Деловая переписка в коммерческой работе - Культура предпринимательской деятельности
Так, или иначе, все упомянутые выше главы уже затрагивали тему деловых переговоров, в письменном виде. Как кажется мне, все эти темы являются совокупными и служат, чтобы дополнять друг друга. Теперь о переписке.
Помимо устных переговоров коммерсанты-партнеры широко используют деловую переписку, в частности коммерческие письма. Такие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и имеют правовую силу, т. е. могут быть обжалованы в суде.
Функциональные виды коммерческой переписки:
- - Запрос - Ответ на запрос; - Предложение (оферта) - ответ на предложение (акцепт); - Рекламация (претензия) - ответ на рекламацию (претензию).
Запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку товара. В запросе указывается наименование товара и условия, на которых партнеру желательно получить товар, например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки, условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется при подготовке к заключению сделки.
Деловое письмо является важным каналом бизнес-коммуникаций. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, разрешаются проблемы, возникающие при реализации договорных отношений, излагаются претензии.
Официальные письма обычно пишутся на фирменных бланках и должны содержать ряд обязательных элементов (реквизитов), которые необходимо располагать в определенном порядке.
Оформление делового письма. Рассмотрение особенностей оформления деловых писем целесообразно начать с состава их реквизитов. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 для надлежащего оформления писем в процессе осуществления служебно-деловой переписки используются следующие реквизиты:
- 01 - изображение Государственного герба Российской Федерации; 02 - изображение герба субъекта Российской Федерации; 03 - изображение эмблемы (товарного знака либо знака обслуживания) предприятия (организации, учреждения); 04 - код предприятия (организации, учреждения); 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 - наименование предприятия (организации, учреждения); 09 - справочные данные о предприятии (организации, учреждении); 11 - дата письма; 12 - регистрационный номер письма; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату письма; 15 - сведения об адресате; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст письма; 21-отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования письма; 24 - виза согласования; 25 - оттиск печати; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение); 30 - идентификатор электронной копии письма.
Оформление перечисленных реквизитов производится в соответствии с разделом 3 ГОСТ Р 6.30-2003.
Для делового письма рекомендуется использовать следующий состав реквизитов:
- * Наименование организации; * Наименование структурного подразделения (при необходимости); * Справочные данные об организации (юридический и почтовый адреса, телефон, факс, адрес электронной почты, банковские реквизиты); * Дата документа; * Регистрационный номер исходящего документа; * Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ; * Адресат (наименование и адрес организации-получателя письма, при необходимости - структурное подразделение, должность и ФИО лица, которому направляется письмо); * Вид документа - для особого вида писем, например, претензий; для остальных писем вид документа ("письмо") не указывается; * Заголовок к тексту (помещается перед текстом письма, должен отражать основной вопрос, которому посвящается письмо, начинается с "О" или "Об"); * Текст письма; * Отметка о наличии приложений (при необходимости); * подпись (наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка); * Отметка об исполнителе (При необходимости) - фамилия или ФИО исполнителя письма, служебный телефон.
Рекламация:
- коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации (претензии) могут быть предъявлены в отношении качества, количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежей и других условий договора (контракта).
Рекламация должна содержать следующие данные:
- - основание для предъявления претензий; - доказательства - ссылки на нормативные акты и документы (ТУ, акт экспертизы, акт приемки, коммерческий акт); - конкретные требования стороны, предъявляющей претензию, например, требование замены некачественного товара качественным или уценки товара; требование расторжения контракта и возмещения убытков в связи с невыполнением контракта.
Рекламация предъявляется в письменном виде (заказным письмом), с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.
При ответе на рекламацию возможны следующие варианты:
- 1. Если решение не принято, сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению. 2. Если претензия удовлетворяется полностью или частично, указывается срок и способ ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате указывается признанная сумма, номер и дата платежного поручения. 3. Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.
Оферта:
- формальное предложение заключить коммерческую сделку, содержащее все существенные условия соглашения: ассортимент, количество, цены, сроки, ответственность сторон и т. п. При ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача конкретного заказа или заключение договора (контракта). Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения (например, с количеством товара, ценой, сроками поставки и т. п.), он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка или проходят переговоры до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах сделки.
