Требования, предъявляемые к текстам документов

[2] - Документационное обеспечение управления: учебник для студентов сред. проф. образования / Л. А. Румынина. - 4-е изд., испр. и доп. - М.: Издательский центр "Академия", 2006. - 224 с.

- применять произвольные словообразования; - применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе; - сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц, и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

- применять математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово "минус"); - применять знак "O" для обозначения диаметра (следует писать слово "диаметр"). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа, перед размерным числом следует писать знак "O"; - применять без числовых значений математические знаки, например > (больше), <(меньше), =(равно), ?(больше или равно), ?(меньше или равно), ?(не равно), а также знаки № (номер), % (процент); - применять индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.

Если в документе приводятся поясняющие надписи, наносимые непосредственно на изготовляемое изделие (например, на планки, таблички к элементам управления и т. п.), их выделяют шрифтом (без кавычек), например ВКЛ., OTKЛ., или кавычками - если надпись состоит из цифр и (или) знаков.

Наименования команд, режимов, сигналов и т. п. в тексте следует выделять кавычками, например, "Сигнал +27 включено".

Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316.

Если в документе принята особая система сокращения слов или наименований, то в нем должен быть приведен перечень принятых сокращений, который помещают в конце документа перед перечнем терминов.

Условные буквенные обозначения, изображения или знаки должны соответствовать принятым в действующем законодательстве и государственных стандартах. В тексте документа перед обозначением параметра дают его пояснение, например "Временное сопротивление разрыву sв".

При необходимости применения условных обозначений, изображений или знаков, не установленных действующими стандартами, их следует пояснять в тексте или в перечне обозначений.

В документе следует применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417.

Наряду с единицами СИ, при необходимости, в скобках указывают единицы ранее применявшихся систем, разрешенных к применению. Применение в одном документе разных систем обозначения физических величин не допускается.

В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти - словами.

Примеры:

1 Провести испытания пяти труб, каждая длиной 5 м. 2 Отобрать 15 труб для испытаний на давление.

Единица физической величины одного и того же параметра в пределах одного документа должна быть постоянной. Если в тексте приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то ее указывают только после последнего числового значения, например 1,50; 1,75; 2,00 м.

Если в тексте документа приводят диапазон числовых значений физической величины, выраженных в одной и той же единице физической величины, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона.

Примеры:

1. От 1 до 5 мм. 2. От 10 до 100 кг. 3. От плюс 10 до минус 40°С. 4. От плюс 10 до плюс 40°С.

Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы), кроме единиц физических величин, помещаемых в таблицах, выполненных машинописным способом.

Приводя наибольшие или наименьшие значения величин, следует применять словосочетание "должно быть не более (не менее)".

Приводя допустимые значения отклонений от указанных норм, требований, следует применять словосочетание "не должно быть более (менее)".

Например, массовая доля углекислового натрия в технической кальцинированной соде должна быть не менее 99,4 %.

Числовые значения величин в тексте следует указывать со степенью точности, которая необходима для обеспечения требуемых свойств изделия, при этом в ряду величин осуществляется выравнивание числа знаков после запятой.

Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т. д. десятичного знака для различных типоразмеров, марок и т. п. изделий одного наименования должно быть одинаковым. Например, если градация толщины стальной горячекатаной ленты 0,25 мм, то весь ряд толщин ленты должен быть указан с таким же количеством десятичных знаков, например 1,50; 1,75; 2,00.

Дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей, за исключением размеров в дюймах, которые следует записывать 1/4"; 1/2" (но не,).

При невозможности выразить числовое значение в виде десятичной дроби, допускается записывать в виде простой дроби в одну строчку через косую черту, например, 5/32; (50А-4C)/(40В+20).

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова "где" без двоеточия после него.

Пример

Плотность каждого образца, Р кг/м3, вычисляют по формуле:

Р = m/ V, (1)

Где m - масса образца, кг; V - объем образца, м3.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.

Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак "?".

В документах, издаваемых нетипографским способом, формулы могут быть выполнены машинописным, машинным способами или чертежным шрифтом высотой не менее 2,5 мм. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается.

Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают - (1).

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, например,

... в формуле (1).

Примечания приводят в документах, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или графического материала.

Примечания не должны содержать требований.

Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания, и печатать с прописной буквы с абзаца. Если примечание одно, то после слова "Примечание" ставится тире и примечание печатается тоже с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами. Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

В текстовом документе допускаются Ссылки На данный документ, стандарты, технические условия и другие документы при условии, что они полностью и однозначно определяют соответствующие требования и не вызывают затруднений в пользовании документом.

Ссылки на стандарты предприятий (СТП) и другую техническую документацию должны быть оговорены в договоре на разработку изделия.

Ссылаться следует на документ в целом или его разделы и приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются, за исключением подразделов, пунктов, таблиц и иллюстраций данного документа.

При ссылках на стандарты и технические условия указывают только их обозначение, при этом допускается не указывать год их утверждения при условии записи обозначения с годом утверждения в конце текстового документа под рубрикой ''ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ".

[3]

2.4. Оформление иллюстраций и приложений.

Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается "Рисунок 1".

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например - Рисунок А.3.

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например - Рисунок 1.1.

При ссылках на иллюстрации следует писать "... в соответствии с рисунком 2" при сквозной нумерации и "... в соответствии с рисунком 1.2" при нумерации в пределах раздела.

Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово "Рисунок" и наименование помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом: Рисунок 1 - Детали прибора.

[3] - Делопроизводство: Учебник. / А. В. Иванова - М.: ИНФРА-М, 2005. - 268 с.

Если в тексте документа имеется иллюстрация, на которой изображены составные части изделия, то на этой иллюстрации должны быть указаны номера позиций этих составных частей в пределах данной иллюстрации, которые располагают в возрастающем порядке, за исключением повторяющихся позиций, а для электро - и радиоэлементов - позиционные обозначения, установленные в схемах данного изделия.

Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в Приложениях. Приложениями могут быть, например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ и т. д.

Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.

Приложения могут быть обязательными и информационными.

Информационные приложения могут быть рекомендуемого или справочного характера.

В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа, за исключением информационного приложения "Библиография", которое располагают последним.

Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова "Приложение" и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово "обязательное", а для информационного - "рекомендуемое" или "справочное".

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Е, 3, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова "Приложение" следует буква, обозначающая его последовательность.

Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Если в документе одно приложение, оно обозначается "Приложение А".

Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах формата А4, A3, А2 и А1 по ГОСТ 2.301. [5]

2.5. Построение таблиц.

Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы название помещают только над первой частью таблицы.

Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена "Таблица 1" или "Таблица В.1", если она приведена в приложении В.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. Тогда номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

[5] - Секретарская работа: Учебное пособие./ Под ред. Камаева В. Д. - М.: Гуманит. изд-во центр ВЛАДОС, 2006. -640 с.

На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово "таблица" с указанием ее номера.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе. Точка в конце их не ставится, например:

Итоговая запись о категориях и количествах заведенных дел в МОУ СОШ №36

По срокам хранения

Всего

В том числе переходящих

Постоянного

Временного

Итого:

5 12 17

- 2 1

Заголовки горизонтальных граф (боковик)

Вертикальные графы (колонки)

Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями.

Графу "Номер по порядку" (№ пп.) в таблицу включать не допускается. Порядковый номер ставиться перед показателем. Нумерация граф таблицы арабскими цифрами допускается в тех случаях, когда в тексте документа имеются ссылки на них, при делении таблицы на части, а также при переносе части таблицы на следующую страницу.

При переносе таблицы на следующую страницу ее головку повторяют, над таблицей помещают слова "Продолжение таблицы" или "Окончание таблицы".

Числовое значение показателя должно проставляться на уровне последней строки наименования показателя.

Когда значение показателя раскрывается в виде текста, то запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя, при отсутствии данных в таблице ставится знак тире, например:

Наименование показателя	Значение
1. Номенклатуры 2. Каталоги 3. Описи	- 2

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками, например:

Наименования показателя

Количество

Дела временного хранения (до 10 лет)

" " " (свыше 10 лет)

" постоянного "

20 12 6

Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается. Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов. При первом повторении пишут слова "То же" и далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы, добавляя индивидуальные дополнительные сведения, например:

Наименование должности

Квалификационные требования

Главный инженер

Заместитель главного инженера

Высшее профильное образование, стаж работы по специальности не менее 5 лет

То же

Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью, например:

Наименование должности	Квалификационные требования
Главный инженер	Высшее профильное образование, стаж работы по специальности не менее 5 лет
Заместитель главного инженера	Высшее профильное образование, стаж работы по специальности не менее 5 лет

[4]

2.6. Подготовка документов на компьютере.

