Особенности оформления деятельности коллегиальных органов. Протоколы. - Документирование деятельности акционерных обществ

Протокол - организационно-распорядительный "документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов". Единая государственная система делопроизводства. С. 74.

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

Текст протокола делится на две части: первую - вводную, где указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих и повестка дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания.

Словом "председатель" начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, затем слово "секретарь". Например,

Председатель - Иваненко О. Д.

Секретарь - Круглов Ю. А.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

На собраниях акционеров в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на собрание.

Далее следует повестка дня. Здесь перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.

Основная часть текста протокола строится по разделам, в соответствии с пунктами повестки дня.

По каждому пункту могут быть такие части:

СЛУШАЛИ

ВЫСТУПИЛИ

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указывается с новой строки с абзаца. ГОСТ 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: "Текст доклада (выступления) прилагается"

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

При выборе, голосовании за акционеров в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на собраниях протоколы делятся на полные и краткие.

Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно.

Кратко протоколируются оперативные совещания. Быкова Т. А., Кузнецова Т. В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). - М.:ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000. - С 23-29

Форма протокола приведена в приложении 1.

Протоколы в акционерном обществе - это особый документ, требования к которому установлены Федеральным законом "Об акционерных обществах" Федеральный закон "Об акционерных обществах" № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред. ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ, гл.8.

Протоколы общего собрания акционеров, заседания Совета директоров, заседания правления общества оформляются в соответствии с Положением о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров. Постановление ФКЦБ от 31.05.2002 г. № 17/пс "Об утверждении Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров"

Похожие статьи




Особенности оформления деятельности коллегиальных органов. Протоколы. - Документирование деятельности акционерных обществ

Предыдущая | Следующая