Рисунок №1. Пример гарантийного письма
Рисунок №2. Пример письма-ответа
Язык деловой переписки. Основная особенность письменной речи - это использование и постоянное повторение единообразных речевых средств. В официальной переписке часто встречаются штампы. Они позволяют точнее выразить мысль, исключают различные трактовки текста, делают его более лаконичным. Для написания документа или письма можно использовать только этот набор клише. Стандартные фразы уже многие десятилетия применяются в письменной речи, поэтому любой человек сможет с легкостью составить текст. Вам не придется долго подбирать формулировки, ведь они все будут под рукой. Документы с использованием фраз-штампов пишутся за считанные минуты и не требуют особых усилий.
Деловая переписка не приемлет излишней эмоциональности в изложении. Для нее характерен нейтральный тон. Вместо эмоциональных средств оценки применяются логические. В документах нельзя использовать диалектизмы или просторечные выражения. Также табу накладывается на междометия или слова с суффиксами субъективной оценки (уменьшительно-ласкательными, например). Модальные слова тоже нежелательно использовать в официальной речи. При написании текста необходимо ориентироваться на факты, а не на эмоциональную составляющую. Документ должен следовать четкой логике изложения.
Смысловая точность - это не простое правило, это важное условие, обеспечивающее практическую ценность документа. Логичность изложения также выступает в качестве правовой составляющей. Если подобрать слово, которое двояко будет трактовать содержание, то смысл может сильно измениться. Весь текст при этом приобретет нежелательную тональность.
В деловой переписке важную роль играет не только построение фраз, но и фактическая составляющая. Каждое суждение, каждая мысль, высказанная в документе, должна быть подкреплена достаточным количеством фактов. Сами факты не должны быть однотипными или несущественными. При составлении документов необходимо тщательно подбирать информацию, проверять все данные, обращать внимание на их достоверность. Если все факты будут соответствовать этим параметрам, то читатель без труда уяснит смысл написанного, ему не потребуются дополнительные усилия или сведения для понимания.
Более того, смысл большей части деловых документов в том, чтобы убедить читателя, донести до него свою точку зрения. Грамотная и убедительная аргументация является главным инструментом достижения этой цели. Проверенные данные, достаточное количество фактов и доказательств - это основные составляющие любого документа: письма, служебной записки или коммерческого предложения.
Речевой этикет деловой переписки. Как и общественный этикет, этикет делового общения - это набор правил, которые закрепились в социуме. Норма требует соблюдения этих правил при составлении документов, при письменном общении с коллегами и партнерами.
На протяжении многих лет деловая переписка ассоциировалась с личной перепиской, поэтому в документах использовались глаголы первого лица. Затем письма стали приобретать общественный характер, и личные формы переписки перестали соотноситься с этим характером. Поэтому со временем словесные формулы, используемые в деловой переписке, стали трансформироваться.
Объектами трансформации стали выражения словесной вежливости. Они начали выходить из деловой речи, уступая место устойчивым выражениям. Сегодня существуют специальные устойчивые формы, позволяющие выразить просьбу или отказ, напоминание или уведомление. Мы начнем объяснять особенности деловой переписки с употребления местоимений.
При написании документов не применяется личное восприятие, так как передаваемая информация является стандартной. Интересы, высказываемые в деловой переписке, выражает не конкретный человек, а целая организация или предприятие. Все просьбы или прошения, описанные в документах, излагаются от первого лица множественного числа, а не от единственного числа. То есть, предполагается местоимение "мы", а не "я". Однако само местоимение "мы" не пишется. Общественный характер обращения выражается за счет использования формы глагола. Окончание глагола точно определяет тип изложения от первого лица множественного числа.
Отдельное внимание уделяется залоговым формам. Использование страдательного залога является более предпочтительным. Например, фраза "Вы не выполнили обязательств, замена батарей отопления не произведена" выглядит слишком резко, будто пишущий обвиняет в этом конкретное лицо. Использование страдательного залога - "Обязательства, по замене батарей отопления, не были выполнены", позволяет обозначить сам факт невыполнения обязательств, а не несет в себе обвинение. Виновники подразумеваются, но конкретно не выделяются.
