Особливості організації роботи облікового апарату в бюджетних установах - Порядок організації бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в бюджетних установах

Основні принципи, порядок організації бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, що мають ураховуватися бюджетними установами при веденні обліку за рахунками і складанні зовнішньої та внутрішньої звітності, викладено у ст. ст. 4, 6 Закону України Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні від 16.07.1999 N 996-XIV (далі Закон), за яким розпорядники бюджетних коштів ведуть бухгалтерський облік відповідно до правил, встановлених Державним казначейством України.

Відповідно до Закону, бухгалтерський облік - це впорядкована система збирання, реєстрації й узагальнення інформації про склад засобів, джерел фінансування та зобов'язання установи, фінансових процесів за допомогою суцільного, безперервного й документального обліку всіх господарських операцій

Відповідно до Закону метою бухгалтерського обліку є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства.

Відповідно до назви Бюджетні установи - це заклади, установи та організації, які створені органами центральної та місцевої влади та діяльність котрих забезпечується за рахунок бюджетних коштів. До них відносять: учбові заклади, заклади культури та мистецтва, не комерційні заклади, органи державної законодавчої влади та ін..

Сфера бюджетних установ є досить різноманітною за функціональними ознаками. Умовно їх можна поділити на три групи:

- установи, які виконують законодавчі функції, функції управління, охорони, контролю - установи законодавчої та виконавчої влади; міністерства, відомства, управління, тобто апарат органів державного та господарського управління, громадських та інших організацій; фінансові органи, органи казначейства, податкова інспекція, митна служба, армія, органи міліції, судові органи, органи прокуратури та ін.; - установи соціально-культурного комплексу - установи освіти всіх рівнів, медичні заклади, дитячі виховні заклади, установи культури, бібліотеки, наукові організації та ін.; - соціальні фонди та служби, а також інші бюджетні установи.

Зазначений поділ відображає горизонтальні зв'язки, що склалися у сфері бюджетних установ.

Враховуючи, що система бюджетних відносин ієрархічна та має вертикальні зв'язки, бюджетні установи поділяються на:

- головних розпорядників коштів; - розпорядників кощтів другого рівня; - розпорядників коштів третього рівня.

Установи та організації, що утримуються за рахунок коштів бюджету, ведуть облік виконання бюджету й кошторисі видатків, який прийнято називати Бюджетним обліком, його сутність проявляється в функціях, які він виконує, а саме:

- функція відображення базується на тому, що всі операції, які виконуються за рахунок бюджетних коштів, відображаються у відповідних документах, на рахунках та ін.; - функція узагальнення проводиться при здійсненні всіх операцій за розрахунками, результатом яких є баланс доходів і видатків як бухгалтерський звіт; - функція контролю виявляє себе при проведенні бюджетного обліку надходжень доходів за їх видатками та обліком виконання видаткової частини бюджету у відповідних галузях, установах і організаціях, які фінансуються з бюджету; - функція управління і керівництва процесом виконання бюджету і забезпечення планування бюджету; - функція забезпечення коштів бюджету як державної власності.

Об'єктом бюджетного обліку є:

- доходи і видатки бюджету; - фонди і резерви, які створюються в бюджеті в процесі його виконання; - кошти у розрахунках між бюджетами; - витрати на утримання бюджетних установ; - матеріальні цінності бюджетних організацій; - грошова готівка на рахунках банків.

Отже, бухгалтерський облік у бюджетних установах є системою контролю за наявністю та рухом бюджетних і позабюджетних коштів і будується на загальноприйнятих принципах, тобто при цьому виконує управлінську, контрольну та інформаційну функції.

Бюджетні установи є юридичними особами, мають замкнену систему обліку і ведуть облікову політику спрямовану не на зіставлення витрат результатів праці та отримання прибутку, а на облік видатків у процесі надання нематеріальних послуг. Згідно з нормативними документами бюджетні установи самостійно визначають організаційну форму бухгалтерської роботи виходячи з конкретних умов господарювання, дотримуючись єдиних методологічних положень, при цьому повинна забезпечуватись незмінність на протязі року прийнятої методологіїведення обліку.

Бухгалтерський облік в бюджетних установах повинен забезпечувати:

- систематичний контроль за ходом виконання кошторису витрат, станом розрахунків з підприємствами, організаціями, установами; збереженням грошових коштів та матеріальних цінностей; - забезпечувати повне і своєчасне відображення фінансово-господарських операцій з використання бюджетних і позабюджетних коштів відповідно до їх цільового призначення; - здійснювати попередній контроль за своєчасним та правильним оформленням документів та законністю операцій.

