Организация работы с документами, Документооборот и деловая документация., Требования к оформлению документов. - Общие принципы составления деловой корреспонденции. Правила оформления управленческих документов

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами обработки информации.

При организации документооборота следует руководствоваться принципом однократного и целесообразного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Документооборот и деловая документация.

В управленческой деятельности предприятия используются главным образом текстовые документы. Такие документы, оформленные по определенным правилам, обычно называют управленческими, а их совокупность - управленческой (деловой) документацией.

Документы, как правило, оформляют на бланках. Бланк - это лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами.

Требования к оформлению документов.

При оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативный поиск, а также возможность обработки с помощью современных средств оргтехники. Преобладающая часть документов оформляется на бланках предприятий, которые содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке.

Реквизит документа - это элемент официального документа, например дата, подпись, печать и т. д. Совокупность расположенных на странице в установленной последовательности реквизитов называется Формуляром. Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов. Для оформления большинства документов используются два вида бланков: общий бланк и бланк для писем.

При оформлении документов следует руководствоваться действующим в настоящее время ГОСТом "Управленческая документация. Единый формуляр-образец". Расположение реквизитов и размеры областей для их размещения на бланках различного формата приведены на рис.1. Управленческий документ - это документ, созданный в целях управления работой предприятия.

В документе, как правило, отражается целый ряд функций:

    -- информационная (документ является носителем и источником информации); -- управленческая (документ позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы); -- правовая (документ служит юридической основой производственной деятельности, подтверждает факты, удостоверяет сведения); -- коммуникативная (является средством обмена информации и общения между различными объектами); -- учетная (позволяет накапливать и анализировать сведения за определенные периоды времени); -- социальная (отражает социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан); -- культурная (показывает специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции данной эпохи); -- историческая (является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, раскрывает и дополняет исторические факты, восстанавливает историческое прошлое стран и народов).

Управленческая деятельность в любой организации приводит к созданию многих видов управленческих документов. Одни из них направлены на решение проблем оперативного управления производственными процессами, а другие - документируют вопросы, связанные с конкретными функциями управления: планированием, ведением бухгалтерского и статистического учета, составлением отчетности, финансированием, обеспечением кадрами и т. д. В соответствии с этими функциями документы делят на группы: Плановые, распорядительные, финансовые документы и др.

Под Унификацией понимается приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам. Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандарт - это нормативно-технический документ, устанавливающий требования к объектам стандартизации, обязательный для исполнения в определенных областях деятельности, разработанный в установленном порядке и утвержденный компетентным органом. В стандартах на управленческую документацию устанавливаются состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Документы классифицируют также:

По происхождению различают официальные и личные документы.

По месту составления документы делят на внешние и внутренние.

По наименованию - акты, докладные записки письма, телефонограммы, справки, протоколы, приказы и т. д.

По количеству отраженных вопросов - простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов) документы.

По степени подлинности - черновики (документы в предварительной редакции), подлинники (первый или единственный экземпляр документа, оформленный соответствующим образом и подписанный) и копии (воспроизведение всех реквизитов подлинника, за исключением личной подписи, заверенное соответствующим образом). Различают следующие разновидности копий: отпуск - полная копия исходящего документа, выполняемая под копирку одновременно с подлинником. Она остается у отправителя документа. Дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утерей подлинника, имеющий юридическую силу подлинного документа. Выписка из документа - копия какой-либо части подлинного документа.

По срокам хранения - постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет включительно).

По степени гласности различают обычные и секретные документы.

По назначению - индивидуальные (создаваемые для решения конкретной управленческой ситуации) и типовые (отражают однородные вопросы и составляются по одинаковым образцам).

По способу фиксации информации различают письменные документы, фото-, кинодокументы, графические, звуковые документы.

В соответствии с действующими законодательными и нормативными актами для оформления документов необходимо использовать следующий набор реквизитов:

    1. государственный герб; 2. эмблема предприятия; 3. изображение наград; 4. код организации по общегосударственному классификатору предприятий (ОКПО); 5. код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД); 6. название министерства или ведомства; 7. название предприятия; 8. название структурного подразделения; 9. индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телетайпа, телефона и счета в банке; 10. название вида документа; 11. дата; 12. индекс; 13. ссылка на индекс и дату входящего документа; 14. место составления или издания; 15. гриф ограничения доступа к документу; 16. адресат; 17. гриф утверждения; 18. резолюция; 19. заголовок текста; 20. отметка о контроле; 21. текст; 22. отметка о наличии приложения; 23. подпись; 24. гриф согласования; 25. визы; 26. печать; 27. отметка о заверке копии; 28. фамилия исполнителя и номер его телефона; 29. отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 30. отметка о переносе данных на машинный носитель; 31. отметка о поступлении.

Обязательными реквизитами документа являются Название организации (составителя документа), Название документа (не указывается в письмах), Заголовок текста, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Все остальные реквизиты являются дополнительными.

Похожие статьи




Организация работы с документами, Документооборот и деловая документация., Требования к оформлению документов. - Общие принципы составления деловой корреспонденции. Правила оформления управленческих документов

Предыдущая | Следующая