Структура текста делового письма. Основные правила составления деловых писем - Деловое общение по телефону
Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:
- - Изучение существующего вопроса. - Подготовка и написание проекта текста письма. - Согласование проекта письма. - Подписание руководителем. - Регистрация. - Отправка.
Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:
- - Общественную позицию адресата в соотношении с собственной; - Степень знакомства, характер отношений; - Официальность/неофициальность ситуации общения; - Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.
В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.
Деловой стиль -- это совокупность речевых средств, функция которых обслуживание сферы официально-деловых отношений.
Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:
- 1) Участники делового общения -- преимущественно юридические лица -- организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц; 2) Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы; 3) Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.; 4) Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя; 5) Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.
Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами.
Она должна быть:
- - официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения; - адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций; - актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либоиного использования в управленческой деятельности; - объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений; - убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения -- побудить адресата совершать (или не совершать)определенные действия; - полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств. Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка -- научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.
Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:
- - стандартизация изложения; - нейтральный тон изложения; - точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок; - лаконичность, краткость изложения текста; - использование языковых формул; - использование терминов; - применение лексических и графических сокращений; - преобладание страдательных конструкций над действительными; - употребление словосочетаний с отглагольным существительным; - использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже; - преобладание простых распространенных предложений.
По содержанию и назначению письма могут быть:
- - инструктивными; - сопроводительными; - гарантийными; - информационными; - благодарственными; - поздравительными; - рекламными.
Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения, письма-благодарности и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.
2 Практическая часть
Похожие статьи
-
Каковы особенности делового общения - Основные особенности официально-делового стиля речи
Культура делового общения предполагает высокую этическую культуру, умение видеть в партнере, участнике совместной деятельности, не только "нужного"...
-
Стиль и оформление письма - Составление делового письма
Что понимают под стилем делового письма? Стиль Вашего письма -- это то, как оно написано. Стиль является продуктом целого ряда факторов и правил,...
-
Структура делового письма - Составление делового письма
Любое деловое письмо имеет типовую внутреннюю структуру: Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое...
-
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые переговоры. Изучением этики и психологии...
-
Деловая переписка в коммерческой работе - Культура предпринимательской деятельности
Так, или иначе, все упомянутые выше главы уже затрагивали тему деловых переговоров, в письменном виде. Как кажется мне, все эти темы являются совокупными...
-
Правила общения по телефону - Деловое общение
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Деловая беседа как вид делового общения. Деловой этикет - Основные правила подготовки деловой беседы
Деловой этикет беседа общение Деловое общение может быть как письменным, так и устным: Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные...
-
Типовые правила оформления деловых писем Как правило, для делового письма используют плотный непрозрачный конверт стандартного образца из белой бумаги....
-
ПРАВИЛА ОБЩЕНИЯ ПО ТЕЛЕФОНУ - Этикет и культура делового общения
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Правила общения по телефону - Психология и этика делового контакта: понятие, характеристика
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Правила общения по телефону - Этикет бизнеса, деловых и общественных отношений
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Проблема структуры делового общения - Основные фазы деловой беседы
Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы. Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном...
-
Деловое общение, Правила вербального этикета - Деловое общение
Правила вербального этикета Этикет (от франц. etiquette) означает установленный порядок поведения где-либо. Это наиболее общее определение этикета....
-
ПРАВИЛА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ - Этикет и культура делового общения
Другая важная часть делового этикета - Служебная переписка . Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю...
-
Правила деловой переписки - Деловое общение
Другая важная часть делового этикета -- служебная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывают...
-
ПРАВИЛА ЭТИКЕТА - Этикет и культура делового общения
Правила этикета, облаченные в конкретные формы поведения, указывают на единство его сторон: Морально-этической и Эстетической . Первая сторона - это...
-
Заключение - Составление делового письма
Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд,...
-
Этика и психология делового общения, правил делового общения - Этика и психология делового общения
Этика делового общения - это частный случай этики, науки о поведении, соответствующем общественным нормам и моральным устоям социума. Понятие этики тесно...
