ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - Организационные и информационно-справочные документы

Объяснительная записка -- документ, который можно разделить на две группы. Первая -- документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); вторая -- сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка в целом оформляется так же, как и докладная. Первая группа составляется на общем бланке учреждения. Вторая, как правило, состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая -- причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия. Как и внутренняя докладная записка, она составляется на чистом листе бумаги с воспроизведением тех же реквизитов. Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка -- записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. Это внутренняя переписка между структурными подразделениями. Хотя нормативными и методическими документами по документационному обеспечению не предусмотрено использование в деятельности учреждений служебных записок, практика показывает, что этот вид документа очень широко применяется. В основном, это в крупных учреждениях, где руководители подразделений наделены компетенцией издания распорядительных документов, ведения переписки и где могут возникнуть ситуации, при которых необходимо документирование.

Таким образом, служебная записка -- документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Обычно служебные записки составляются по вопросам материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и др.

Служебная записка составляется на чистом листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Должны присутствовать следующие реквизиты рассмотрим на примере (см. приложение 3):

Наименование вида документа - Служебная записка

Текст

Адресат - Зам. директору ОАО "Альбатрос" Назирову Р. Р.

Подпись - Игнатенко Д. Ю

Текст состоит из обоснования причин составления и предложений, просьб и т. д.

Служебная записка подписывается сотрудником или руководителем подразделения, датой является дата ее составления и подписания.

Похожие статьи




ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - Организационные и информационно-справочные документы

Предыдущая | Следующая