Подготовка документа обычно ведется на компьютере, который сегодня повсеместно вытеснил пишущую машинку и стал основным средством составления и редактирования документов. Это позволило выявлять и изучать значительно больший объем информации при подготовки текста документа, при этом значительно сократив трудозатраты по сбору необходимых данных, полностью исключить многократную перепечатку документов в процессе составления и согласования, поднять культуру внешнего оформления документа.

В подготовке каждого документа можно выделить три части: составление текста документа, его согласование и окончательное оформление.

Так как любая организация (фирма) постоянно выполняет одни и те же функции, закрепленные в ее уставе, большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяются, то есть являются типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать, ввести в память компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и использовать при документировании подобных ситуаций. Например:

[4] - Делопроизводство: Учебник. - Под ред. Сидоровича А. В. - М.: Издательство "Дело и сервис", 2005.- 464 с.

ИП Зыкову Д. М.

От_________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

Работающего (ей)

___________________________________________________

(должность)

Заявление об уменьшении дохода на сумму стандартного налогового вычета на детей.

При исчислении налога на доходы физических лиц прошу предоставлять мне стандартный налоговый вычет по налогу на доходы физических лиц за каждый месяц налогового периода на каждого ребенка до 18 лет (учащегося очной формы обучения до 24 лет) в соответствии с ст. 218 Налогового кодекса РФ:

№пп

Фамилия, имя, отчество ребенка

Основание для вычета

Дата рождения ребенка

К Заявлению прилагаются следующие документы, подтверждающие право на вычет (нужное подчеркнуть):

1. Копия Свидетельства о рождении ребенка (________ шт.) 2. Справка учебного заведения о том, что мой ребенок (дети) является учащимся очной формы обучения (_______ шт.) 3. ___________________________________________________________.

"____"___________________20___г.

____________________________ / __________________________/

подпись расшифровка подписи

Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами. Например, бухгалтерские документы включены в альбомы унифицированных форм, первичные статистические документы утверждены Госкомстатом и т. п.

0401060
Поступ. в банк плат.	Списано со сч. плат.
09
ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ N 4	04.10.2007	электронно
Дата	Вид платежа
Сумма Прописью	Две тысячи четыреста восемьдесят семь рублей 00 копеек
ИНН 290123113060	КПП 0	Сумма	2487-00
ИП Толоконцев С. А.
Плательщик	Сч. N	40802810661500000379
ОАО АКБ "РОСБАНК", г. Архангельск	БИК	041117961
Банк плательщика	Сч. N	30101810400000000961
ГРКЦ ГУ Банка России по Архангельской области Г. Архангельск	БИК	041117001
Банк получателя	Сч. N
ИНН 2901061108	КПП 290101001	Сч. N	40101810500000010003
УФК МФ РФ по Архангельской области (ИФНС по г. Архангельску 2901)
Вид оп.	01	Срок плат.
Наз. пл.	Очер. плат.	3
Получатель	Код	Рез. поле
18210502000021000110	11401000000	ТП	КВ.03.2007	0	0	НС
Оплата ЕНВД за 3 кв. 2007 г. (с учетом излишне перечисленной суммы за 2 кв. 2007 г.)
Назначение платежа
Подписи	Отметки банка
М. П.

Формы, разрабатываемые на основе нормативных документов, изменяются в соответствии с изменениями в законодательстве или отраслевых нормативах.

Если утвержденных форм нет, а ситуация, по поводу которой создается документ. является повторяющейся, рекомендуется самим разработать трафаретный текст такого документа.

Программа типа MS Word предусматривает создание документов на основе типовых форм - "шаблонов", содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты.

Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т. п.), задаваемый по умолчанию, а также может содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще то, что часто встречается в документах. Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит, облегчить восприятие документа. [1]

[1] - Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007 - 359 с.

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Текст - главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Пункт 3.19 ГОСТ Р 6.30-97, посвященный тексту документа, начинается с указания на язык текста. "Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации"

При составлении документа руководствуются следующими правилами.

Сначала уточняют целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Затем необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого рода. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку. [1]

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.

Требования, предъявляемые к текстам документов

Похожие статьи