Регистрация документов - Организация и технология документационного обеспечения ЗАО "Строительная Компания "Дружба"
Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения".[65]
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[66].
Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления[67] и Типовой инструкции по делопроизводству[68]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
Для ООО "ДИН", как для строительной компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах.
Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.
В ООО "ДИН" регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т. д.
На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.
Регистрация входящих документов ООО "ДИН" осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.
Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу "название вида документа".
На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.[69] Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ[70] в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В Компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.
В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании.
ООО "ДИН" имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.
При анализе регистрации документов ООО "ДИН" была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ[71]. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в Компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2.[72] об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.
Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
Похожие статьи
-
Организация документооборота Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией...
-
Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО "ДИН" служба...
-
Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления[48] в состав делопроизводственной службы, как правило,...
-
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: - составление проекта документа...
-
История создания ЗАО "Строительная Компания "Дружба" Строительство в России всегда было и остается одним из наиболее динамично развивающихся направлений...
-
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач...
-
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО "ДИН" осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления....
-
ООО "ДИН" является коммерческой организацией, уставный капитал который разделен на определенное число акций. В основном организационном документе ЗАО...
-
Общие правила регистрации документов - Документоведение. Конфиденциальное делопроизводство
Регистрация документов -- это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты...
-
Все финансово-хозяйственные операции в том числе и начисление заработной платы документально оформляются и обосновываются. В организациях должен вестись...
-
Любая фирма в ходе своей деятельности должна принимать решения быстро и безошибочно, основываясь на тех данных, которые у нее имеются. Особенно это...
-
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей...
-
Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и...
-
Знакомство с работой программы 1с необходимо осуществить на примере задания 2.1, приведенного ниже: Таблица 2.1. Сведения о работниках фермы Ф. И. О....
-
Организация документооборота - Краткая характеристика первичного учета предприятия ООО "Гидросервис"
На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки,...
-
Индексация документов в делопроизводстве -- это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации,...
-
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают...
-
Все поступающие в архив организации документы размещаются в Архивохранилищах на стеллажах или в шкафах так, чтобы документы каждой организации...
-
Понятие, классификация и требования предъявляемые к отчетности в современных экономических условиях Бухгалтерская отчетность это единая система данных об...
-
Проверка наличия и состояния дел - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
Цель проверки наличия и состояния дел в архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях;...
-
Световой режим Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически...
-
Подсистема расчета заработной платы предназначена для расчета заработной платы, связанных с ней налогов и взносов, а также подготовки соответствующей...
-
Организация проведения экспертизы ценности документов - Экспертиза ценности документов
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется: O отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения...
-
В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная...
-
1. Журнал учета поступающих грузов. (регистрация на основе транспортных документов). 2. Доверенность подотчетным лицом для получения ТМЦ, грузов (агент...
-
При проведении контроля проверяется юридический статус и право функционирования данного экономического субъекта в соответствии с действующим...
-
Начальные данные для проведения расчетов зарплаты В конфигурации "Управление производственным предприятием" расчет зарплаты ведется независимо для...
-
В течение последнего десятилетия многие сельскохозяйственные предприятия Республики Беларусь внедрили в практику управления автоматизированные...
-
Проверка организации документального оформления и аналитического учета товаров Разработка общего плана аудита основывается на предварительных данных об...
-
Роль бухгалтерского учета и анализа в процессе управления организацией. Взаимосвязь учета и анализа В процессе управления предприятием перерабатываются...
-
Документооборот в бухгалтерии - Рациональная организация документооборота на предприятии
* Основные этапы документооборота Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их...
-
Введение - Проблемы организации управленческого учета на предприятии
Управление компанией является непростой задачей, тем более в нынешних условиях кризиса. В такой ситуации необходимо своевременно (ежедневно, ежечасно)...
-
Для совершенствования учета в МУСП "Монумент": - Необходимо издать ряд внутренних нормативных документов: перечень лиц имеющих право подписи первичных...
-
Одной из наиболее древних и общепризнанных форм бухгалтерского учета, описание которой сделано Л. Пачоли в 1494 году в своем ''Трактате о счетах и...
-
Организация внутримашинной информационной базы Информационная база, использованная в данной подсистеме, состоит из двух независимых частей: База данных...
-
Схема основных движений данных при расчете зарплаты показана ниже на рис.1.2 Рис.1.2 Схема основных движений данных при расчете зарплаты Представленную...
-
Рациональное управление трудовыми ресурсами на основе стимулирования является важным фактором, повышающим эффективность деятельности предприятия. Ввиду...
-
В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной...
-
Реализованные в конфигурации учетные цепочки и процессы управления позволяют пользователям решать поставленные перед ними задачи. Следующие учетные...
-
Заключение - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
Цель курсового исследования достигнута путем реализации поставленных задач. В результате проведенного исследования по теме "Организация архивного фонда...
Регистрация документов - Организация и технология документационного обеспечения ЗАО "Строительная Компания "Дружба"