Использование действительного залога целесообразно при выделении должностного лица, который является источником описываемых действий. Например, "юридическая служба разъясняет..." В этом случае предпочтительно использовать прямой порядок слов, а в качестве глагольной формы выбирать настоящее время.
Использование страдательного залога связано с характером подаваемой информации. Если необходимо сделать акцент на действии, а не на исполнителе, то можно применять страдательные залоговые формы: письмо отправлено, заявка получена и т. д. Также страдательный залог уместен в предложениях, где объект очевиден. Например, "сроки работ уже определены".
Более того, правила деловой переписки регламентируют выбор формы глагольного вида. Несовершенный вид используется для акцентирования внимания на нежелательном действии, которое постоянно повторяется. Например, "Работники постоянно нарушают правила безопасности". Совершенный вид может подчеркнуть законченность действия, например, "Сотрудники приступили к своим обязанностям".
Хотя документы носят нейтральный оттенок, иногда необходимо внести дополнительные акценты. Для этого используются вводные слова и выражения. Часто вводные конструкции позволяют снять напряжение в тоне повествования. Например, фраза "Просим отправить документы, находящиеся в Вашем офисе" звучит слишком категорично. Если изменить предложение, добавить вводное слово: "Просим отправить документы, находящиеся, судя по всему, в Вашем офисе", то тон станет нейтральным, категоричность и напряжение пропадут. Следовательно, все предложение будет соответствовать нормам тактичности и вежливости.
Другой пример демонстрирует придание уважительного тона документу. Фраза "Ваш запрос не может быть удовлетворен" существенно отличается от фразы "К сожалению, Ваш запрос не может быть удовлетворен". Второй вариант более приемлем для этикета деловой переписки. Так можно показать свое уважение, избежать излишней грубости.
Также вводные конструкции делают текст менее сухим. Предложение "Просим направить, если это возможно, своего представителя в качестве эксперта для определения качества нашей продукции" будет соответствовать правилам делового этикета.
Использование вводных слов и конструкций делают деловой текст менее сухим и категоричным. С их помощью можно продемонстрировать уважение к адресату, показать свою доброжелательность и деликатность. Это позволяет сохранить профессиональное самолюбие адресата.
Особенности деловой переписки. Чаще всего в документах и других официальных текстах используются формы слова "уважаемый". Если после обращения поставить запятую, то предложение будет трактоваться как нейтральное, будничное. Если поставить восклицательный знак, то он укажет на важность документа, на его значимость.
При обращении к лицам одной профессии используется выражение "уважаемый коллега" (или "уважаемые коллеги", если речь идет о группе людей). Фраза "дорогие коллеги" чаще применима при написании официальных поздравлений, так как она несет эмоциональную окраску. В нейтральном обращении используется просто слово "коллеги".
Не все деловые письма являются официальными документами. Правила деловой переписки регламентируют, что при написании текста личностного характера к человеку предпочтительно обращаться по имени-отчеству. Фамилия добавит официальности, сделает обращение более вежливым и формальным.
Для выяснения отношений между партнерами или организациями составляются тексты, состоящие из двух частей. Первая часть обосновывает решение, вторая является заключением по этому решению. В зависимости от характера текста эти части могут располагаться в разном порядке. Психологически лучше перенести отрицательное решение в конец письма, начав с обоснования. Если решение положительное, то можно начать текст именно с него, а потом уже написать обоснование.
При составлении документа с отрицательным решением стоит особое внимание уделить обоснованию. Максимально точное и развернутое обоснование поможет сделать документ более корректным, создать уважительный тон. Резкий отказ может повлиять на самооценку адресата, что часто плохо сказывается на дальнейших отношениях. Если разместить в начале документа подробное и развернутое обоснование, то сам отказ не будет восприниматься резко негативно.
