Загальні принципи касової дисципліни - Бухгалтерський фінансовий облік

Всі нормативні документи, регулюючі положення по касовій дисципліні, передбачають декілька основних елементів контролю з боку держави за рухом наявних грошових коштів.

1. Для прийому, зберігання і витрачання наявних грошових коштів в організації повинне бути спеціальний обладнане приміщення - каса, задовольняюче вимогам безпеки і надійності. Каса повинна бути оснащений технічним устаткуванням для роботи з грошовими купюрами. Керівництво організації несе відповідальність, якщо з його вини не були створені умови, що забезпечують збереження грошових коштів при їх зберіганні і транспортуванні. Приміщення каси повинне бути ізольовано, а двері в касу під час здійснення операції - замкнуті з внутрішньої сторони. Доступ в приміщення каси особам, що не мають відносин до її роботи, забороняється. Готівка повинна зберігатися в спеціальних сейфах і сховищах, ключі від яких є у обмеженої кількості осіб (оригінали - у касира, дублікати - у директора). Ключі від металевих шаф і друку зберігаються у касирів, яким забороняється залишати їх в обумовлених місцях, передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати. Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, шкатулках і ін. зберігаються у керівників організацій. Не рідше одного разу на квартал проводиться їх перевірка комісією, що призначається керівником організації, результати її фіксуються в акті.

При виявленні втрати ключа керівник організації повідомляє про подію до органів внутрішніх справ і вживає заходів до негайної заміни замка металевої шафи.

Приміщення каси щодня опечатується касирами. При транспортуванні грошей касир повинен бути забезпечений транспортом і охороною.

Зберігання в касі готівки і інших цінностей, що не належать даній організації, забороняється.

Всі документи, пов'язані з приходом і витратою грошових коштів зберігаються в архіві організації 5 років.

На весь перелік робіт по технічному зміцненню приміщення каси і її устаткуванню охоронною і охоронно-пожежною сигналізацією складається технічно-кошторисна документація. При цьому в кошторисі витрати відображаються роздільно за джерелами фінансування: витрати по поточному і капітальному ремонту відносять на собівартість продукції (робіт, послуг), а витрати по установці і монтажу охоронно-пожежної і охоронної систем враховують як капітальні вкладення.

Каси організацій можуть бути застрахований відповідно до чинного законодавства.

На практиці каса частіше за все включає головну касу і ряд операційних кас. Головна каса виконує функції по руху грошових коштів і є утримувачем основних первинних і звітних документів по їх обліку. Операційні каси служать для прийому наявних грошових коштів за реалізовані товари (роботи, послуги) із застосуванням контрольно-касових машин і (або) документів строгої звітності.

Для ведення касових операцій в штаті організації повинна бути передбачений посада касира. Касир під час вступу на роботу повинен ознайомитися з порядком ведення касових операцій і укласти з адміністрацією договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих їм цінностей. Касир не може передавати іншій особі виконання своїх обов'язків. Касир, відповідно до чинного законодавства, несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих їм цінностей і за збиток, заподіяний організації в результаті умисних дій, а також недбалого або несумлінного відношення до своїх обов'язків. ст. 244 ТК РФ У суб'єктів малого підприємництва з незначним оборотом наявних грошових коштів дозволено виконувати функції касира особі, провідній бухгалтерський облік. Часто в невеликих компаніях за бухгалтерський облік фірми відповідає запрошений фахівець, але він же виконувати обов'язки касира не може. Зі всіма, хто працюватиме з готівкою, обов'язково підписується договір про повну матеріальну відповідальність. Але по ТК РФ даний договір можливий виключно між працівником і працедавцем. Людина ж із сторони, виконує він окремі завдання або займається цілим напрямом, не пов'язана з підприємством трудовими відносинами. Таким чином, до операцій з готівкою повинні допускатися тільки штатні співробітники. Цю ж позицію займає і Мінфін. письмо от 25.05.2006 №03-01-15/4-114

В тих випадках, коли єдиного на підприємстві касира вимагається підмінити, його функції по письмовому наказу керівника тимчасово покладаються на іншого працівника, з яким також полягає договір про матеріальну відповідальність. Якщо касир вимушений раптово залишити роботу (наприклад, захворівши), то що знаходяться у нього цінності перераховуються і передаються іншому касиру (підміняючому працівнику) у присутності керівника і головного бухгалтера або комісії з призначених керівником осіб. Одночасно складається акт, а потім його підписують присутні.

Всі касові операції повинні оформлятися уніфікованими формами первинної облікової документації.

    2. Організації зобов'язані всі вільні грошові кошти в установах банку. В касу організації готівка поступає з розрахункового, поточного, спеціального рахунків в банках, від покупців і замовників, при поверненні раніше виданих підзвітних сум і інше. Для отримання грошей з свого розрахункового рахунку в банку організації видається чекова книжка. Щоб зняти готівку з розрахункового рахунку, бухгалтер заповнює грошовий чек, підписує його разом з керівником і передає касиру. В чеці указується призначення одержуваної суми. Відривна частина чека залишається в банку, а корінець чека (з вказівкою суми) служить виправдувальним документів для організації. Чек дійсний протягом 10 днів з моменту його виписування. 3. Для контролю руху наявних засобів використовуються контрольно-касові машини (ККМ). Законодавчо встановлено застосування ККМ при здійсненні грошових розрахунків з юридичним і фізичними особами по товарних операціях або по наданню побутових послуг, оскільки ці сфери діяльності пов'язані з масовим наявним грошовим оборотом. Виняток становлять тільки ті організації, які через специфіку своєї роботи використовують документи строгої звітності, замінюючі чеки ККМ. [ 7 ]

Центральний банк РФ регулярно встановлює ліміт (обмеження) готівкових розрахунків між юридичними особами готівкою. З середини 2006 року це обмеження розповсюджується і на індивідуальних підприємців. Указание ЦБ РФ от 17.07.2006 № 08-17/ 2540 Зараз відповідно до п.1 Вказівок Банку Росії від 20.06.2007г. №1843-У цей ліміт складає 100 000 рублів в рамках одного договору. Дана Вказівка включає і розрахунки по виконанню договору позики.

