Ночной аудит. Деятельность портье, Правила проведения ночного аудита и передачи дел по окончании смены - Организация работы ресторанно-гостиничного комплекса "Урарту"

Правила проведения ночного аудита и передачи дел по окончании смены

Гостиница работает круглосуточно без перерывов, выходных и санитарных дней, и всевозможные сбои в технологическим процессе, разрешение жалоб и конфликтов в это время возлагаются на ночной аудит. Особую значимость процедуры аудита и контроля приобретают в условиях комплексной автоматизации, поскольку кол-во ежедневных финансовых операций, проводимых в гостинице, очень велико. Поэтому нужно оперативно и тщательно находить и корректировать ошибки персонала. Аудитор (лат. слушатель) - ревизор, проверяющий, контролирующий и анализирующий финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Обычно наиболее активная жизнь в гостинице днем, поэтому аудиторы работают в ночную смену. Главная задача - проверить и закрыть финансовую дату - базисный период всей финансовой деятельности предприятия. Эта процедура называется ночным аудитом, а персонал, проводящий проверку и корректировку - ночными аудиторами. Ночной аудитор собирает данные и подводит баланс истекшего дня - финансовой даты.

Отель подводит баланс по своим операциям в конце каждого рабочего дня. Целесообразно это делать в позднее вечернее и раннее утреннее время (с 24 до 3 часов), поскольку к этому времени завершают свою работу службы дополнительных и сопутствующих услуг и поэтому поступление от них счетов в кассу Reception приостанавливается. Для правильного функционирования автоматизированной системы управления отелем предусмотрена плановая остановка компьютерных машин на некоторое время для проведения системных работ, копирования и сброса информации в текущий и долгосрочные архивы (архивация или "Ночные системные работы"). Эту работу необходимо делать в ночное время, поскольку днем невозможно приостановить текущую работу на компьютере (прием оплаты за проживание и дополнительные платные услуги, перевод из одного номера в другой, регистрация, выписка клиента и др.).

Из множества обязанностей ночного аудитора можно выделить наиболее важные:

    1. Выполнять все функции, связанные с поселением, обслуживанием, выпиской клиентов отеля. 2. Вносить данные по расходам клиентов на их счета, которые не были внесены сотрудниками вечерней смены. 3. Контролировать правильность начисления платежей за предоставленные гостям услуги предыдущими сменами, вносить необходимые коррективы, составлять отчет по расхождениям и ошибкам (если имеются) для руководителя службы приема и размещения. 4. Вести необходимую документацию, параллельный учет на случай выхода из строя компьютерной системы. 5. Подготавливать полный суточный отчет о деятельности отеля за предыдущий день. 6. Подготавливать к 7.00 сведения о занятости номерного фонда (Housekeeping Report) для службы хозяйственного обеспечения (Housekeeping). 7. Осуществлять контрольный обход по отелю с целью выявления возможных нарушений и при необходимости принимать решения в пределах своей компетенции. 8. Производить побудку клиентов и выступать в качестве телефонного оператора (при необходимости) и т. д.

Работа ночных аудиторов во многом облегчает работу дневной смены, так как все счета клиентов уже выверены и подготовлены к операции оплаты. Таким образом, процесс обслуживания клиентов в часы наиболее массового отъезда (с 7 до 12 часов) значительно ускоряется.

Похожие статьи




Ночной аудит. Деятельность портье, Правила проведения ночного аудита и передачи дел по окончании смены - Организация работы ресторанно-гостиничного комплекса "Урарту"

Предыдущая | Следующая