Правила оформления реквизитов - Общие принципы составления деловой корреспонденции. Правила оформления управленческих документов

Название организации - составителя документа должно строго соответствовать названию, указанному в уставе, положении или другом нормативном акте. Указываются полное и сокращенное название организации.

Название документа (акт, приказ, протокол, справка, и т. д.) должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю документов, применяемых в данной организации. Название указывается только при подготовке документов на общем бланке предприятия.

Заголовок текста - краткое изложение содержания документа, точно передающее смысл текста. Объем заголовка не должен превышать пяти строк машинописного текста, длиной 28 символов. Допускается продление строки. Заголовки к тексту таких документов, как акт, инструкция, правила, протокол, устав и т. п., должны сочетаться в падеже с названием документа. Заголовок печатают от нулевой позиции табулятора.

Дата - один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Все даты (при датировании документа, наложении резолюций, грифов согласования и утверждения, визирования, внесении отметок о поступлении документа, о заверке копии и т. д.) приводятся в цифровом виде, в том числе и те, которые используются в тексте. Элементы даты размещаются в одной строке в следующей последовательности: день, месяц, год. Год обозначается четырьмя или двумя цифрами, месяц и день - двумя, например:

25.12.1995 ; 24.12.95 или 24 12 95.

Индекс документа включает порядковый регистрационный номер и условные обозначения, указывающие место составления (исполнения) и хранения документа. При оформлении документ, в большинстве случаев, получает только один индекс, проставляемые при его регистрации в журнале регистрации на самом документе.

Текст - это основная, информативная часть документа и важнейший реквизит. Он должен быть логичным, четким, убедительным, аргументированным, причем аргументация и выводы должны быть объективными.

Текст может состоять и нескольких частей. Большинство документов делиться на две части. В первой части следует излагать цели и причины создания документа, приводить факты, описания ситуаций, фамилии лиц и другую информацию, аргументирующую необходимость принятия решения или выполнения действия. Вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы, рекомендации, решения, распоряжения и т. д. Текст документа может состоять и из одной части: приказ без преамбулы, письмо - просьба без пояснения и т. д.

Виза проставляется при необходимости внутреннего согласования документа. Виза состоит из личной подписи лица, заверяющего документ, и даты. В некоторых случаях указывается также должность визирующего и расшифровка его подписи.

Визы при согласовании внутренних документов проставляются на последней странице первого экземпляра документа ниже реквизита подпись. Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в учреждении.

Подпись является одним из основных способов удостоверения документа. Документ подписывается руководителем организации или замещающее его компетентное лицо, имеющее право подписи, установленное соответствующим правовым актом.

Экземпляры документов, остающихся в делах предприятия, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

Две подписи и более ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Финансовые документы, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители этих организаций.

В состав реквизита подпись входят название должности лица подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка. Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Если документ подписывают несколько лиц, занимающих одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне. При подписании указывается дата каждой подписи.

Расшифровка подписи в реквизитах подпись, гриф утверждения, гриф согласования должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.

При оформлении документа на бланке название организации в реквизите подпись не указывается или приводится в сокращенном виде.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на две - три строки ниже реквизита Фамилия исполнителя и номер его телефона.

В резолюции отражаются результаты рассмотрения документов руководителем и содержатся указания пол исполнению документов.

В большинстве случаев документ содержит не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы для уточнения порядка исполнения документа или определения его исполнителя.

Резолюции пишут на лицевой стороне первого листа документа в месте, установленном существующими требованиями. Если это место занято другим реквизитом, например адресом, резолюцию можно разместить в любом другом свободном месте лицевой стороны первого листа документа, кроме левого поля.

Похожие статьи




Правила оформления реквизитов - Общие принципы составления деловой корреспонденции. Правила оформления управленческих документов

Предыдущая | Следующая