Общая структура делового письма - Искусство делового письма

Письма составляются по строго определенной форме: ее принято придерживаться для удобства в изучении содержания письма. Обычно письмо делится на следующие части:

    1. Заголовок. 2. Дата написания. 3. Наименование и адрес получателя. 4. Вступительное обращение. 5. Указание на общее содержание письма. 6. Основной текст. 7. Заключительная формула вежливости. 8. Подпись отправителя. 9. Ссылка на приложение. 10. Приложения. 11. Сведения об исполнителе. 12. Постскриптум.

Расположение вышеперечисленных частей стандартного делового письма в самом полном виде должно выглядеть следующим образом (рис. 1).

Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см., хотя в большинстве случаев отправители писем предпочитают оставлять 3 - 4 см.: это позволяет беспрепятственно ознакомиться с содержанием письма даже после того, как оно уже подшито в сколь угодно толстое дело.

С правой стороны строчки текста могут заканчиваться и не на одинаковом расстоянии от края, поскольку в деловых письмах стремятся по возможности избегать переноса слов. В то же время необходимо следить за тем, чтобы правая граница текста не была ломаной - в этом случае письмо будет выглядеть "непричесанным", потеряет во внешнем восприятии того, кто будет его читать.

Рисунок 1

Ширина верхнего и нижнего полей должна быть одинакова, и составлять не менее 2 см. - такие поля не только позволяют предохранить текст от загрязнения и механических повреждений при многократном перелистывании документов, но и при необходимости кое-что пометить на них в процессе изучения содержания письма.

Текст письма следует размещать только с лицевой стороны листа или бланка. В идеальном случае письмо занимает одну страницу. Но когда места все-таки не хватает, то прибегают к нумерации страниц. Эта процедура выполняется на компьютере с использованием текстовых редакторских программ - автоматически. Номер страницы наносится на правом верхнем углу листа примерно на удалении 1 см. от перекрестия воображаемых линий, проведенных по верхней и правой границам текста.

Еще более предпочтительным является оформление последующего текста на листах с надпечаткой, содержащей в левой верхней части наименование организации, а в правой верхней части - пометку "Лист для продолжения письма №...", отчеркнутые тонкой линией по всей ширине листа:

Заголовок

Заголовок письма, как правило, оформленный "фирменным стилем" во всех случаях должен содержать:

    1. Штамп организации с указанием полного официального наименования организации. 2. Официальный адрес организации, на который поступает вся корреспонденция. 3. Номера телефонов организации. 4. Регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. 5. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

Кроме этого, сразу после наименования организации может указываться и характер ее деятельности. Иногда в заголовках деловых писем проставляются фамилии и инициалы коммерческих директоров.

Перечисленные сведения могут быть приведены или только на русском, если организация не имеет партнеров за рубежом, или дополнительно на английском.

В том случае, если переписка между вашей организацией и данным адресатом носит достаточно регулярный характер, будет нелишним поместить под заголовком - по середине листа - ссылку на исходящий номер отправления адресата, в ответ на которое вы и отсылаете настоящее послание:

"На Ваш исх. 1330а от 12 ноября 2005 г.";

"См. также Ваш исх. 100 от 13 марта 2003 г.".

Дата написания

Указывается в правом углу письма под заголовком.

Следует указать месяц отправления прописью, поскольку, во-первых, это значительно снизит вероятность ошибочной датировки, а во-вторых, в ряде стран дата, указанная цифрами, имеет расшифровку, отличающуюся от российской: например, в США первая цифра даты обозначает месяц, а не число отправления.

Наименование и адрес получателя

Указываются слева под заголовком письма на один интервал ниже даты. При этом название организации получателя или фамилия и инициалы адресата помещаются, как правило, в отдельной строке. При обращении к отдельному лицу-мужчине перед фамилией в обязательном порядке помещается общепринятое сокращение "Г." - "господину" (для женщин - "госпоже") или "Гг." - при обращении к нескольким лицам. Инициалы адресата указываются после фамилии.

Указывать должность адресата желательно, но не обязательно. Если вы указываете должность перед фамилией адресата, то сокращение "г." ("гг.") опускается. Но если по каким-то причинам вы не знаете фамилии лица, которому направляете письмо, то просто укажите его должность. Однако следует помнить, что такой способ адресации приемлем только в том случае, когда упоминаемая должность, единственная в организации, и поступление письма не вызовет в ее стенах путаницы.

Указывать специальные и воинские звания следует обязательно, если это не оговорено особо.

И еще о нескольких важных правилах:

    1. Тщательно проверяйте персональную информацию о своих адресатах - даже случайные ошибки могут привести к непоправимым последствиям, вплоть до расторжения отношений. 2. Направляя копию письма в чьей-либо адрес, не забудьте упомянуть об этом в первом экземпляре. 3. Если вы испытываете сомнения при выборе форм обращения к тому или иному лицу, то взгляните еще раз, каким образом подписался ваш респондент под своим предыдущим посланием или, если такого письма нет, как он отрекомендован в официальном справочнике.

Правила написания адреса получателя соответствуют общепринятым: указываются почтовый индекс, название страны (если письмо адресовано в ближнее зарубежье), название и тип населенного пункта, название улицы, номер дома, номер корпуса, номер офиса.

Порядок написания адреса для корреспонденции, направляемой в другие страны, должен соответствовать внутренним правилам адресации, действующей в этих странах.

