СИСТЕМА ПЛАНОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ. ПРИЗНАЧЕННЯ, СКЛАД І ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНІЗАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ - Документ і документація

Органи управління міністерств, відомств, об'єднань, комбінатів, кооперативів, установ, підприємств поряд з актами вищих органів влади та управління керуються у своїй діяльності організаційно-правовими документами-- положеннями, статутами, інструкціями, правилами. У них закріплюються функції, обов'язки і права органів на тривалі строки.

Так, у положеннях про підприємства, об'єднання передбачаються права в галузі планування, фінансів, капітального будівництва і т. д.

Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов'язковому виконанню. Через них реалізуються норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвом, нормалізуються адміністративно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв'язуються важливі завдання управління.

До найбільш поширених документів цього виду належать постанови, ухвали (рішення), розпорядження, вказівки, інструкції, статути.

Інструкція

Інструкція -- правовий акт, ство-рюваний органами управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, наукою-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.

Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації різного устаткування та ін. Кожна з них має бути затверджена вищестоящими органами або керівниками організацій. Інструкції затверджуються керівником або його ж наказом (із зазначенням номера і дати видання).

Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі реквізити, як найменування її виду, коротке формулювання змісту (заголовок), текст; посада і прізвище особи, відповідальної за її складання, її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладають у логічній послідовності, групують за розділами, до яких іноді дають підзаголовки, розбивають на параграфи (позначають арабськими цифрами). Найзручніше застосовувати наскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен, зобов'язаний, необхідно, не припускається, слід. Розділи об'ємних інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти -- арабськими.

Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи (наприклад: Перш ніж приступити до роботи, ви зобов'язані перевірити справність устаткування) або від третьої (Для успішного виконання своїх обов'язків друкарка повинна вивчити облік, обробку і проходження вхідної кореспонденції), рідше -- у безособовій формі (Рухаючись по дорозі, слід звертати увагу на оточуючу обстановку, своєчасно вживати заходів для запобігання зіткненню із зустрічним транспортом).

Широкого застосування набули посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, установі для посадових осіб, інженерно-технічних працівників, службовців. Такі інструкції встановлюють права та обов'язки працівників, коло їх завдань, особисту відповідальність і т. д. Після затвердження керівником вони стають нормативними актами, обов'язковими для певного кола осіб.

Положення

Положення -- це правовий акт, що встановлює основні правила організаційної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створенні нових підприємств або установ.

Ці документи можуть бути як типовими, так і індивідуальними.

Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій, установ.

Розглядувані правові акти розробляються висококваліфікованими спеціалістами. Цьому передує велика робота по вивченню різних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів.

Положення може мати такі реквізити: герб, найменування виду документа, назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст.

Текст звичайно складається з таких розділів:

    1. Загальні положення. 2. Власність і кошти підприємства. 3. Виробничо-господарська діяльність. 4. Права та обов'язки підприємства або його підрозділів. 5. Структура управління. 6. Реорганізація і ліквідація установи, організація підприємства.

У першому розділі вказують цілі, що послужили підставою для створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв'язки з іншими організаціями, підрозділами і т. п.

У другому -- вказуються основні та обігові кошти, порядок придбання власності, амортизаційні відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення, порядок розпоряджання надлишками невикористовуваних обігових коштів.

В останніх розділах регламентується виробничо-господарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю вироблюваної продукції.

У залежності від специфіки діяльності можуть відображати хід капітального будівництва, винахідництва і раціоналізації; стан матеріально-технічного забезпечення; трудовий режим: порядок розподілу житлової площі; організація социального страхування; оплата кредитів та ін.

Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створюваних комісій, груп, бюро і т. п.

Постанова

Постанова -- це правовий акт, що приймається вищими і деякими цен-тральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил поведінки. Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми та ін.

Текст постанови, як правило, складається з двох частин -- констатуючої та ухвалюючої. Перша містить вступ, оцінку стану і, при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоящого органу. В ухвалюючій частині наводиться перелік запропонованих заходів, визначаються виконавець (виконавці) та термін виконання.

Проекти постанов нерідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються, і представляють для візування керівникам. Якщо виникають розбіжності, до проекту постанови до-дається довідка з викладом їх суті.

