Описание и анализ бизнес-процессов в транспортно-экспедиторской компании "Эдванс Шиппинг энд Форвардинг" - Проект совершенствования технологии обработки контейнерного грузопотока

Так как компания ООО "Эдванс Шиппинг энд Форвардинг" является небольшой и еще молодой, то транспортно-экспедиторский отдел состоит из двух специалистов, функции которых разделены на линейное экспедирование и автотранспортное экспедирование.

К основным задачам транспортно-экспедиторского отдела можно отнести [35, c.249]:

- осуществление транспортно-экспедиторского обслуживания клиентов - разработка наиболее эффективного маршрута транспортировки груза - составление всех необходимых документов для осуществления услуги - организация доставки груза от грузовладельца в порт или из порта грузополучателю - постоянный мониторинг груза на протяжение всей транспортировки груза

Данный отдел осуществляет главную функцию и играет ключевую роль в деятельности компании. От эффективности работы транспортно-экспедиторского отдела зависит прибыльность компании и появление новых клиентов, сохранение постоянных клиентов.

Более того, от качества работы транспортного-экспедиторского отдела зависит возможность получения государственных заказов.

На сегодняшний день отдел требует расширение в связи с увеличение объема работ и планированием перехода компании на новые рынки. Также технологическая составляющая работы отдела требует инноваций, внедрения новых специализированных программ для усовершенствования работы отдела.

Работа транспортно-экспедиторской компании направлена на освобождения владельца груза от выполнения операций по транспортировки груза до потребителя, а также от взаимодействий с другими агентами и перевозчиками транспортной сферы. Транспортно-экспедиторская компания берет на себя обязанность заключения договора перевозки с субъектами транспортного рынка, выполнение всех необходимых расчетов за транспортные услуги, оформление всей необходимой транспортной и сопроводительной документации. [14, c.73]

Задача специалистов транспортно-экспедиторского отдела компании состоит в создании стратегии развития процесса транспортировки и доставки контейнерных грузов, транспортно - логистическое обслуживание, управление всеми составляющими процесса перевозки груза, мониторинг и контроль за транспортными операциями, контроль и поддержание высокого качества предоставляемого сервиса. [43, c.192]

В процессе транспортно-экспедиторской работы в цепи поставок возникают вспомогательные элементы и звенья ( перевозчики). Но несмотря на это общие затраты на транспортировку сокращаются, что указывает на эффективность работы транспортного рынка.

Во взаимодействие субъектов рынка транспортно-экспедиторских услуг входит: 1- договор на предоставление услуги транспортного экспедирования, 2 - поиск наиболее подходящего грузовладельца, 3 - поиск перевозчиков, 4 - работы с грузом клиента, 5 - работы с транспортными средствами, 6 - договор на оказание услуг транспортного агента (функции экспедитора), 7 - договор на перевозку груза.

На основании построенной схемы можно описать весь транспортно-экспедиторский бизнес процесс компании. "Эдванс Шиппинг энд Форвардинг" занимается как импортом так и экспортом грузов. Данное описание является примерным, так как определенные аспекты процесса зависят от условий указанных в договоре.

В случае, если грузовладелец обращается в компанию для того, чтобы экспортировать груз и основные обязанности по осуществлению всего процесса транспортировки ложатся на экспедиторскую компанию, бизнес процесс выстраивается следующим образом. На первом этапе в отдел продаж поступает заявка на предоставление транспортно-экспедиторских услуг. Для получения заявки от клиента отдел продаж составляет и рассылает коммерческие предложения, осуществляют холодные звонки или клиент обращается в компанию со собственной инициативе.

После поступления заявки на перевозку груза клиентский отдел производит котировку, то есть определяет цену услуги, которую запрашивает грузовладелец. Сама заявка полностью переходит в отдел по работе с клиентами.

Клиентский отдел начинает обработку поступившей заявки: определяет специфику груза ( от специфики груза зависит способ его транспортировки, это может быть транспортировка в контейнере, а также конечная цена услуги), подходящее транспортное средство, транзитное время груза, предварительный маршрут транспортировки, выбор морской линии. После выбора морской линии с ней заключается договор. В договоре указываются обязанности сторон согласно правила Инкотермс. Инкотермс представляет собой свод международных правил, в которых приведен список и толкование основных терминов во внешней торговли, которые являются основными условиями договора купли-продажи. После всех согласований по транспортировки груза с клиентом заявка поступает в транспортно-экспедиторский отдел. Взаимосвязь транспортно-экспедиторского и логистического процесса транспортировки груза можно проследить на схеме представленной ниже.

