РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, Приказ - Виды и оформление служебных документов

С помощью распорядительных документов решают важнейшие вопросы управления. Основные виды распорядительных документов, которые выпускают органы управления, в соответствии с действующим законодательством и компетенцией:

Приказы;

Указания;

Протоколы.

Приказ

Приказ - самый распространенный распорядительный документ на предприятии. Он предназначен для решения, каких - то конкретных задач.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Процесс подготовки приказов состоит из следующих этапов:

Определение задачи или проблемы;

Сбор необходимой информации;

Подготовка приказа;

Согласование;

Подпись приказа руководителем.

Проекты приказов разрабатываются специалистами предприятия по поручению руководства или по собственной инициативе [3]. При составлении проекта приказа необходимо:

Увязать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;

Излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

Определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений исходя из сроков, установленных вышестоящими органами, и объема подлежащей выполнению работы, а также времени, необходимого для размножения, рассылки и доведения до исполнителей;

Обеспечивать юридическое обоснование издания приказов (при необходимости иметь правильные ссылки), правильные написания наименований правительственных органов, других учреждений, организаций и предприятий и их сокращенных наименований.

Приказ оформляется на специально разработанном бланке или на общем бланке с указанием вида документа, номера и даты. Дата приказа - это дата подписания его руководителем. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Текст приказа должен содержать заголовок и состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Заголовок приказа начинается с предлога "О", например: "Об утверждении...", "О создании...", "Об объявлении...", "Об итогах..." и т. д.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или какой-либо другой документ, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного предприятия. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки: "В соответствии...", "Во исполнение...", "В целях...", "Для...".

Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных приказов представляются к признанию утратившими силу одновременно с изданием новых приказов по данной проблеме. Перечень приказов, утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом количестве он может быть дан в приложении).

Если ранее изданный приказ подлежит частичному изменению, то в проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта, например: "Пункт 2 приказа от 22.09.2009 № 46 изложить в следующей редакции", и далее дается новый текст.

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим невыполнение ранее изданных приказов.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку: "В дополнение к приказу от 12.10.2007 №46".

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Если приказом вводят в действие какие-либо документы, то их оформляют в виде приложения к приказу. В начале этих документов ставят наименование: "Приложение №1 к приказу по ООО "Принцип" от 09.01.2001 №2".

Проект приказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован, согласован и завизирован на первом экземпляре заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается.

Похожие статьи




РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, Приказ - Виды и оформление служебных документов

Предыдущая | Следующая