Проект документа разом з супроводжуючим листом і довідками про погодження (і розбіжностях, якщо вони є), підписаними керівниками установ, які складають проект, направляють в орган, котрий відповідає за його видання.

Правила

До правил належать службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінки.

Розрізняють, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів, правила експлуатації залізничних під'їздних колій і т. п.

За формулою і змістом правила схожі з інструкціями, іноді є їх складовою частиною (наприклад, правила оформлення вихідних документів включаються в інструкцію з діловодства). Реквізити правил такі: гриф затвердження; вид документа (правила), заголовок (стислий виклад призна-чення правил), дата і номер, текст (може складатися з пунктів), підпис особи, відповідальної за складання правил.

Виконання правил обов'язкове для всіх, і тому їх можна віднести до правових документів.

Аналогічний характер, а також однакову з інструкціями і правилами юридичну природу мають такі поширені нормативні документи, як рекомендації, регламенти, методичні вказівки, пам'ятки та ін.

Наказ як вольова дія спрямований на виникнення, змінення або припинення прав і обов'язків, викликає різноманітні правові наслідки. Він є актом одноосібного управління, оскільки державне підприємство, об'єднання чи установа очолюється однією особою (генеральним директором, директором, начальником), здійснюючою права підприємства, пов'язані з його виробничо-господарською діяльністю. Перший керівник організовує усю роботу підприємства, установи й несе за нього повну відповідальність.

Наказ

Наказ -- правовий акт, що видається на підставі й на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань своєї компетенції. Указаний документ є, однак, актом внутрішнього управління, дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об'єднання, установи.

Накази бувають кадрові та з основної діяльності.

Наказами по кадрах оформляють прийом на роботу, переміщення і переведення трудящих, увільнення робітників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. На підприємствах з великою кількістю робітників та службовців накази подібного роду уніфікуються.

Наказами з основної діяльності оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді, коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли з вищестоящих органів. Причому це робиться не для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика довела, що у багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установлення дійового контролю за реалізацією директив та інших організаційних дій.

Накази про ухвали вищестоящих органів повинні видаватися лише тоді, коли необхідно накреслити конкретні заходи, визначити відповідальних осіб і терміни виконання вказівок "згори".

Накази можуть бути нормативними та індивідуальними. Наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві, наприклад, є нормативним. Він загальний і безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи, а весь колектив робітників і службовців), встановлює певні правила. Наказ про преміювання однієї чи кількох осіб вважається індивідуальним, оскільки не носить нормативного характеру.

Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства підприємства, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. У них передбачається обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, котрі повинні забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильне і всебічне вирішення питання.

Проект наказу обов'язково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разі необхідності й інших організацій. Ці особи відповідно до своєї компетенції повинні мати стосунок до питань, що містяться у проекті наказу. В окремих випадках наказ (якщо він виданий з порушенням цієї вимоги) підлягає скасуванню.

До проекту наказу додаються документи, обгрунтовуючи його доцільність. Він набуває чинності з моменту підписання керівним працівником підприємства, якщо інший термін не вказаний у самому наказі. Право підписання мають не тільки перший керівник, але і його заступники, а також інші посадові особи у відповідності до їхніх обов'язків, повноважень, компетенції, що визначаються законодавством.

Особливе значення надається доведенню наказу до відома виконавців та зацікавлених осіб.

У переважній більшості випадків наказ діє постійно, тобто породжує правові наслідки протягом усього часу, поки не закінчиться його термін або він буде відмінений (анульований) компетентною особою або органом. Відміна наказу поширюється тільки на майбутнє, тоді як анулювання усуває як майбутні юридичні наслідки, так і ті, що вже настали.

У певних випадках дію наказу у часі обмежено законом. Наприклад, наказ про накладення на робітника чи службовця дисциплінарного стягнення діє один рік. Іноді в наказі встановлюється конкретний термін його дії. Так, робітник чи службовець може бути прийнятий на тимчасову роботу на певний строк, але не більш як на два місяці і до чотирьох місяців при заміщенні працівника, за яким зберігається місце. По закінченні цього терміну дія наказу припиняється, і працівник підлягає увільненню.

Слід відзначити, що накази як юридичні акти видають не тільки керівники підприємств, але й інші державні органи, діяльність яких грунтується на принципі єдиноначальності.