Це показує, що бухгалтерський облік у бюджетних установах є впорядкованою системою збирання, реєстрації й узагальнення інформації про склад засобів, джерел фінансування та зобов'язань установи, фінансових процесів за допомогою суцільного, безперервного й документального обліку всіх господарських операцій, що відображають господарську діяльність установи.

Отже, бухгалтерський облік це не лише засіб реєстації фактів господарського життя, а й відповідні дані для прийняття рішень, основним завданням якого є створення дієздатної системи отримання інформації, яка б забезпечувала ефективне управління підприємством. В бюджетних установах завдання бухгалтерського обліку вирішують бухгалтерські служби.

Для ефективної організації обліку, насамперед потрібно визначити мету діяльності бухгалтерської служби. Бухгалтерський облік є з'єднуючою ланкою між виробничо-фінансовою діяльністю господарюючих суб'єктів та особами що приймають рішення щодо зміни діючих принципів та правил організації обліку залежно від потреб підприємства. Відповідальність за організацію та ведення обліку несе відповідальна службова особа (керівник підприємства).

Від компетенції керівника і головного бухгалтера та їх взаємостосунків залежить успішне здійснення (провадження) облікового процесу на підприємстві.

Головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства, має певні обов'язки, зокрема забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання в установлені терміни фінансової і статистичної звітності; організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій; бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства; забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.

У свою чергу керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.

Законом України Про бухгалтерський облік та фінансову звітність передбачено наступні організаційні форми, які забезпечують ведення бухгалтерського обліку: створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером; введення до штату установи посади бухгалтера; користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, котрий займається підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи; ведення бухгалтерського обліку на договірних засадах з централізованою бухгалтерією; ведення бухгалтерського обліку та складання звітності особисто керівником установи, якщо посада бухгалтера не передбачена штатним розкладом та підприємство не зобов'язане оприлюднювати свою звітність.

Найбільш розповсюджені створені бухгалтерські служби під керівництвом головного бухгалтера, що потребує виділення штатних працівників, які перебувають в обліковому складі підприємства.

Організаційна форма побудови обліку на підприємстві визначається його особливостями, територіальним розміщенням його структурних підрозділів, чинною системою контролю та звітності.

До факторів, які негативно впливають на організацію облікового процесу належать: нагромадження метолів ведення обліку на окремих ділянках; недосконалість технічних засобів обліку; неправильна організація облікової праці.

До позитивних факторів належить - раціональна організація роботи облікового апарату, що забезпечує підвищення оперативності та аналітичності бухгалтерського обліку через удосконалення документообігу та облікової документації, прискорення обробки інформації, ефективне використання робочого часу обліковими працівниками, забезпечення узгодженої та своєчасної роботи на всіх етапах облікового процесу.

Бухгалтерія, як структурний підрозділ підприємства є складовою адміністрації та тісно взаємопов'язана з усіма службами установами. Взаємовідносини бухгалтерії вищого рівня з територіальними органами установи полягають у тому, що перша отримує від них потрібну для обліку і контролю документацію і, у свою чергу, забезпечує їх економічною інформацією про результати їхньої роботи. Характер цих взаємовідносин визначає організацію бухгалтерського обліку, яка може бути централізованою, децентралізованою або за принципом часткової централізації бухгалтерії.

Централізована організація бухгалтерського обліку передбачає створення на підприємстві єдиного облікового центру, який здійснює весь обліковий процес - центральної бухгалтерії. При цьому, документування здійснених операцій проводиться у відповідних господарських підрозділах у встановлені графіком документообігу терміни, ці документи надходять у центральну бухгалтерію, де після ретельної перевірки та обробки стають підставою для ведення синтетичного та аналітичного обліку.

За принципами часткової централізації бухгалтерії, обліковий процес здійснюється як централізованою бухгалтерією, так і обліковим персоналом структурних підрозділів. Тобто, на рівні структурного підрозділу здійснюється документальне оформлення проведених операцій, обробка та групування первинних документів стосовно руху запасів, розрахунків з оплати праці тощо.

На підприємствах із територіально й організаційно відокремленими підрозділами (філії, представництва, територіальні органи та ін.) застосовують децентралізований облік, за якого всі роботи виконує обліковий апарат цих підрозділів.

Чинним Законом України Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні передбачено, що підприємство самостійно може виділяти на окремий баланс філії, представництва, територіальні органи та інші відокремлені підрозділи, які зобов'язані вести бухгалтерський облік з наступним включенням їх показників до фінансової звітності підприємства.

За такої організації обліку в структурних підрозділах оформлюють первинні документи, опрацьовують їх, ведуть синтетичний і аналітичний облік господарських операцій у системі рахунків, складають баланс та інші форми фінансової і статистичної звітності. Звітність подається як до бухгалтерії головного підприємства (об'єднання, асоціації, холдингу, концерну тощо) так і на вимогу місцевих фінансових та статистичних органів. Функції бухгалтерії головного підприємства за децентралізованого обліку обмежуються перевіркою і зведенням показників звітності цих підрозділів.