Транспортно-экспедиторский отдел занимается осуществлением процесса транспортировки груза. После поступления заявки в этот отдел подготавливается транспортное средство для того чтобы доставить груз в место отправки( порт, аэропорт, железнодорожная станция). Для этого составляется товарно-транспортная накладная (ТТН) - это документ, который подтверждает осуществление сделки ( наличие договора) между грузоперевозчиком и отправителем на перевозку груза автодорожным транспортом (Приложение 1). Данный документ должен быть составлен в трех экземплярах: 1- для отправителя, 2- для получателя, 3- для фрахтовщика.

Данный документ должен быть подписан как отправителем груза, так и получателем груза. Морская линия присылает время и место контейнерного терминала, с которого необходимо забрать порожний контейнер. В ответ линии присылаются данные водителя автомобильного средства.

Товарно-транспортная накладная передается водителю автомашины, после чего он отправляется на контейнерный терминал за порожним контейнером. Получив порожний контейнер, водитель доставляет его грузовладельцу для затарки и опломбирования. Процесс загрузки контейнера происходит только при присутствии грузовладельца, все важные моменты фиксируются и после тщательной проверки на соответствие загруженного контейнера всем правилам международной перевозки он пломбируется, что также фиксируется документально и на фотокамеру. На пломбе должны быть указаны: грузоотправитель и его экспедитор, а также специальные контрольные знаки. [43, c.401]

Во время операций, связанных с затаркой контейнера, экспедиторский отдел также бронирует место для контейнера на судне (booking) (Приложение 2). Эта операция производится заранее до доставки контейнера в контейнерный терминал. Кроме того, заранее подготавливаются необходимые документы для таможенной обработки груза. Эти документы включаются в себя: учредительные документы экспортера (копии), оригинал контракта и две ксерокопии контракта, которые заверены печатью организации - продавца, инвойс, который также должен быть заверен печатью фирмы, коносамент, различные сертификаты и лицензии ( например, если это дерево или растения, и т. д.), документ подтверждающий право владеть транспортрируемым грузом, а также копия с печатью. Одним из наиболее важных документов является документ, который подтверждает таможенную стоимость груза. Это может быть договор закупки товара, счет-фактура, счет-проформа, платежные документы. Более того, для таможенной обработки груза также необходима информация об упаковке товара и прочие документы, такие как документ, подтверждающий страхование груза. [43, c. 336]

После того, как контейнер был опломбирован, его везут в порт. Для этого водителю выдается новая товарно-транспортная накладная, в которой указывается груз, который перевозится в контейнере. Операция доставки контейнера от грузовладельца до порта отправления называется pre-carriage.

В Порту после прохождения ворот контейнер проверяется (иногда сканируется через систему "Янтарь", получает акт ИДК - инспекционно-досмотровый комплекс), затем попадает в зону таможенной обработки груза. Экспедиторы заранее с помощью системы Ролис получают приемный акт груза.

В таможенной зоне контейнер проверяется, уплачиваются пошлины и сборы, предварительно оформляется таможенная декларация и определяется код товара по ВЭД ТС. Работники таможенной зоны также проверяют заявленную стоимость груза. После досмотра груза его направляют на погрузку. [3]

Во время таможенной проверки морская линия передает экспедиторам контактные данные их агента в пункте назначения груза, в свою очередь экспедиторы передают эти данные грузовладельцу.

Когда товар отправлен на погрузку морская линия составляется коносамент, то есть товарораспорядительный документ, благодаря которому подтверждается наличие договора на перевозку груза морским транспортом ( фрахтовый договор). Именно наличие этого документа необходимо для доказательства приема груза к транспортировки. В момент выхода судна морская линия присылает экспедитору драфт (черновик) коносамента на проверку. После проверки экспедиторская фирма отправляет на согласование драфт коносамента грузовладельцу. В случае если есть какие-либо корректировки, то они указываются и подтверждение отправляется обратно в морскую линию. На сегодняшний день есть возможность получить телекс релиз (telex release), по которому также можно получить груз. Телекс релиз представляет собой электронное сообщение, которое отправляется морской линией агенту, который должен получить груз, и это служит основанием для агента передать груз грузополучателю без предоставления получателем груза коносамента (Приложение 3). Данная функция значительно упрощает весь процесс экспедирования, а также сокращает риски. [9 , c.119]

Во время всего процесса транспортировки контейнера экспедиторский отдел компании осуществляет мониторинг нахождения и состояния груза. Подробный отчет отправляется грузовладельцу каждые 1-3 дня, в зависимости от местонахождения груза (когда груз в Европе его состояние лучше отслеживать чаще - каждый день).