Правила деловой переписки не приемлют излишней эмоциональности в изложении. Документы и письма должны сохранять нейтральность повествования. Это позволяет сделать их более объективными. Нельзя использовать грубые выражения, демонстрировать свое неуважение или нетактичность к адресату. Также стоит избегать излишней вежливости. В деловой переписке не должно быть фраз вроде "не откажите в любезности". Лучше придерживаться сухого и строгого изложения, чем злоупотреблять вежливыми формами.
Нейтральность и общественный характер деловой речи не означают, что собеседника не интересует, кто отправил ему деловую корреспонденцию. Язык деловой переписки регламентирует и правила подписания документов. Существует должностной порядок, который обязательно должен быть соблюден. Если письмо было подписано директором компании, то ответ на него также должен включать подпись директора или его заместителя. Если письмо подписано заместителем, то по этикету на него может ответить директор.
Одна из основных тем, которой касаются при написании деловых писем - это просьбы. Вместе с просьбой необходимо составить и ее обоснование. Письма-просьбы пишутся по одной схеме с формами личного или коллективного заявления.
Существует несколько вариантов изложения просьбы в деловом письме:
С использованием формы первого лица единственного числа (Прошу...);
С использованием формы первого лица множественного числа (Просим...);
С использованием формы третьего лица единственного числа (Организация просит...);
С использованием формы третьего лица множественного числа (Президент и совет директоров просят).
Этикет деловой переписки предполагает, что на письма необходимо давать ответы. Характер ответа зависит от характера письма-запроса.
Если было получено письмо с просьбой, то ответ должен включать обоснование и решение, будет ли просьба удовлетворена или нет. Если было получено письмо с предложением, то ответ должен содержать решение, будет ли предложение принято или нет. Любое письмо-ответ будет включать ссылку на письмо-запрос. При составлении документа необходимо точно и последовательно излагать суть, соблюдать идентичность содержания.
Похожие статьи
-
Деловое письмо В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу....
-
Деловая переписка, культура речи - Профессиональная этика
Деловое письмо В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу....
-
Деловое письмо В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу....
-
Правила ведения деловых переговоров с партнерами - Культура предпринимательской деятельности
Во второй главе мы уже затронули, косвенно, вопросы этой темы, теперь, следует углубиться в нее. Манера разговаривать - это вторая по значимости вещь...
-
Этикет коммерсанта - Культура предпринимательской деятельности
Понятие этикета уже было раскрыто в первой главе, в пункте 1.3, страница 6. Теперь мы поговорим о том, как применим этикет к коммерсанту. Этикет...
-
Введение - Культура предпринимательской деятельности
Вопрос, о культуре предпринимательской деятельности стоит перед людьми с момента зарождения самого простейшего вида торговли - натурального обмена. В...
-
Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к...
-
Задание 4. Деловой этикет: письменное общение и деловая переписка - Основы делового этикета
Деловое общение представляет собой как устное, так и письменное общение. Письменное деловое общение чаще всего выглядит как документ, применяется для...
-
Внешний вид мужчины - Культура одежды делового человека
Внешний облик делового человека - это первый шаг к успеху, поскольку для потенциального партнера его костюм служит кодом, свидетельствующим о степени...
-
Общие требования делового этикета Серьезность целей предпринимательской деятельности, ради которых вступают в партнерские отношения, и принципы делового...
-
ПРАВИЛА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ - Этикет и культура делового общения
Другая важная часть делового этикета - Служебная переписка . Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю...
-
Заключение - Культура предпринимательской деятельности
Подводя к концу курсовую работу, можно говорить о выполнении всех поставленных вопросы и задач. Проведя анализ большого перечня статей, нами был выбран...
-
Понятие этики делового общения - Этика и психология коммерческой работы
Этика - учение о морали, нравственности. Термин "этика" впервые употребил Аристотель (384-322 до н. э.) для обозначения практической философии, которая...
-
Говоря о коммерческом работнике, в первую очередь, мы говорим о коммерсанте, что было раскрыто выше. В этой главе я затрону такие понятия, как культура,...
-
Этикет и культура поведения делового человека, Деловой этикет - Деловой этикет
Деловой этикет Этикет (от французского etiquette) означает установленный порядок поведения где-либо. Культура поведения - поступки и формы общения людей,...