Дані рахунків бухгалтерського обліку використовуються для складання фінансової звітності бюджетної установи. З цією метою Державне казначейство України за погодженням з Міністерством фінансів України розробило й затвердило План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ. З метою забезпечення однакового відображення однорідних господарських операцій на відповідних рахунках і субрахунках бухгалтерського обліку розроблено та введено в дію Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ і Кореспонденцію субрахунків по основних бухгалтерських операціях.

Дотримання вимог цих документів є обов'язковим для всіх установ, основна діяльність яких здійснюється за рахунок коштів державного або місцевого бюджетів.

План рахунків містить перелік рахунків першого порядку, тобто синтетичних рахунків, за допомогою яких можна отримати узагальнені дані про наявність коштів у бюджетній установі, їх джерела, результати виконання кошторису доходів і видатків. План рахунків передбачає як назву рахунків, так і їх умовне цифрове позначення, у якому перша цифра - клас рахунків, друга - номер синтетичного рахунку.

План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ складається з 8 класів балансових рахунків і 1 класу позабалансових рахунків (табл. 1).

Таблиця 1. План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ

Характеристика класів рахунків Плану рахунків	Характеристика класу рахунків
Клас 1 "Необоротні активи"	Об'єднує рахунки, які призначені для обліку матеріальних і нематеріальних активів, що отримані для тривалого використання і не призначені для реалізації або витрачання протягом одного року
Клас 2 "Запаси"	Об'єднує рахунки для обліку оборотних матеріальних активів, що належать установі, реалізацію та витрачання яких планується здійснити протягом року
Клас 3 "Кошти, розрахунки та інші активи"	Включає рахунки, призначені для відображення поточних фінансових активів: коштів у касі, на рахунках а установах банків або в органах Державного казначейства України, у розрахунках з дебіторами
Клас 4 "Власний капітал"	Включає рахунки, що застосовуються для обліку фондів і визначення результатів виконання кошторисів установи, а також сільських, селищних, міських (міст районного підпорядкування) бюджетів за поточний рік
Клас 5 "Довгострокові зобов'язання"	Призначений для обліку зобов'язань установи, які не виникають у процесі звичайної діяльності, не є характерними для діяльності установи і погашення яких відбудеться після завершення поточного бюджетного року
Клас б "Поточні зобов'язання"	Включає рахунки, призначені для обліку зобов'язань установи, які виникають протягом звичайної її діяльності, тобто при виконання кошторису доходів та видатків, і погашення яких очікується протягом поточного бюджетного року
Клас 7 "Доходи"	Призначений для обліку доходів, які одержуються установою за рахунок загального і спеціального фонду та сільських, селищних, міських (міст районного підпорядкування) бюджетів
Клас 8 "Витрати"	Об'єднує рахунки, призначені для обліку фактичних видатків і витрат бюджетних установ та касових видатків сільських, селищних, міських (міст районного підпорядкування) бюджетів
Клас 0 "Позабалансові рахунки"	Включає рахунки, призначені для обліку матеріальних цінностей, інших активів і зобов'язань, що належать установі або перебувають у тимчасовому розпорядженні

Особливістю Плану рахунків бюджетних установ є те, що він враховує відсутність комерційної діяльності в таких установах, у зв'язку з чим облік видатків ведеться на рахунках класу 8 "Витрати".

За необхідності бюджетні установи можуть використовувати додаткові рахунки (другого, третього і т. д. порядків) з обов'язковим збереженням номерів рахунків типового Плану рахунків. Перелік цих рахунків, тобто робочий план рахунків, може встановлювати безпосередньо керівництво бюджетної установи, виходячи із загальнодержавних і галузевих потреб управління, контролю, аналізу та звітності, або вища установа в межах одного відомства.

Робочий план рахунків повинен забезпечувати таку організацію бухгалтерського обліку, щоб облікові регістри велись систематизованим способом, дані рахунків дозволяли складати фінансову звітність, а також, щоб ці дані можна було використовувати для прийняття рішень керівництвом бюджетної установи.

Обробка та реєстрація фактів господарського життя реалізується через форму ведення обліку - Сукупність облікових регістрів, які використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку з дотриманням єдиних принципів, встановлених Законом про бухгалтерський облік, і з урахуванням особливостей діяльності бюджетних установ і технології обробки облікових даних.

Облікові регістри є носіями даних певної форми, побудовані відповідно до економічного групування інформації про активи, капітал та зобов'язання економічного суб'єкта.

Похожие статьи