Также в это время осуществляются авансовые платежи. По приходу груза клиент получает уведомление от компании со всей необходимой информацией.

В том случае, если компания занимается импортированием груза, то после того, как экспедиторская компания получила уведомление, что груз был отправлен, она запрашивает фидерный коносамент у морской линии, если в этом есть необходимость. Фидерный коносамент запрашивается в том случае, если судно, на котором перевозится груз, не может зайти в порт прибытия из-за больших размеров, поэтому дополнительно используется фидерное судно. [ 11, c. 461]

Во время транспортировки груза, экспедиторская компания подготавливает пакет документов необходимых для принятия груза: доверенность от грузоотправителя на компанию и компании на грузополучателя, оригинал коносамента. Также на этом этапе выставляются предварительные счета. В морской линии получают все необходимые транспортные документы. Вся необходимая информация о грузе находится в системе Ролис ( Российская логистическая транспортная система).

К моменту прихода груза в порт назначения, транспортно-экспедиторский отдел подготавливает транспортное средство для доставки груза из порта назначения до получателя груза. Так как компания "Эдванс Шиппинг" не имеет собственно парка атодорожного транспорта, то данную услугу берут в аутсорсинг. [11, c. 502]

После прихода груза в порт он проходит этап таможенной очистки. Подготавливается акт досмотра ( иногда в электронном виде с помощью системы ролис), в котором указаны данные с пломбы контейнера. Затем для того чтобы контейнеровоз мог заехать на територию порта и забрать груз сначала запрашивается релиз ордер (release order), то есть разрешение от морской линии на вывоз контейнера. Затем оформляется заявка на въезд через систему тайм-слотирования. [3] В каждом порту существует определенный график для контейнеровозов. В определенные временные интервалы втечение суток возможно забрать груз, обычно это 3-4 часа на погрузку и вывоз.

Вовремя вывоза груза об этом уведомляют грузополучателя. На этапе, когда груз доставляется до клиента, он сверяет пломбу контейнера и пишет заключение о том, что претензий к транспортной компании не имеет. После этого, контейнер разгружается и проверяется на наличие дефектов и грязи. Если транспортно-экспедиторская компнаия сдает в терминал грязный контейнер, то с ней взимают дополнительную плату за чистку контейнера. [24, c.89]

На последнем этапе контейнерная линия присылает экспедиторам координаты контейнерного терминала для сдачи порожнего контейнера и после составления товаро транспортной накладной (ТТН) контейнер отвозится на терминал в сток линии. Завершающим действием всего бизнес процесса транспортировки груза является закрытие счета. [35, c. 229]

В описанном логистическом бизнес-процессе существует ряд недостатком и проблем. Прежде всего необходимо отметить, что в описанном бизнес-процессе есть независимые от работников проблемы.

Во-первых, в практике линейного судоходства не существует единого документа, который фиксирует отношения отправителя груза и перевозчика. Существует много неопределенных моментов по вопросам заключения договора перевозки в линейном судоходстве. Это затрудняет осуществление единого экономического пространства участников транспортных перевозок. Из-за отсутствия в российском законодательстве единой формы заявки на перевозку морской линией груза, то транспортные компании разрабатывают их самостоятельно, что искажает понимание правовой основы заявки.

Во-вторых, транспортно-экспедиторский отдел зачастую сталкивается с проблемами в работе с таможней. К таким проблемам можно отнести периодические изменения тарифов, правил оформления груза и отправки груза за границу. Более того, из-за некачественной работы таможенных служащих автотранспорт часто простаивается в очередях, грузы медленно обрабатываются и оформляются, что приводит их простою в порту, постоянные таможенные проверки замедляют процесс обработки груза. Все это приводит к большим затратам на хранение груза и демередж в порту, поэтому компании несут убытки и потерю репутации, так как скорость доставки снижается.

Для изменения подобной ситуации можно внести несколько предложений. Во-первых, предупреждение клиента о подобных форс-мажорах и делать расчет стоимости услуги учитывая этот аспект. Во-вторых, необходимо подготавливать наиболее полный пакет в документах, предвидя возможные вопросы на таможне, а также постоянный мониторинг изменений в правилах таможни.