У відповідності до законодавства республіки накази видають міністри, керівники центральних галузевих відомств (державних комітетів, головних управлінь), начальники відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, а також промислових виробничих об'єднань, фірм, трестів та комбінатів. Ці акти регулюють усі відносини, пов'язані з певною галуззю господарства, культури чи управління.

Формуляр наказу має такі основні реквізити: назва виду документа -- наказ (якщо він виданий центральною установою чи відомством, то над його найменуванням повинно бути зображення республіканського герба), місце видання; номер, індекс за класифікатором чи номенклатурою справ; дату підписання; заголовок, текст (якщо є додатки, то їх перелік); підпис керівника.

Крім того, вказуються прізвища посадової особи, яка підготувала проект, та осіб, з якими він погоджений.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої (вступної або описової) та розпорядчої. У першій називаються причини, мета видання документа і наводяться для цього відповідні підстави, у другій -- містяться приписи з указаниям виконавців і терміну виконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і викладається у наказовій формі.

Розпорядження

Це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань. Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян.

Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти. Ряд питань, що містять указані документи, перелічені у відповідних нормативних актах (інструкції, положення та ін.).

Реквізити розпоряджень в основному повторюють реквізити рішень. На розпорядженні може бути поставлений герб країни.

Розпорядження видаються від імені виконкому і підписуються тільки головою, а не заступником чи секретарем. Отже, закон надає голові право одноосібно вирішувати деякі питання і відповідно видавати окремі правові акти. У цьому разі йдеться про розпорядження.

Виконкоми місцевих Рад у порядку одноосібного розпоряджання можуть розв'язувати питання, з яких остаточне рішення виконком доручив прийняти голові чи його заступнику, а також пов'язані з внутрішньою організацією роботи виконкому і його апарату.

Багато є спільного у розпорядженні і наказі. У правовому відношенні ці розпорядчі документи рівнозначні. Тому іноді розпорядження видають нарівні з наказом. У цьому випадку у тексті слова НАКАЗУЮ замінюють словами ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ і т. п. Між цими двома правовими актами різниця ще і в тому, що накази пишуть із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження -- з часткових.

Їх можуть видавати керівники структурних підрозділів підприємств.

Рішення

Під рішенням як розпорядчим документом розуміють правовий акт, який ухвалюється місцевими Радами народних депутатів або їх виконкомами у колегіально-му порядку для розв'язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами (колегіальними та діючими на засадах принципу єдиноначальства, державними органами, громадськими організаціями і т. п.).

Коло питань, з яких ухвалюються рішення місцевих Рад народних депутатів, досить широке, оскільки останні здійснюють державне керівництво усіма галузями господарського і соціально-культурного життя (за винятком питань, віднесених тільки до компетенції Кабінетів міністрів республік). Рішення і розпорядження виконкомів, прийняті у межах наданих прав, обов'язкові для виконання усіма підприємствами, установами та організаціями, розташованими на підвідомчій Раді території, а також посадовими особами і громадянами.

За своїми юридичними властивостями рішення бувають нормативними та індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення; індивідуальними -- рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівлі, про встановлення опікування і т. п.

Розробка проекту рішення -- складний процес. У ньому беруть участь члени виконкому, постійні комісії, депутати, спеціалісти і заінтересовані організації. Тому у багатьох виконкомах Рад процедура підготовки цього документа закріплюється у правових актах.

До проекту рішення додається довідка, що обгрунтовує необхідність і доцільність його прийняття, її підписує керівник відділу, управління або організації, що подають проект. У тій же довідці вказуються особи, котрих необхідно запросити на засідання виконкому для розгляду питання, а також вноситься пропозиція про те, кому надіслати рішення після ухвали його виконкомом.

Представлені проекти повинні бути завізованими виконавцями і заінтересованими організаціями з указанням дати. Заперечення за проектом оформляються у письмово-му вигляді і додаються до нього. Обов'язковою повинна бути віза юрисконсульта виконкому, який перевіряє відповідність проекту до діючого законодавства. Юрисконсульт, виявивши протиріччя з нормами права, стисло викладає суть їх і повертає проекти у відповідні відділи, управління, організації для доопрацювання.