-
Влияние личностных качеств на общение - Деловое поведение. Правила делового поведения в организации
Личность обладает индивидуальными чертами и качествами - интеллектуальными, нравственными, эмоциональными, волевыми, формирующимися под воздействием...
-
Задание 4. Деловой этикет: письменное общение и деловая переписка - Основы делового этикета
Деловое общение представляет собой как устное, так и письменное общение. Письменное деловое общение чаще всего выглядит как документ, применяется для...
-
Письмо-сообщение, Письмо-подтверждение - Деловые переговоры
Письмо-сообщение - деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение...
-
13. Рытченко Т. А., Татаркова Н. В. - Психология деловых отношений - МГУЭСИ, М., 2001Личность обладает индивидуальными чертами и качествами -...
-
ВВЕДЕНИЕ, ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАЗГОВОРА ПО ТЕЛЕФОНУ - Правила разговора по телефону
Телефонный разговор, один из видов делового разговора - самый быстрый способ связи в современной жизни, он позволяет решить многие проблемы, установить...
-
Общение по телефону - Деловая этика как социальный фактор бизнеса
Главные требования культуры общения по телефону - краткость (лаконичность), четкость и ясность не только в мыслях, но и в их изложении. Разговор должен...
-
Деловое письмо - Составление делового письма
Важное место в любом бизнесе занимает деловая переписка. Деловое письмо имеет огромные возможности, важно только научиться их использовать. Деловое...
-
Этика деловой общение учение Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Вечным и одним...
-
Этикетные ритуалы делового текста - Этикет делового письма
В письменной речи использование этикетных средств остается неизменной. В значительной степени оно определяется жанром послания (письмо-приглашение,...
-
Введение, Основные понятия этики - Этика делового общения
Деловое общение - это особый вид общения, который реализуется в совместной профессионально-предметной деятельности людей и содержание которого...
-
Понятие и цели делового общения Общение - процесс взаимодействия общественных субъектов: социальных групп, общностей или личностей, в котором происходит...
-
К структуре общения можно подойти по-разному, в данном случае будет охарактеризована структура путем выделения в общении трех взаимосвязанных сторон:...
-
ПРАВИЛА ВЕРБАЛЬНОГО ЭТИКЕТА - Этикет и культура делового общения
Культура поведения в деловом общении немыслима без соблюдения правил Вербального (словесного, речевого) Этикета , связанного формами и манерами речи,...
-
Основные принципы делового этикета - Деловое общение
Этикет - это устойчивый порядок поведения, совокупность правил вежливого обхождения в обществе. Этикетные правила представляют собой поведенческий язык...
-
Подготовка и проведение деловой беседы - Основные правила подготовки деловой беседы
Организация деловой беседы или участие в ней предполагает наличие у человека определенных навыков и соблюдения некоторых правил. Прежде всего ,...
-
Деловая беседа как основная форма делового общения - Деловое общение и его формы
Деловая беседа - это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к...
-
Вступление, Общение по телефону - Деловой этикет в телефонном разговоре
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря нему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Основные правила ведения делового совещания - Деловые совещания и переговоры
Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы....
-
Диалоговое общение - Деловое поведение. Правила делового поведения в организации
Деловая беседа, как правило, состоит из следующих этапов: ознакомление с решаемым вопросом и его изложение; уточнение влияющих на выбор решения факторов;...
-
Общая структура делового письма - Искусство делового письма
Письма составляются по строго определенной форме: ее принято придерживаться для удобства в изучении содержания письма. Обычно письмо делится на следующие...
-
Франция - Французский деловой стиль общения. Правила поведения за столом
Французы - одна из старейших и самобытнейших наций на европейском континенте, с богатой историей и культурой. В прошлом Франция оказала значительное...
-
Виды делового общения - Этика деловых отношений
Деловое общение - это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом. Деловое общение отличается от...
Структура текста делового письма. Основные правила составления деловых писем - Деловое общение по телефону