Заключение - Текстовой документ и его оформление

Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Термин "документ" ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как "письменное свидетельство и доказательство". Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: "Документ - всякая важная деловая бумага". В современном толковом словаре С. И. Ожегова читаем: "Документ - деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо". Оксфордский словарь гласит: "Документ - это текст или изображение, имеющее информационное значение".

Анализ последовательных определений термина "документ" позволяет выделить три основных формулировки:

    - "документ" - материальный объект, - "документ" - носитель информации, - "документ" - документированная информация.

С позиций ДОУ наиболее общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документа" от 29.12.94. № 77-ФЗ). В последнее время при определении понятия "документ" подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая.

Таким образом, в результате эволюции понятие "документ" стало официально толковаться следующим образом: "Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать" (Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ).

В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как информационная, социальная, коммуникативная, правовая, управленческая, функция учета, функция исторического источника. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.

Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения.

При подготовке и оформлении текстовых документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное и качественное исполнение, поиск и возможность обработки с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источника информации. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа. В процессе подготовки и оформления документ может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

Похожие статьи




Заключение - Текстовой документ и его оформление

Предыдущая | Следующая