Виды электронных деловых писем - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации

Можно выделить несколько групп писем, каждая из которых представлена несколькими разновидностями.

Письма информационного характера - письма, основным назначением которых является информирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей.

    - Информационное письмо - письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера, информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях. В информационных письмах могут разъясняться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов и даваться рекомендации по их применению. - Письмо-сообщение - письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. - Сопроводительное письмо - используется для отправки документов, не имеющих адресной части. - Письмо-напоминание - письмо, цель которого - побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности. Направляется в тех вариантах, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров либо личных встреч. Оно состоит из двух частей: напоминание о выполнении деяния; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного контракта либо соглашения. - Письмо-извещение - информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и так далее). Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. - Письмо-уведомление - сообщает официальную информацию о каком-либо мероприятии и действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и содержанию к письму-сообщению, письму-извещению или приглашению. - Рекламное письмо - письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующие интерес к товару и желание его приобрести. Рекламные письма условно можно разделить на две группы: письма, предлагающие товары и услуги, и письма-презентации, содержащие сведения о фирме.

Письма, содержащие просьбу или предложение - письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес, для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности:

    - Письмо-просьба - письмо, цель которого - получение информации, документов, инициирование действий, необходимых организатору-автору; письмо-просьба требует ответа. - Письмо-запрос - запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе непременно указывается наименование продукта (услуг), условия, на которых лучше получить продукт, условия платежа, количество и качество продукта. Направляется с целью получения какой-либо официальной информации или документов; письмо-запрос требует ответа. - Письмо-предложение - направляется потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (товаров, услуг) и другое; в коммерческой деятельности предложение называют офертой. В данном виде письма традиционно указывается, на каких условиях обязан произойти обмен продуктами (услугами). В ответе выражается согласие или несогласие с выдвинутыми условиями. - Письмо-заявка - это разновидность письма-просьбы. В тексте такого письма выражается желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией; заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия: включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы и так далее. - Письмо-заказ - представляет собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных условий. - Письмо-приглашение - содержит предложение об участии в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Письма, содержащие требование или претензию - письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.

    - Письмо-требование - цель этого письма - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. - Письмо-претензия - содержит заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков.

Письма-ответы - письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение.

    - Письмо-согласие - является положительным ответом на просьбу, запрос или предложение. - Письмо-отказ - дает отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии.

    - Гарантийное письмо - содержит обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции услуг, аренды, качества и сроков выполнения работ и другое; гарантийные письма адресуются организациям или лицам. - Письмо-подтверждение - письмо, в котором адресат уведомляет получении высланных в его адрес документов или других материалов, сообщает о готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или действиях, информирует о готовности реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения и другое. - Рекомендательное письмо - Письмо, автор которого дает характеристику другому лицу с целью устройства его на работу, обучение и другое.

Этикетные письма - письма, целью которых является выражение внимания, участия.

    - Письмо-поздравление - Деловое письмо, составляемое в торжественных случаях. - Письмо-благодарность (благодарственное письмо) - Направляется организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги. - Письмо-соболезнование - Составляется в ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и так далее). - Письмо-извинение - письмо, автор которого приносит извинения за причиненные неудобства.

Похожие статьи




Виды электронных деловых писем - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации

Предыдущая | Следующая