Этикетные ритуалы делового письма - Этикет делового письма
Этикет - установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет - порядок поведения в системе делового общения.
Основу делового этикета составляют:
- - вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру; - соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; - умение говорить "да" и "нет", не обижая партнера и не задевая его самолюбия; - умение использовать в споре аргументы, а не служебное положение.
В письменном общении деловой этикет выражен в выборе формулировок: обращения - в начале письма, а просьб, претензий, отказов, поручений и др. - в основной части текста письма.
Деловое письмо практически всегда начинают с обращения, т. е. апелляции к личности адресата. Эта небольшая по объему часть текста очень важна как для ближайших, так и для перспективных целей общения. Основная функция обращения - установление контакта с адресатом. Одновременно оно является важным средством речевого этикета. Правильно выбранное обращение привлекает внимание адресата, задает переписке нужную тональность и помогает установлению и поддержанию деловых отношений.
Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. Самыми распространенными формулами обращения являются такие:
- O Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; O Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); O Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам).
При выборе формы обращения следует руководствоваться не только личным вкусом, но и сложившейся в языковой среде или в коллективе этикетной традицией.
В деловом письме должны быть исключены местоимения "я", "он", вместо них применяются местоимения "мы", "Вы".
В соответствии с правилами этикета письмо, содержащее в начале текста личное обращение к адресату, должна завершать заключительная формула вежливости, которая вместе с обращением образуют так называемую этикетную рамку. Заключительная формула вежливости по своей эмоциональной тональности должна соответствовать обращению и общему настроению письма.
Наиболее распространенные заключительные формулы вежливости: "С уважением...", "С искренним уважением...", "С глубоким уважением...".
В заключение письма могут использовать такие выражения, как "Приношу самые искренние уверения в...", "Уважающий Вас...", "Искренне Ваш -..". "Желаю процветания Вашей фирме...", "С искренним чувством уважения и признательности...". "С наилучшими пожеланиями..." и т. п.
Заключительную формулу вежливости отделяют от текста 2-3 межстрочными интервалами и печатают с абзаца.
Для формирования положительного имиджа предприятия имеет место соблюдение такой нормы, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение. Если по каким-то причинам невозможно дать ответ в установленный срок, то необходимо сообщить адресату об этом, а также о сроках окончательного ответа.
Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, то напоминание необходимо формулировать в спокойной манере, без резких выражений. Например: "Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 21.08.2011 № 32/42 истекает..."
В ответ на жесткое письмо-претензию также нужно придерживаться этой нормы: "Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза..."
При подготовке ответного письма нужно особое внимание обратить на оформление реквизита "адресат". Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо - отвечает на его имя.
Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: "С уважением..."; в отдельных случаях - "Ваш...", "Искренне Ваш...".
При подготовке текста делового письма важно:
- - сформулировать для себя цель данного письма; - определить основные вопросы, которые должны быть в нем изложены; - определить отношение к адресату.
Основные вопросы располагают в последовательности, оптимальной для восприятия. Опыт показывает, что важные и сложные вопросы следует располагать в начале письма.
Обычно текст составляют по схеме:
- - введение (приводят мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих организаций и другие факторы, послужившие основанием для написания письма); - доказательства (приводят обоснование вопроса, изложенного в письме); - заключение (излагают выводы, предлагают решение).
К тексту писем применимы общие требования к текстам документов: актуальность и достоверность информации, рациональность построения, логичность изложения, использование официально-делового стиля, основные черты которого - нейтральный тон изложения, лаконичность текста, точность и ясность выражения мысли.
В официальных письмах принята форма выражения от 1-го лица множественного числа: "Предлагаем Вашему вниманию...", "Напоминаем, что срок выполнения...".
Возможно изложение текста от 3-го лица единственного числа, например: "компания не предполагает...", "организация изучила...".
Формулу обращения от 1-го лица единственного числа ("прошу", "предлагаю", "приглашаю") используют в документах, оформленных на бланках должностных лиц.
