
Цвета в одежде, Визитные карточки - Основные понятия об этикете
Если человек хочет подчеркнуть белизну своего лица, то ему следует надевать красную одежду, в любых других сочетаниях красный цвет одежды подавляет...
-
Умение слушать и умение говорить: правила этикета для слушающего - Этика деловых отношений
Культура поведения в деловом общении немыслима без со правил вербального (словесного, речевого) этикета, связанного с формами и манерами речи, словарным...
-
Международный этикет, Светский этикет - Правила хорошего тона
Основные черты этикета отличаются универсальностью, то есть являются правилами вежливости не только в международном общении, но и у себя дома. Но порой...
-
Введение, Деловой этикет в телефонном разговоре - Разговор и управление собеседником по телефону
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря нему можно найти решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость...
-
Речевой этикет - Деловая этика
Речевой этикет - установленный порядок речевого взаимодействия в процессе общения. Соблюдение норм речевого этикета -- необходимое условие ведения любого...
Ваши письма - Основные правила делового этикета