Требование к оформлению дел - Номенклатура дел
Формированием дела представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела формируются как в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, так и в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за делопроизводство. Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть сформированы в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения (начальник канцелярии) или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Ответственный за ведение делопроизводства (начальник канцелярии) вносит данные о списании документов "в дело" с указанием номер дела. Контроль за правильным формированием дел осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- - помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. При этом в обязательном порядке проверяется наличие подписей на документах и их приложениях (на копиях документов подписи заверяются лицом, проставляющим регистрационный номер на документе), наличие регистрационного номера и даты, отметок об исполнении документа и списания документа "в дело" с указанием номера дела; - группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, судебные дела, контрольно-наблюдательные дела, и другие переходящие дела (книги учета, журналы регистрации и т. д.). - помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса; - помещать приложения вместе с основными документами; - помещать в дела телеграммы и факсограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (кроме тех, подлинники которых отсутствуют). Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. В исключительных случаях, если объем документа незначительно превышает 250 листов или дело содержит только электронные документы, разрешается превысить указанный объем. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, присланные в электронном виде, должны распечатываться и храниться на бумажном носителе. Запрещается подшивать в одно дело документы постоянного и временного хранения. Внутри дела документы располагаются сверху вниз в хронологическом порядке. Утвержденные документы группируются отдельно от проектов. Утвержденные планы, отчеты, сметы и др. формируются в дела того года, к которому относятся. Проекты этих документов формируются в делах года разработки. Если документы, относящиеся к решению одного вопроса, датированы разными годами, то весь комплекс документов следует формировать в делах календарного года начала переписки. Например, если документ-запрос поступил в 2012 году, а документ-ответ зарегистрирован в 2013 году, то оба документа подшиваются в дело за 2012 год. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов могут составлять отдельный том, о чем на документе делается отметка, например: "Приложение к приказу подшито в дело № ...".
Похожие статьи
-
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей...
-
Хранение дел в организации МЧС России - Номенклатура дел
С момента заведения и до передачи в Архив документы хранятся по месту их формирования в дела. Руководители структурных подразделений и сотрудники,...
-
Нумерация листов дела - Номенклатура дел
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, подшитых в дело, все листы, кроме листов внутренней описи и...
-
Составление и оформление описей дел - Номенклатура дел
Опись дел представляет собой архивный справочник, содержащий систематизированный перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией и...
-
Структура и назначение номенклатуры дел - Номенклатура дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, формируемых в структурных подразделениях территориальных органов,...
-
Передача дел в архив организации МЧС России - Номенклатура дел
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, передаются в Архив по сдаточным описям. Описи представляются в...
-
Под номенклатурой дел понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года....
-
Экспертиза ценности документов - Номенклатура дел
Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и...
-
Оформление дел - Номенклатура дел
Дела, заведенные в делопроизводстве структурных подразделений, подлежат предварительному оформлению при их заведении и окончательному по завершении года....
-
Оформление дел - Подготовка документов к хранению в архиве
Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с...
-
Оформление дела -- это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно...
-
Заключение, Список литературы - Номенклатура дел
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей...
-
Расчеты по инкассо представляют собой банковскую операцию, посредством которой банк (далее - банк - эмитент) по поручению и за счет клиента на основании...
-
Номенклатура дело документ Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества...
-
В ООО "Ведич" бухгалтерский учет регистрации операций нам счете № 51 ("Расчетный счет") проводится в регистрах бухгалтерского учета (журналах - ордеров)....
-
1. между поставщиком и плательщиком составляется договор-соглашение с указанием формы расчетов, по которым будет осуществляться платеж. 2. согласно...
-
Проверка наличия и состояния дел - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
Цель проверки наличия и состояния дел в архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях;...
-
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают...
-
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Ведомственным...
-
Порядок и требования ведения счета "Касса" С 01.01.2012 года индивидуальными предпринимателями соблюдение кассовой операции стало обязательным. Кассовые...
-
Выписки из лицевых счетов клиентов - Проверка правильности оформления выписок из лицевых счетов
Лицевые счета клиентов печатаются применительно к действующим формам бланков в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй...
-
Кассовые документы, по которым производится прием и выдача наличных денег, представляют собой типовые межведомственные формы первичной учетной...
-
Правильность постановки учета и контроля расходования денежных средств зависит от выполнения требований правил ведения бухгалтерского учета,...
-
Взаимосвязь бухгалтерской службы и отделов коммерческих структур Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность...
-
Для организации бухгалтерского учета необходимо установить взаимоотношения между подразделениями предприятия и определить документооборот. Первичные...
-
Первичные документы по поступлению производственных запасов являются основой организации материального учета. Именно по первичным документам...
-
Первичные документы по поступлению и расходу товарно-материальных запасов являются основой организаций материального учета. Непосредственно по первичным...
-
Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность...
-
Все поступающие в архив организации документы размещаются в Архивохранилищах на стеллажах или в шкафах так, чтобы документы каждой организации...
-
Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность...
-
Договор поставки заключается только в письменной форме. При составлении договора поставки следует соблюдать требования, указанные в "Методическом...
-
Качество проверки зависит не только от уровня ее организации и правильности проведения, но и от своевременности и полноты оформления обобщающих...
-
Проверка организации документального оформления и аналитического учета товаров Разработка общего плана аудита основывается на предварительных данных об...
-
Составление сводных платежных поручений - Проверка правильности оформления выписок из лицевых счетов
При одновременном перечислении средств с одного счета плательщика на счета нескольких получателей, как правило, составляются сводные платежные поручения....
-
Поступающую продукцию растениеводства учитывают в отдельности по бригадам, звеньям, отделениям. Документальное оформление продукции зависит от ее вида и...
-
Основными задачами аудита кассы и кассовых операций являются: * проверка обеспечения условий хранения и сохранности наличных денег в кассе и при доставке...
-
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по его соответствующим...
-
Первичные документы по поступлению и расходу материалов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой....
-
Порядок документального оформления операций по движению товарно-материальных запасов Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском...
-
Аудиторский ценный деньги касса Аудит кассы и кассовых операций проводится по трем основным направлениям: -Инвентаризация денежной наличности; -проверка...
Требование к оформлению дел - Номенклатура дел