Организация работы с документами, Документооборот и деловая документация., Требования к оформлению документов. - Общие принципы составления деловой корреспонденции. Правила оформления управленческих документов
Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами обработки информации.
При организации документооборота следует руководствоваться принципом однократного и целесообразного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Документооборот и деловая документация.
В управленческой деятельности предприятия используются главным образом текстовые документы. Такие документы, оформленные по определенным правилам, обычно называют управленческими, а их совокупность - управленческой (деловой) документацией.
Документы, как правило, оформляют на бланках. Бланк - это лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами.
Требования к оформлению документов.
При оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативный поиск, а также возможность обработки с помощью современных средств оргтехники. Преобладающая часть документов оформляется на бланках предприятий, которые содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке.
Реквизит документа - это элемент официального документа, например дата, подпись, печать и т. д. Совокупность расположенных на странице в установленной последовательности реквизитов называется Формуляром. Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов. Для оформления большинства документов используются два вида бланков: общий бланк и бланк для писем.
При оформлении документов следует руководствоваться действующим в настоящее время ГОСТом "Управленческая документация. Единый формуляр-образец". Расположение реквизитов и размеры областей для их размещения на бланках различного формата приведены на рис.1. Управленческий документ - это документ, созданный в целях управления работой предприятия.
В документе, как правило, отражается целый ряд функций:
- -- информационная (документ является носителем и источником информации); -- управленческая (документ позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы); -- правовая (документ служит юридической основой производственной деятельности, подтверждает факты, удостоверяет сведения); -- коммуникативная (является средством обмена информации и общения между различными объектами); -- учетная (позволяет накапливать и анализировать сведения за определенные периоды времени); -- социальная (отражает социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан); -- культурная (показывает специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции данной эпохи); -- историческая (является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, раскрывает и дополняет исторические факты, восстанавливает историческое прошлое стран и народов).
Управленческая деятельность в любой организации приводит к созданию многих видов управленческих документов. Одни из них направлены на решение проблем оперативного управления производственными процессами, а другие - документируют вопросы, связанные с конкретными функциями управления: планированием, ведением бухгалтерского и статистического учета, составлением отчетности, финансированием, обеспечением кадрами и т. д. В соответствии с этими функциями документы делят на группы: Плановые, распорядительные, финансовые документы и др.
Под Унификацией понимается приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам. Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандарт - это нормативно-технический документ, устанавливающий требования к объектам стандартизации, обязательный для исполнения в определенных областях деятельности, разработанный в установленном порядке и утвержденный компетентным органом. В стандартах на управленческую документацию устанавливаются состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Документы классифицируют также:
По происхождению различают официальные и личные документы.
По месту составления документы делят на внешние и внутренние.
По наименованию - акты, докладные записки письма, телефонограммы, справки, протоколы, приказы и т. д.
По количеству отраженных вопросов - простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов) документы.
По степени подлинности - черновики (документы в предварительной редакции), подлинники (первый или единственный экземпляр документа, оформленный соответствующим образом и подписанный) и копии (воспроизведение всех реквизитов подлинника, за исключением личной подписи, заверенное соответствующим образом). Различают следующие разновидности копий: отпуск - полная копия исходящего документа, выполняемая под копирку одновременно с подлинником. Она остается у отправителя документа. Дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утерей подлинника, имеющий юридическую силу подлинного документа. Выписка из документа - копия какой-либо части подлинного документа.
По срокам хранения - постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет включительно).
По степени гласности различают обычные и секретные документы.
По назначению - индивидуальные (создаваемые для решения конкретной управленческой ситуации) и типовые (отражают однородные вопросы и составляются по одинаковым образцам).
По способу фиксации информации различают письменные документы, фото-, кинодокументы, графические, звуковые документы.
В соответствии с действующими законодательными и нормативными актами для оформления документов необходимо использовать следующий набор реквизитов:
- 1. государственный герб; 2. эмблема предприятия; 3. изображение наград; 4. код организации по общегосударственному классификатору предприятий (ОКПО); 5. код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД); 6. название министерства или ведомства; 7. название предприятия; 8. название структурного подразделения; 9. индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телетайпа, телефона и счета в банке; 10. название вида документа; 11. дата; 12. индекс; 13. ссылка на индекс и дату входящего документа; 14. место составления или издания; 15. гриф ограничения доступа к документу; 16. адресат; 17. гриф утверждения; 18. резолюция; 19. заголовок текста; 20. отметка о контроле; 21. текст; 22. отметка о наличии приложения; 23. подпись; 24. гриф согласования; 25. визы; 26. печать; 27. отметка о заверке копии; 28. фамилия исполнителя и номер его телефона; 29. отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 30. отметка о переносе данных на машинный носитель; 31. отметка о поступлении.