-
Деловая переписка - Деловой этикет
В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу. Деловая...
-
Первое впечатление - Речевая культура делового разговора
Чтобы достичь успеха, не всегда достаточно затратить тысячи долларов на образование и гардероб делового человека. При всех прочих равных условиях...
-
Социально-психологические особенности рабочей группы и ее профессиональная деятельность Деловой этикет занимает особое место в искусстве поведения. Если,...
-
Специфика организации и проведения деловых переговоров Деловые переговоры фактически происходят каждый день в деловой сфере, в семье, и даже в суде, но...
-
ПРАВИЛА ЭТИКЕТА - Этикет и культура делового общения
Правила этикета, облаченные в конкретные формы поведения, указывают на единство его сторон: Морально-этической и Эстетической . Первая сторона - это...
-
Основные элементы подготовки к переговорам: определение предмета (проблем) переговоров, поиск партнеров для их решения, уяснение своих интересов и...
-
Виды коммерческих деловых писем, Запрос и ответ на него - Искусство делового письма
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая...
-
Культура речи, деловая переписка, Этикетная формула - Деловой этикет
Этикетная формула Этикетная формула часто представляет собой фразеологизированные предложения, являющиеся готовыми языковыми средствами. Многие из них...
-
Виды деловых писем - Сущность и классификация деловых писем
Виды некоммерческих деловых писем Письмо-просьба . В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность...
-
Профессиональная культура предпринимателя
Жест "расстегивание пиджака" также является знаком открыто-сти. Люди открытые и дружески расположенные часто расстегивают и даже снимают пиджак в...
-
Деловой этикет в деловом общении - Деловой этикет и внутренняя культура человека
Поведение участников делового взаимодействия в значительной степени определяется соотношением их статусов. При этом более высокий статус имеет начальник...
-
Деловая переписка - Основы делового этикета
Другая важная часть делового этикета -- служебная переписка. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю...
-
Этические нормы организации и этика руководителя Этические нормы выступают в роли регулятора отношений в коллективе, который или будет способствовать...
-
Этикет - слово французского происхождения, означающее манеру поведения. К нему относятся правила учтивости и вежливости, принятые в обществе. Современный...
-
Как правильно выбрать мужской костюм - Культура одежды делового человека
Примерку надо начинать с пиджака, а в нем главное - так называемый "плечевой пояс" и воротник, который должен мягко облегать шею. В плечах хороший костюм...
-
Правила деловой переписки - Деловое общение
Другая важная часть делового этикета -- служебная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывают...
-
Внешний вид сотрудников - Культура одежды делового человека
Ни один сотрудник или управляющий фирмой не захочет, чтобы ее образ потускнел в глазах других людей оттого, что кто-то из руководящих сотрудников будет...
-
Деловые приемы: подготовка и проведение - Этические аспекты внешнеэкономической деятельности
В мировой практике деловые приемы являются одной из общепринятых и распространенных форм представительской работы российского и международного бизнеса....
-
Основные задачи деловых совещаний Одна из основных задач ведущего делового совещания - привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить...
-
Рассмотренные выше профессиональные и психологические аспекты культуры сервисной деятельности тесно переплетаются с Этикой обслуживания . Этические...
-
Речевые штампы, помогающие провести коммерческие переговоры - Речевая культура делового разговора
Фразы, помогающие представить свою фирму: Наша фирма создана (образована в... году. Ее учредителями являются... Годовой оборот фирмы составляет... Фирма...
-
Правила этикета - Психология и этика деловых отношений
Правила этикета, облаченные в конкретные формы поведения, указывают на единство двух его сторон: морально-этической и эстетической. Первая сторона - его...
-
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые переговоры. Изучением этики и психологии...
-
Одежда для деловой женщины. - Имидж делового человека
Одежда для деловой женщины один из важных факторов престижа, способ показать свою деловую значимость. Правильно подобранный деловой костюм может оказать...
-
ДЕЛОВЫЕ ПЕРЕГОВОРЫ - Имидж делового человека
Переговоры - это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные...
Деловая переписка в коммерческой работе - Культура предпринимательской деятельности