В касі організації можуть зберігатися не тільки наявні грошові кошти, але і грошові документи. До них відносяться сплачені путівки в будинки відпочинку і санаторії, сплачені авіаквитки, проїзні квитки, карти експрес - оплати і т. п. Грошові документи враховують по фактичній вартості їх придбання. Надходження і видача цінних паперів проводиться по ПКО і РКО, після чого касир складає звіт по їх руху.

До грошових документів не відносяться:

    - документи на нематеріальні активи (їх враховують на рахунку 04) - цінні папери (враховуються на рахунку 58) - бланки строгої звітності (враховуються на рахунку 006) - викуплені у акціонерів акції (рахунок 81)

Грошові документи враховуються в сумі фактичних витрат на їх придбання. Придбання грошових документів може здійснюватися за готівковий і безготівковий розрахунок.

Синтетичний облік цих цінностей ведеться на субрахунку "Грошові документи" до рахунку "Каса". Аналітичний облік грошових документів ведуть по їх видах. По дебету цього рахунку відображається вартість придбаних документів в кореспонденції з рахівницями грошових коштів і розрахунків, по кредиту - видача документів.

Оприбутковувані в касі грошові документи (шляхом оформлення прибуткового касового ордера) видаються підзвітним особам для використовування або реалізуються співробітникам організації за пільговими цінами (вибуття оформляється витратним касовим ордером).

В касовій книзі рух грошових документів відображається відособлено. Щомісячно касир здає звіт про рух грошових документів.

Приклад (облік карт експрес - оплати):

Дебет

Кредит

Зміст

60

51

Придбані карти експрес - оплати

50-3

60

Карти експрес - оплати прийняті до обліку

60

50-3

Активація карт експрес - оплати

26

60

Врахована вартість послуг зв'язку у витратах

Приклад (Організація придбала путівку за 10 000 крб. і реалізувала її співробітнику за пільговою ціною (3000 рублів):

Дебет

Кредит

Сума

Зміст операції

50-3

76-1

10 000

Оприбутковувана путівка від постачальника

76-1

51

10 000

Сплачено постачальнику за путівку

76-4

50-3

10 000

Путівка реалізується співробітнику

50

76-4

3 000

Співробітник сплатив в касу пільгову вартість путівки

69-1

76-4

7 000

Частина вартості путівки компенсована за рахунок засобів ФСС

Або

84

76-4

7 000

Частина вартості путівки компенсована за рахунок прибутку

70

68-4

910

З працівника утриманий НДФЛ з суми компенсації за путівку - (7000*13%)

Документи строгої звітності (бланки строгої звітності, квитанції путніх листів і ін.) враховуються на забалансовому рахунку 006 "Бланки строгої звітності". При видачі бланків строгої звітності під звіт матеріально відповідальним особам робляться записи по дебету цього рахунку, а при отриманні звіту матеріально відповідальної особи - по кредиту цього рахунку. Аналітичний облік по рахунку 006 "Бланки строгої звітності" ведеться по документах і місцях зберігання.

Окрім рубльових надходжень і витрат по касі підприємства, можливо рух валютних засобів готівкою, зокрема при напрямі працівника в зарубіжне відрядження.

Для обліку операцій з наявною валютою до рахунку 50 "Каса" відкриваються субрахунки "Каса організації у валюті" для відособленого руху наявної іноземної валюти по кожному найменуванню. В цьому випадку прихід і витрата валютних наявних засобів відображаються окремо (в рублях РФ і у відповідній іноземній валюті по курсу ЦБ РФ на дату проведення господарської операції) в журналі реєстрації прибуткових і витратних касових ордерів і касовій книзі, що використовується тільки для обліку наявності і руху валюти. Надходження, видача валюти оформляються ПКО і РКО в звичайному порядку. Ордери виписуються у валюті платежу: доларах США, німецьких марках і т. д. Операції в касовій книзі відображаються як у валюті платежу, так і в її рубльовому еквіваленті по курсу ЦБ РФ на дату здійснення операції.

Приклад:

Дебет

Кредит

Зміст

50

52

Надходження валютних засобів в касу з рахунку в банку

71

50

Сума іноземної валюти, видана під звіт на витрати на відрядження в рубльовій оцінці

50

91

Сума курсової різниці

20

71

Сума витрат на відрядження, визнаних в бухгалтерському обліку

71

91

Сума курсової різниці зарахована до доходів

52

50

Зарахування валютних засобів з каси на валютний рахунок в банку

Похожие статьи




Загальні принципи касової дисципліни - Бухгалтерський фінансовий облік

Предыдущая | Следующая