Заключение - Этикет делового письма

Письмо деловой резюме автобиография

Рекомендации по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.

Руководителю или специалисту управления по роду своей деятельности приходится писать немало деловых писем. К таким письмам относятся характеристики, резюме, рекомендательные письма, письма-напоминания и благодарности, письма - приглашения на собеседования или презентацию, письма-отказы, исковые заявления, жалобы и т. п.

Общие требования написания деловых писем таковы:

    * бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной; * желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами; * служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами; * ширина поля с левой стороны листа должны быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки; * текст печатается через полтора - два интервала; * желательно избегать переноса слов; * в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 2 января 2002 года); * наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа; * ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; например "Уважаемый Иван Иванович"; * после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы; * заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение; * подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, " С уважением...", фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью; * резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах; * письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах; * на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо - 10; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

    * точность и ясность изложения мыслей - короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы; * максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающихся; * краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз, хотя короткое письмо составить труднее длинного; * грамотность - соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета; * корректность - деловой и вежливый стиль изложения, неисключающий живости и образности языка, оставляющий приятное впечатление о человеке.

Похожие статьи




Заключение - Этикет делового письма

Предыдущая | Следующая