Структура текста делового письма. Основные правила составления деловых писем - Деловое общение по телефону

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

    - Изучение существующего вопроса. - Подготовка и написание проекта текста письма. - Согласование проекта письма. - Подписание руководителем. - Регистрация. - Отправка.

Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:

    - Общественную позицию адресата в соотношении с собственной; - Степень знакомства, характер отношений; - Официальность/неофициальность ситуации общения; - Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.

Деловой стиль -- это совокупность речевых средств, функция которых обслуживание сферы официально-деловых отношений.

Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

    1) Участники делового общения -- преимущественно юридические лица -- организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц; 2) Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы; 3) Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.; 4) Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя; 5) Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами.

Она должна быть:

    - официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения; - адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций; - актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либоиного использования в управленческой деятельности; - объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений; - убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения -- побудить адресата совершать (или не совершать)определенные действия; - полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств. Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка -- научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.

Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

    - стандартизация изложения; - нейтральный тон изложения; - точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок; - лаконичность, краткость изложения текста; - использование языковых формул; - использование терминов; - применение лексических и графических сокращений; - преобладание страдательных конструкций над действительными; - употребление словосочетаний с отглагольным существительным; - использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже; - преобладание простых распространенных предложений.

По содержанию и назначению письма могут быть:

    - инструктивными; - сопроводительными; - гарантийными; - информационными; - благодарственными; - поздравительными; - рекламными.

Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения, письма-благодарности и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.

2 Практическая часть

Похожие статьи




Структура текста делового письма. Основные правила составления деловых писем - Деловое общение по телефону

Предыдущая | Следующая