Вступительное обращение

Представляет собой общепринятую стандартную формулу официального приветствия. В том случае, если вы находитесь в давних и достаточно теплых взаимоотношениях с респондентом, официальность приветствия может быть несколько смягчена.

Помещается на левой стороне письма под адресом получателя и выносится в отдельную строку.

Возможно обращение к организации вообще и к отдельным должностным лицам:

"Уважаемые господа!";

"Господа!";

"Уважаемый господин Бурлов!";

"Уважаемая госпожа Спенсер!".

Указание на общее содержание письма

Достаточно часто перед основным текстом приводятся краткие сведения, раскрывающие направленность содержания данного письма.

Помещаются отдельной строкой на правой стороне письма, отделяясь интервалом от вступительного обращения.

"Касается сроков исполнения заказа №57";

"По делу Липицкого Е. Ю.".

Подобное указание также имеет целью привлечь внимание сотрудника, осуществляющего сортировку входящей корреспонденции, и поэтому, как правило, выделяется шрифтом несколько меньшего размера и подчеркиванием. Указание должно быть кратким и конкретным.

Основной текст

Рассмотрим наиболее общие рекомендации относительно содержания деловых писем:

    1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части - вводную часть, констатирующую, или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма). 2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну - две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями. 3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку сделанного на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах этого. 4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т. п. 5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). Передайте документ на оформление. 6. Откорректируйте и отредактируйте (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем.

Заключительная формула вежливости

Заключительная формула вежливости также представляет собой стандартные выражения. Официальный тон заключительных строк также может быть насколько приглушен, но ровно настолько, насколько это позволяет сделать ваши взаимоотношения с адресатом.

Помещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как правило, отделяясь дополнительным интервалом.

В отличие от адресации письма заключительная формула вежливости безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:

"С уважением ...";

"С благодарностью и уважением ...";

"Остаюсь искренне Ваш ...";

"С глубоким почтением ...".

Подпись

Содержит официальное наименование должности отправителя, собственно подпись, фамилию и инициалы отправителя.

Помещается на правой стороне листа после заключительной формулировки вежливости. Все данные о должности отправителя должны полностью соответствовать сведениям об организации, приведенным в заголовке письма.

В том случае, если отправителей письма несколько, и они представляют разные подразделения организации, подписи располагаются отдельными строками либо по иерархическому принципу, либо - если отправители равны между собой - в алфавитном порядке.

Указание на приложение

После того, как все этапы оформления разделов основной части письма вами завершены, следует подумать о приложениях - в том случае, если в них есть необходимость. Особо оговорим случай с сопроводительными письмами - вся направляемая с ними письменная информация квалифицируется как приложения и перечисляется после подписи по порядку.

Список приложений открывается вынесенным в отдельную строку на левую сторону листа словом "Приложение (приложения):". При перечислении приложений придерживаются следующих правил:

    1. Документы перечисляют либо в порядке важности (начиная с главного документа), либо в порядке убывания объема документа при определенной однородности их содержания (например, статистические сводные таблицы или отчеты и т. п.), либо в алфавитном порядке. 2. Нумерацию списка приложений оформляют с обязательным указанием слова "Приложение" ("Приложение 1", "Приложение 3а"). 3. Наименование документа дают в кавычках с заглавной буквы, но полностью, как правило, не указывают, если только это не приведет к недопониманию назначения приложений и их идентификации при ознакомлении с содержанием письма - обычно оказывается достаточным сослаться на ключевое слово ("Проект соглашения ...", "Договор №7", "Протокол о намерениях, вариант 2").

Оформление приложений

Сведения о документах, высланных в адрес организации в качестве приложений к письму, должны полностью совпадать с их фактическими названиями, объемом, грифом доступности. На первых листах документов в правом верхнем углу выполняется надпечатка, указывающая на номер приложения:

"Приложение 9";

"Приложение 1в" и т. д.

Сведения об исполнителе

Этот раздел делового письма является необязательным, но лишь в тех случаях, когда письмо исполнено непосредственно отправителем.

Сведения об исполнителе обычно указываются через интервал ниже списка приложений в левой части листа более мелким, но хорошо читаемым шрифтом и содержат:

    1. Ключевое слово "исполнил" 2. Фамилию и инициалы исполнителя 3. Служебный телефон 4. Дату исполнения документа - в том случае, если она отличается от даты, приведенной в заголовке:

"Исполнил Глушанок М. И.

    4-15-90, внутр. 3-90. 11.01.97. "

Аналогичным способом оформляется запись об исполнителях других частей документа.

"Исполнила Саляхова Ш. С.

Печатала Моисеева Е. В.

120-19-91

Исп. приложений (кроме 1 и 4) -

Воробьева И. М.

15.10.99. "

Постскриптум

Приписка после подписи допустима лишь в двух случаях, весьма тесно с собой взаимосвязанных:

    1. Необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст. 2. Информация в основном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальное восприятие и оценку ситуации.

Приписка "постскриптум" в обязательном порядке выполняется после соответствующей ссылки ("Постскриптум", "П. С.", "P. s.") отправителем документа, в безотлагательных случаях - от руки, и заверяется повторной подписью, а в необходимых случаях - указанием даты и времени, когда была сделана приписка.

В наиболее сложных ситуациях вполне извинительной является повторная приписка "Постпостскриптум" ("П. п.с.", "P. p.s."), оформляемая отправителем с соблюдением тех же правил.

Похожие статьи




Общая структура делового письма - Искусство делового письма

Предыдущая | Следующая