Языковая формула (документа) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Например, языковая формула гарантийного письма -- конструкция: "Оплату гарантируем. Наш расчетный счет №..."; сопроводительного -- "Направляем...", "Высылаю...", письма-просьбы -- "Прошу...", "Обращаемся с просьбой..." и т. д.
В целом использование стандартных языковых формул придает письму более официальный характер и способствует точности выражения и однозначности понимания текста.
Служебные письма составляют в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Даже когда в них идет речь о принципиальном несогласии, недопустимо проявление грубости, иронии или насмешки.
Категорический отказ следует выражать прямо, но вежливо. Письма-отказы желательно начинать не с формулировки самого отказа, а с изложения его причины, а затем в тексте могут быть сделаны предложения, на основе которых можно впоследствии вернуться к рассмотрению вопроса.
Убедительность письма зависит от аргументированности просьб и предложений, которая достигается приведением тщательно отобранных фактов, количественных и качественных показателей и т. д. Информация в тексте письма должна быть лишь достаточно и для того, чтобы убедить адресата в необходимости принятия желательного решения. Если для этого необходимо приведение большого количества материала, его оформляют как приложение к письму.
Желательно, чтобы письмо было посвящено одной проблеме и по объему не превышало одну страницу.
Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату. Второй -- копию -- печатают на чистом листе, на нем проставляют визы согласования, он остается в организации и подшивается в дело.
Право подписи служебных писем устанавливается внутренними нормативными документами организации, как правило, оно принадлежит руководителю и его заместителям. В крупных организациях письма могут подписывать руководители структурных подразделений.
Похожие статьи
-
Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к...
-
Этикетные ритуалы делового текста - Этикет делового письма
В письменной речи использование этикетных средств остается неизменной. В значительной степени оно определяется жанром послания (письмо-приглашение,...
-
Общие требования делового этикета Серьезность целей предпринимательской деятельности, ради которых вступают в партнерские отношения, и принципы делового...
-
Правила этикета - Этикет бизнеса, деловых и общественных отношений
Правила этикета, облаченные в конкретные формы поведения, указывают на единство двух его сторон: морально-этической и эстетической. Первая сторона - его...
-
Виды деловых писем - Сущность и классификация деловых писем
Виды некоммерческих деловых писем Письмо-просьба . В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность...
-
Повышение уровня этики делового общения - Деловой этикет
Существуют различные средства и способы повышения уровня моральности делового общения. В качестве примеров повышения показателей этичности поведения, как...
-
Правила этикета - Психология и этика деловых отношений
Правила этикета, облаченные в конкретные формы поведения, указывают на единство двух его сторон: морально-этической и эстетической. Первая сторона - его...
-
Деловое письмо - Модели деловых коммуникаций
Деловая переписка является неотъемлемым элементом современной профессиональной деятельности любого человека. В силу широкого распространения письменных...
-
Общая структура делового письма - Искусство делового письма
Письма составляются по строго определенной форме: ее принято придерживаться для удобства в изучении содержания письма. Обычно письмо делится на следующие...
-
Письмо-сообщение, Письмо-подтверждение - Деловые переговоры
Письмо-сообщение - деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение...
-
Принципы делового этикета - Деловой этикет
Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере Р. Н. Ботавина "Этика деловых отношений".. Его...
-
Деловое общение, Правила вербального этикета - Деловое общение
Правила вербального этикета Этикет (от франц. etiquette) означает установленный порядок поведения где-либо. Это наиболее общее определение этикета....
-
Культура речи, деловая переписка, Этикетная формула - Деловой этикет
Этикетная формула Этикетная формула часто представляет собой фразеологизированные предложения, являющиеся готовыми языковыми средствами. Многие из них...
-
Деловое письмо - Деловой этикет
Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определенный этикет составления корреспонденции: На полученное письмо...
-
Функции делового письма, Общие требования к языку делового письма - Этикет делового письма
- Информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. - Организационная...
-
Введение - Этикет делового письма
Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность,...