Обязательными реквизитами документа являются Название организации (составителя документа), Название документа (не указывается в письмах), Заголовок текста, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Все остальные реквизиты являются дополнительными.
Похожие статьи
-
Основные требования к оформлению управленческих документов - Делопроизводство и документооборот
Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.)....
-
Оформление организационно-распорядительной документации
С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений,...
-
Требования к оформлению реквизитов текстового документа - Текстовой документ и его оформление
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные...
-
Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р6.30-2003...
-
Понятие "формуляр" и реквизиты документа При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Совокупность этих...
-
Введение - Документационное обеспечение управленческой деятельности противопожарной службы
Тема работы является актуальной в настоящее время, так как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе...
-
Теоретическая часть, Общие требования к учету документов - Работа архива
Целью Архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Оформление информационно-справочных документов
Общие правила оформления всех перечисленных документов Общие правила оформления всех перечисленных документов сводятся к следующему: каждый документ...
-
Заключение - Текстовой документ и его оформление
Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати)...
-
Понятие "документооборот" и его организация - Делопроизводство и документооборот
Документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение....
-
Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей...
-
Терминологический стандарт определяет "делопроизводство" как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными...
-
Режим труда и отдыха предусматривает соблюдение определенной длительности непрерывной работы на ПК и перерывов, регламентированных с учетом...
-
ВВЕДЕНИЕ - Организационные и информационно-справочные документы
Термин "делопроизводство" характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов....
-
Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для...
-
Хранение документов в электронной форме - Подготовка деловой документации
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной...
-
Основы делопроизводства - Письмо
Делопроизводство -- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Современное делопроизводство...
-
Рационализация управления и делопроизводства в 1917 - 1941 гг. - История делопроизводства в России
Представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют давнюю традицию и сложились в...
-
Понятие информационно-справочных документов Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются...
-
В настоящее время на современных российских предприятиях применяется сложившийся определенный набор документов, в которых определяются различные виды...
-
Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы. ОРД в...
-
Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на...
-
ВВЕДЕНИЕ - Подготовка передача дел в архив организации
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки....
-
Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических...
-
ВВЕДЕНИЕ - Документальная база системы менеджмента качества и процедуры управления документацией
В настоящее время, в условиях рыночных отношений, когда всем предприятиям и организациям предоставлено право самостоятельного выхода на внешний рынок,...
-
Телефонограмма, Письмо - Информационно-справочные документы
Следующий вид информационно - справочного документа - телефонограмма. Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид...
-
Системы подготовки текстовых документов - Подготовка деловой документации
Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, способами ввода и...
-
Хранение документов, составление номенклатуры дел - Регистрация и учет документов
Номенклатура дел - Это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке....
-
Организация контроля за исполнением документов - Регистрация и учет документов
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения...
-
ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ - Оформление информационно-справочных документов
Служат для дачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов. Докладная записка -...
-
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ КОММЕРЧЕСКИХ КОНТРАКТОВ - Заключение коммерческих контрактов
Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры). Контракт (договор) - документ,...
-
Проблемы перехода высшего образования к двухуровневой системе: к вопросу организации самостоятельной работы 19 сентября 2003 г. Россия присоединилась к...
-
Введение - Текстовой документ и его оформление
Документ на различных современных носителях является одним их средств обмена информацией между людьми, предназначен для восприятия и использования...
-
Основные требования к помещениям и оборудованию архива - Требования к сохранности документов
Создание оптимальных условий хранения документов Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: Предоставлением для архива помещения и...
-
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА - Оформление информационно-справочных документов
Самым значительным видом информационно - справочных документов являются деловые письма. Служебные письма - обобщенное название большой группы...
-
Документооборот -- сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей...
-
Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти...
-
Классификация документов - Классификация документов
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003 Документ -- зафиксированная на материальном носителе...
Организация работы с документами, Документооборот и деловая документация., Требования к оформлению документов. - Общие принципы составления деловой корреспонденции. Правила оформления управленческих документов