Общие требования к размещению архивных документов - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

Все поступающие в архив организации документы размещаются в

Архивохранилищах на стеллажах или в шкафах так, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в порядке, соответствующем описям дел, документов. Документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах.

Документы Архивного фонда Российской Федерации размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и от документов по личному составу.

Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно.

Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов; дела с документами временных (свыше 10 лет) сроков хранения - в связках.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются в специальных боксах.

На коробки приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке (связке). Коробки (связки) нумеруются в валовом порядке в пределах каждого фонда или описи.

Связки формируются толщиной не более 20 см.

Коробки, связки с делами размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально. Порядок размещения устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные - горизонтально.

Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей.

Не допускается хранить документы в транспортной таре, в штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах.

Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные, а при большом количестве фондов - пофондовые.

Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

Похожие статьи

• Обеспечение нормативных условий хранения документов, Предоставление помещения и оборудования для размещения архивных документов - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

  Предоставление помещения и оборудования для размещения архивных документов Архив организации размещают в специально построенных или приспособленных для...

• Проверка наличия и состояния дел - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

  Цель проверки наличия и состояния дел в архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях;...

• Заключение - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

  Цель курсового исследования достигнута путем реализации поставленных задач. В результате проведенного исследования по теме "Организация архивного фонда...

• Нормативные температурно-влажностные, световые режимы, проведение санитарно-гигиенических мероприятий по условиям хранения документов, Световой режим, Температурно-влажностный режим - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

  Световой режим Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически...

• Применение специальных средств хранения и перемещения документов, Порядок выдачи дел из хранилищ - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

  Порядок выдачи дел из хранилищ Дела выдаются из хранилищ: Для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения,...

• Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

  Страховой фонд - это совокупность страховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный...

• Введение - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

  Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время - первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан ее отобрать и...

• Порядок передачи дел на архивное хранение - Подготовка документов к хранению в архиве

  В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и...

• ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

  Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Ведомственным...

• ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

  Передача документов на архивное хранение является завершающей частью цикла делопроизводства в организации. Данная операция производится согласно...

• Заверительная надпись, Внутренняя опись - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

  В конце каждого дела постоянного, долговременного хранения для учета количества и особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется...

• ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

  С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают...

• ВВЕДЕНИЕ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

  Подготовка документов к архивному хранению - во все времена является востребованной. В любом учреждение необходимо понимать общие принципы формирования и...

• Типовые и ведомственные перечни документов - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

  В помощь организациям при проведении экспертизы ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения,...

• Подготовка документов к передаче на архивное хранение, Экспертиза ценности документов - Подготовка документов к хранению в архиве

  Экспертиза ценности документов Рассмотрение организации проведения экспертизы ценности документов предприятия представляется исключительно важным,...

• ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ И ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ, Оформление обложек дел - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

  Оформление дела -- это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно...

• Экспертные комиссии организаций - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

  В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, создаются постоянно действующие экспертные комиссии....

• ОЦЕНКА ЗНАЧИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ И СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

  Документ делопроизводственный отчетность архив Взаимодействие человека с документами включает создание документов, их использование, доведение до...

• ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов

  Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве обработка дел для последующего их хранения и использования. Архивными учреждениями...

• Оперативное хранение документов - Экспертиза ценности документов

  С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно...

• Заключение - Подготовка документов к хранению в архиве

  Передача документов на архивное хранение является завершающей частью цикла делопроизводства в организации. Данная операция производится согласно...

• Хранение дел в организации МЧС России - Номенклатура дел

  С момента заведения и до передачи в Архив документы хранятся по месту их формирования в дела. Руководители структурных подразделений и сотрудники,...

• Теоретические основы учета расчетов с персоналом по оплате труда, социальному страхованию и обеспечения в организациях, Общие положения и нормативно-правовое регулирование учета труда и его оплаты - Организация бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда и социальному страхованию и обеспечению на предприятии

  Оплата труд учет страхование Общие положения и нормативно-правовое регулирование учета труда и его оплаты Политика в области оплаты труда является...

• Нормативно-законодательное регулирование и общие требования, предъявляемые к бухгалтерскому балансу - Анализ финансового состояния предприятия по данным бухгалтерского баланса

  Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации включает четыре уровня документов, имеющих различную юридическую силу....

• Описи дел - Подготовка документов к хранению в архиве

  По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному...

• Проверка обеспечения контроля за сохранностью материалов - Аудит материально производственных запасов, затрат в незавершенном производстве и материалов отнесенных на ответственное хранение

  Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью запасов являются (п.9 приказа Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н): - наличие...

• Общие положения - Экспертиза ценности документов

  Экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их...

• Введение - Подготовка документов к хранению в архиве

  Деятельность любой организации сопровождается появлением огромного количества различных документов. Это может быть бухгалтерская, кадровая,...

• Организация проведения экспертизы ценности документов - Экспертиза ценности документов

  При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется: O отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения...

• Бухгалтерская отчетность - основа системы информационного обеспечения управления организаций, Понятие, классификация и требования предъявляемые к отчетности в современных экономических условиях - Анализ особенностей системы бухгалтерского учета филиала "Лакнея" УП "Приорлизинг"

  Понятие, классификация и требования предъявляемые к отчетности в современных экономических условиях Бухгалтерская отчетность это единая система данных об...

• Ответственность организации за допущенные искажения бухгалтерской отчетности, за нарушение порядка и сроков хранения документов - Бухгалтерская финансовая отчетность

  На должностных лиц организации возлагается административная ответственность, установленная ст. 15.11 Кодекса административных правонарушений РФ. Согласно...

• Общие правила регистрации документов - Документоведение. Конфиденциальное делопроизводство

  Регистрация документов -- это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты...

• Протоколы, его виды. Требования к составлению текста протокола. Регистрация и учет документов - Документирование управленческой деятельности

  В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной...

• Проверка формирования уставного капитала - Аудит общих документов организации, отчетности экономического субъекта

  По данным приходных кассовых ордеров, выписок банка по расчетному и валютному счетам и приложенным к ним оправдательным документам проверяют полноту и...

• Порядок проведения аудита учредительных документов и видов деятельности организации - Аудит общих документов организации, отчетности экономического субъекта

  При проведении контроля проверяется юридический статус и право функционирования данного экономического субъекта в соответствии с действующим...

• Оформление дел - Подготовка документов к хранению в архиве

  Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с...

• Порядок представления и публикации отчетности. Хранение отчетности - Бухгалтерская финансовая отчетность

  Одним из основных требований к отчетности в условиях рынка является ее доступность и открытость для заинтересованных пользователей. В соответствии с...

• НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов

  В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей...

• Порядок обработки первичных документов и расчета заработной платы - Формы и виды заработной платы, порядок их расчета в современных условиях хозяйствования

  Все оформленные и предоставленные к установленному сроку в бухгалтерию табеля и первичные документы по начислению заработной платы, пособий и других...

• Условия признания финансовых вложений и первичные документы - Учет денежных средств и финансовых вложений

  В ПБУ 19/02 категория "финансовые вложения" определяется посредством выделения критериев их признания, т. е. критериев, соответствие которым конкретный...

Общие требования к размещению архивных документов - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

Предыдущая | Следующая