-
Этикет и культура поведения делового человека, Деловой этикет - Деловой этикет
Деловой этикет Этикет (от французского etiquette) означает установленный порядок поведения где-либо. Культура поведения - поступки и формы общения людей,...
-
ФОРМЫ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ - Деловой этикет
1. Диалоговое общение 2. Групповые формы делового общения 3. Общение по телефону К диалоговым формам общения относят в первую очередь деловую беседу....
-
Деловая переписка в коммерческой работе - Культура предпринимательской деятельности
Так, или иначе, все упомянутые выше главы уже затрагивали тему деловых переговоров, в письменном виде. Как кажется мне, все эти темы являются совокупными...
-
Этикет деловой, профессиональный - Этика и этикет делового человека
Деловой этикет - это не просто свод правил, которые требуется исполнять. Это регулирование делового общения, правила деловой этики, которые в конечном...
-
Задание 4. Деловой этикет: письменное общение и деловая переписка - Основы делового этикета
Деловое общение представляет собой как устное, так и письменное общение. Письменное деловое общение чаще всего выглядит как документ, применяется для...
-
ПРАВИЛА ЭТИКЕТА - Этикет и культура делового общения
Правила этикета, облаченные в конкретные формы поведения, указывают на единство его сторон: Морально-этической и Эстетической . Первая сторона - это...
-
Введение, Деловой этикет в телефонном разговоре - Разговор и управление собеседником по телефону
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря нему можно найти решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость...
-
РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ - Этикет и культура делового общения
Соблюдение норм речевого этикета - необходимое условие ведения любого делового разговора. Основу речевого этикета составляет вежливость, которая в...
-
Деловой этикет Наша организация позиционируется на строительном рынке как крупный производитель в области строительства зданий и сооружений и в течение...
-
Стиль и оформление письма - Составление делового письма
Что понимают под стилем делового письма? Стиль Вашего письма -- это то, как оно написано. Стиль является продуктом целого ряда факторов и правил,...
-
Этикет делового письма - Составление делового письма
В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени она определяется жанром...
-
Структура делового письма - Составление делового письма
Любое деловое письмо имеет типовую внутреннюю структуру: Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое...
-
Деловое письмо - Деловой протокол
Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определенный этикет составления корреспонденции: На полученное письмо...
-
Проведение переговоров - Деловой этикет
Переговоры следует проводить в отдельном помещении. Участники переговоров от принимающей стороны должны занять место в комнате переговоров до прихода...
-
Письмо-адрес - Деловые переговоры
Адресование - указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или...
-
Деловое письмо В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу....
-
Заключение, Список используемой литературы - Этикет делового письма
Таким образом, деловые письма имеют определенные правила составления и оформления. Зная эти правила, мы можем добиться положительного результата при...
-
Введение, Внешний вид бизнесмена, Одежда делового человека - Деловой этикет
Деловой этикет - это установленный порядок поведения в сфере бизнеса и деловых контактов. Этикет, если понимать его как установленный порядок поведения,...
-
Понятие делового этикета Деловой этикет лежит в основе деловых отношений, он базируется на многовековом опыте, который формирует представление о духовных...
-
Практическая часть - Этикет делового письма
Письмо-предложение "Компания "Золотые ручки" -- лидер на российском рынке швейной фурнитуры и товаров для рукоделия -- более 20 тысяч видов товаров,...
-
Гражданский и деловой этикет - Гражданский и деловой этикет
Понятие и виды этики. Внутренняя культура человека, основанная на нравственных принципах, ценностях, качествах, личности, проявляется в конкретных...
-
Деловое письмо В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу....
-
Этикет - слово французского происхождения, означающее манеру поведения. К нему относятся правила учтивости и вежливости, принятые в обществе. Современный...
-
Деловая переписка - Основы делового этикета
Другая важная часть делового этикета -- служебная переписка. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю...
Этикетные ритуалы делового письма - Этикет делового письма