Требование к оформлению дел - Номенклатура дел

Формированием дела представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются как в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, так и в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за делопроизводство. Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть сформированы в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения (начальник канцелярии) или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Ответственный за ведение делопроизводства (начальник канцелярии) вносит данные о списании документов "в дело" с указанием номер дела. Контроль за правильным формированием дел осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

    - помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. При этом в обязательном порядке проверяется наличие подписей на документах и их приложениях (на копиях документов подписи заверяются лицом, проставляющим регистрационный номер на документе), наличие регистрационного номера и даты, отметок об исполнении документа и списания документа "в дело" с указанием номера дела; - группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, судебные дела, контрольно-наблюдательные дела, и другие переходящие дела (книги учета, журналы регистрации и т. д.). - помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса; - помещать приложения вместе с основными документами; - помещать в дела телеграммы и факсограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (кроме тех, подлинники которых отсутствуют). Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. В исключительных случаях, если объем документа незначительно превышает 250 листов или дело содержит только электронные документы, разрешается превысить указанный объем. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, присланные в электронном виде, должны распечатываться и храниться на бумажном носителе. Запрещается подшивать в одно дело документы постоянного и временного хранения. Внутри дела документы располагаются сверху вниз в хронологическом порядке. Утвержденные документы группируются отдельно от проектов. Утвержденные планы, отчеты, сметы и др. формируются в дела того года, к которому относятся. Проекты этих документов формируются в делах года разработки. Если документы, относящиеся к решению одного вопроса, датированы разными годами, то весь комплекс документов следует формировать в делах календарного года начала переписки. Например, если документ-запрос поступил в 2012 году, а документ-ответ зарегистрирован в 2013 году, то оба документа подшиваются в дело за 2012 год. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов могут составлять отдельный том, о чем на документе делается отметка, например: "Приложение к приказу подшито в дело № ...".

Похожие статьи




Требование к оформлению дел - Номенклатура дел

Предыдущая | Следующая