В тоже время, к проблемам бизнес-процесса, которые зависят от работы специалистов компании, можно отнести:

1) Наиболее распространенной проблемой на начальном этапе является составление некорректной заявки клиентом, что приводит к дополнительным тратам и убыткам. Это связано с тем, что в заявке может быть не указаны важные аспекты груза, неправильные параметры размеров, например. Это все приводит к ошибка в подборе транспортного-средства или контейнера, ошибках при составление документов. Как итог, клиенту предъявляется счет за дополнительные траты, но он вправе не оплачивать его. [24, c.90] 2) Очень часто из-за большого интервала времени между предварительным расчетом стоимости до фактического клиенту представляют счет, который сильно отличается от запланированного. Это приводит к ухудшению отношения клиента к компании. Такая ситуация происходит из-за сезонных изменений в тарифах различные расходы ( портовые и терминальные). В данном случае следует заранее учитывать возможные изменения в стоимости услуги. 3) На следующем этапе появляются возможные ошибки при составление транспортных документов, например, в коносаменте. Это влечет за собой увеличение стоимости и времени перевозки, так как все приходится вносить корректировки. Для изменения подобной ситуации необходимо тщательно и заблаговременно проверять все транспортные документы и вносить изменения до прихода груза в порт, это значительно снизит возможные дополнительные затраты. [24, c.93] 4) Другой проблемой на данном этапе можно выделить несвоевременную оплату счетов клиентом. Это ведет к уже описанным ранее последствиям простоя груза и увеличения времени доставки. Итогом такой ситуации являются убытки компании и клиента. Решением проблемы может служить внесение аванс клиентом на счет компании. 5) На этапе мониторинга груза также возникает много ошибок. В последствии таких ошибок возникают задержки при получение необходимых документов у морской линии и в терминалах, задержки с оплатой счетов, простои, задержки предоставления документов таможню. Все это ведет к снижению уровня доверия клиентов компании и ухудшению имиджа организации. Данная проблема существует из-за отсутствия специального программного обеспечения для мониторинга груза. Решением проблемы может служить внедрение специальной программы для отслеживания транспортировки груза и увеличения числа сотрудников транспортно-экспедиторского отдела. [35 , c.331] 6) На последнем этапе бизнес-процесса транспортировки груза возникают проблемы с вывозом груза из порта и терминала. Это связано с некорректной координацией всех элементов: склада получателя, порта, терминала, таможни. Для улучшения такой ситуации необходимо налаживать более тесные и надежные связи с контрагентами и работать более тесно с грузополучателем во время доставки груза от порта до предприятия.

Кроме проблемы, возникающих при транспортировки груза морским транспортом, также возникают свои недочеты при автотранспортной транспортировки. К ним можно отнести:

1) Нехватка транспорта в определенные периоды ( сезонность). Так как компания не обладает своим автотранспортным парком, то решением данной проблемы может служить его приобретение. Однако, возможно обойтись и без таких мер, например, налаживание тесных связей с большим количеством контрагентов может также исправить эти недочеты. 2) При перевозке автотранспортом также как и в случае перевозки морским транспортом появляется много нареканий при взаимодействии с таможенными службами. Решением является своевременная и подробная подготовка необходимой документации.

Проанализировав все существующие проблемы бизнес-процесса компании можно сделать вывод, что компания нуждается в создании модели стандартов качества работы и увеличению числа сотрудников транспортно-экспедиторского отдела.

Для более ясного видения эффективности бизнес-процессов компании можно привести статистические данные об количестве перевезенных контейнеров, количестве постоянных клиентов и общем количестве клиентов за 2012,2013 и 2014 года.

Таблица 2 - Статистические данные компании "Эдванс Шиппинг энд Форвардинг"

Показатели	Года
2012	2013	2014
Количество перевезенных контейнеров	1080	1152	1212
Количество постоянных клиентов	27	35	42
Общее количество клиентов	103	129	176

Рассчитано по: Статистические данные компани "Эдванс Шиппинг энд Форвардинг" за 2012, 2013 и 2014 года.

Исходя из полученных данных видно, что контейнерный оборот компании увеличился за три года на 6 %. В тоже время количество постоянных клиентов увеличилось на 8%. Более того количество всех клиентов также увеличилось на 7%.

Из этого следует, что компания активно развивается и удерживает свою позицию на рынке.

Похожие статьи