Общепринятые правила составления деловых писем - Деловая переписка

Основой делового письма является текст, который должен четко и убедительно отражать причину и цель его написания, раскрывать содержание конкретного дела, содержать доказательства, выводы.

Текст делится на взаимообусловлены логические элементы: вступление, основную часть (доказательство), окончание. Во введении указывается причина написания письма, в основной части излагается суть вопроса, приводятся ся доказательства, объяснения, рассуждения. В окончании делают выводы, указывают цель написания письмота.

При составлении текста письма следует придерживаться следующих правил:

    - использовать языковые средства, соответствующие нормам литературного языка и понятны для адресата (например, при использовании терминов); - отдавать предпочтение простым предложением; - в предложениях применять прямой порядок слов (подлежащее перед сказуемым; определение перед определяемым словами; приложения после управляющего слова; вставные слова - в начале предложения); - деепричастные обороты употреблять в начале предложения; - использовать инфинитивные конструкции; - для предупреждения обострения отношений с партнером активную форму глаголов следует заменять на пассивную; активную форму следует употреблять только в случае, если важно указать на конкретного исполнителя; - использовать сокращения слов, сложносокращенные слова и аббревиатуры, которые в делопроизводстве пишутся по общим правилам; - использовать устоявшиеся синтаксические конструкции; - принимать устойчивые (стандартизированные) сообщения; - не употреблять образных выражений, эмоционально окрашенных слов и синтаксических конструкций; - использовать формы вежливости.

Требования к тексту письма

Основой служебного письма является текст, который должен четко отражать причину и цель его написания, раскрывать суть конкретного дела, содержать убедительные доказательства, аргументы.

Чтобы текст письма был безупречным, в он характеризоваться такими признаками:

    - правильностью т. е. соответствовать литературным нормам, действующим в языковой системе (орфографическим, лексическим, морфологическим, синтаксическим, стилистическим, пунктуационным); - содержательностью которая предполагает глубокое осмысление темы, основной мысли письма, избегание всего лишнего; мысли должны излагаться четко и по существу, кратко и без двусмысленности; - последовательностью и логичностью изложения - при написании письма автор должен следить за ходом своих мыслей, сосредоточивая внимание на главном; законы логики не должны нарушаться ни в общей системе изложения текста, ни в переходах е ид одной части к другой. - языковым богатством предусматривающий использование различных средств выражения мыслей, избежание ненужного повторения слов, однотипных конструкций предложений; - точностью которая в значительной степени зависит от эрудиции и глубины знаний личности, а также от богатства активного словарного запаса; выражая свои мысли, следует подбирать слова, которые отвечают содержанию; суть дела должна быть изложена как можно понятнее (чтобы написанное не вызывало сомнений или вопросов). - значимости и целесообразности зависит, прежде всего, от того, как полно и глубоко вы оцениваете ситуацию общения, интересы адресата, при этом следует избегать всего, что может неприятно поразить, вызвать раздражение (именно из-за с этого высказывать претензии, писать письма-напоминания, отказа необходимо в тактичной, вежливой форме.

Правильно оформленный, недвусмысленный по содержанию, безупречный с точки зрения структуры, грамотно написанное письмо должно быть залогом успеха дела.

Оформление письма

Деловые письма печатают на компьютере, пишущей машинке или пишут на чистом бланке только с одной стороны. Конечно, на бланке печатают только первую страницу письма, а последующие - на чистых листах. Для с удобства с обеих сторон оставляют поля: левое - не менее 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 16-19 ммм.

Нумерация страниц. В письмах, оформленных на двух и более листах, нумерацию начинают со второй страницы, проставляя посередине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края. У цифр не ставят никаких обозначений.

Рубрики есть расчленение текста на составные части, графическое их отделения, является внешним отражением композиционного строения листа Простейшая рубрикация в письмах - деление текста на абзацы

Абзац - отступ от левого поля в начале первой строки каждой части листа, а также фрагмент текста между двумя такими отступлениями, указывающий на переход от одной мысли к другой. Абзац в письмах имеет состав дать минимально три интервала от поля.

Типичный абзац имеет три части:

    1) зачин, в котором формулируется тема абзаца, то есть сообщается, о чем пойдет речь; 2) фраза - излагается главная информация абзаца; 3) комментарии - суммируется то, о чем говорилось в абзаце. Текст письма печатается через полтора или два интервала. В тексте не должно быть исправлений или подчисток.

Нельзя отправлять письма, написанного через копировальную бумагу - это свидетельствует о неуважении к адресату.

Принято отвечать на письмо как можно скорее. Специалисты по культуре деловой переписки конкретизируют срок написания ответа адресату зависимости от содержания письма.

Правила вежливости требуют ответить на полученное письмо в течение 7-10 дней.

Получив письмо-запрос, который требует подробного рассмотрения, следует в течение трех дней сообщить о том, что его получено, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

Письмо-приветствие можно присылать в течение восьми дней с момента получения уведомления об определенной торжество.

Письмо соболезнования высылается в течение 10 дней после печального события.

Не следует отвечать на письмо наскоро, сгоряча, сразу после получения досадных, поражающих сведений. Непременно следует успокоиться, четко сформулировать мысли и лишь затем изложить их на бумаге.

Реквизиты письма и их оформление

Деловые письма пишут или печатают на бланке или чистом листе бумаги. Бланком документа считается стандартная бумага с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов. Отдельные элементы оформления документов, в том числе деловых писем, называются и его реквизитами. Правила расположения реквизитов документов регулируются государственным стандартом ДСТУ 41633-2003 ("Государственная унифицированная система документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов"), который вступил в силу с сентября 2003 года. К основным реквизитам деловых писем относятся:

    - эмблема организации или товарный знак, логотип; - название организации; - справочная информация об организации (почтовый индекс, почтовый адрес, телефон, факс, электронный адрес - e-mail, интернет-страница, реквизиты банковского счета организации); - внутренний адрес; - корреспондентские отметки (регистрационный номер документа, дата, место оформления); - заголовок к тексту; - текст документа; - подпись должностного лица; - печать; - отметки о наличии приложений и копий и т. д.

Деловой переписка письмо

Похожие статьи




Общепринятые правила составления деловых писем - Деловая переписка

Предыдущая | Следующая