Культура делового письма - Этические основы

Деловой документ - основное средство осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации.

Правильно составленное деловое письмо отвечает следующим требованиям:

Достоверность и объективность изложения;

Полнота информации;

Краткость изложения (деловое письмо должно занимать не более страницы);

Отсутствие рассуждений и повествовательности;

Нейтральность тона изложения, но при этом доброжелательность, отсутствие грубости и иронии, вычурности, ложной вежливости;

Использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

Существует несколько видов делового письма. Так, не требуют непременного письменного ответа письма, содержащие предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ письма сопроводительные, гарантийные, информационные, письма с извещением и распоряжением. Ответ следует обязательно написать на письмо с просьбой, обращением, предложением, запросом, требованием.

Примерный план письма-ответа, в котором содержится отказ в просьбе или отклонение предложения:

Повторение просьбы - адресат должен быть уверен, что его письмо внимательно прочитано и точно понята суть его просьбы;

Причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято, - рациональная и психологическая подготовка адресата к после дующему отказу;

Констанция отказа или отклонения предложения - формула отказа.

Уверенное владение письменной речью возможно при наличии многолетнего навыка. На первых порах целесообразно воспользоваться практическими советами специалистов:

Следует выбирать простые слова, но не обеднять язык;

Больше пользоваться глаголами, чем прилагательными: так текст получится динамичным и в то же время ненапыщенным;

Избегать длинных высказываний: они малоубедительны, поэтому следует быть кратким, использовать минимум придаточных предложений, переход от одной фразы к другой должен быть логическим и естественным;

Проверять каждую написанную фразу на слух;

Деловое письмо должно быть грамотным и стилистически выверенным. [5]

Похожие статьи




Культура делового письма - Этические основы

Предыдущая | Следующая