Проекти рішень подають заступникові голови або секретареві виконкому, залежно від характеру розглядуваних питань. Погоджені проекти правових актів заздалегідь (не пізніше ніж за три дні до засідання виконкому) передають до протокольної частини. Рішення ухвалюють відкритим голосуванням членів виконкому за більшістю голосів. Після засідання виконкому, якщо виявиться, що деякі пункти рішення потребують редагування (з урахуванням висловлених членами виконкому зауважень), створюється комісія на чолі із заступником голови, котра протягом двох днів доопрацьовує документ. Підписують рішення голова і секретар виконкому місцевої Ради народних депутатів, і з цього моменту вони набувають чинності. Не пізніш ніж через три дні після підписання їх надсилають вико-навцям.

Дещо інший характер мають рішення місцевих Рад народних депутатів, які передбачають у деяких питаннях адміністративну відповідальність.

Виділення рішень в окрему групу дає можливість їх систематизувати, привернути до цих документів увагу громадян, громадських організацій та адміністративних органів. Право видання подібних актів закріплюється Указом Президії Верховної Ради УРСР від 15 грудня 1961 р. про по-дальше обмеження застосування штрафів, що накладають-ся в адміністративному порядку, у якому вони називаються загальнообов'язковими рішеннями. Специфічна особливість цих документів полягає у такому: а) вони завжди мають нормативний характер; б) видаються з певного і суворо установленого кола питань; в) за порушення наявних в акті приписів передбачається адміністративна відповідальність; г) встановлюється особливий порядок дії їх у часі.

Рішення з адміністративними санкціями регламентують загальні правила поведінки, обов'язкові для усіх підприємств, установ, організацій, посадових осіб і громадян, що перебувають на території, підвідомчій відповідній місцевій Раді. Такі акти виконкоми Рад можуть ухвалювати тільки з питань боротьби із стихійним лихом, епідеміями й епізоотіями, якщо відносини, що виникли, не врегульовані актами вищестоящих органів або необхідність ухвалення рішень викликається місцевими умовами.

За порушення правил поведінки, що містяться в загальнообов'язкових рішеннях, встановлюється адміністративна відповідальність і передбачаються такі види покарань, як попередження, громадський осуд і штраф.

У рішенні вказуються територія, коло осіб, на яких поширюється його дія, конкретні посадові особи і установи, зобов'язані контролювати виконання документа.

Загальнообов'язкові рішення мають бути оприлюднені шляхом опублікування в місцевій пресі, оголошення по радіо, видання плакатів та ін. Такі акти вступають у силу через 10 днів з моменту їх оприлюднення, якщо інший термін не обумовлений у самому акті. Діють подібні рішення на про-тязі указаного в них часу, не перевищуючи терміну повноважень Ради.

Особлива регламентація порядку видання загальнообов'язкових рішень спрямована на обмеження застосування адміністративних штрафів, створення додаткових гарантій охорони прав громадян.

Рішення місцевих Рад, а також їх виконкомів складаються за однією формою. Різниця між ними лише у тому, що рішення Рад не нумерують, а виконкомів -- мають порядкову нумерацію. Розглядуваний розпорядчий документ містить такі основні реквізити: зображення герба республіки; назву місцевої Ради народних депутатів або його виконкому; зазначення місця видання; найменування віщу документа (рішення); дату (для рішення місцевих Рад) або дату і номер (для рішення виконкому); заголовок; текст рішення; підписи голови і секретаря виконкому; печатка.

Звичайно рішення складаються із вступної частини, у якій констатується стан розглядуваного питання, і ухвалюючої, що містить перелік заходів з указанням строків здійснення і переліченням посадових осіб, відповідальних за своєчасне втілення їх у життя, а також тих, на кого покладено контроль виконання рішень.

Вказівка

До примірного переліку найбільш характерних для управлінської діяль-ності видів і різновидів документів, що містяться в ЄДСД, включені і вказівки, котрі видають міністри, керівники об'єднань, організацій, установ.

Під цим терміном розуміють правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління, переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів цих і вищестоящих органів управління. На прак-тиці вказівки видають при оформленні відряджень, розв'язанні поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Формуляр вказівки містить такі елементи: назву відомства, установи і структурного підрозділу, виду документа, дату і місце видання, індекс, заголовок, підпис, відмітку про погодження. Текст документа починається словом ПРОПОНУЮ, яке друкують великими літерами. Вказівки видають на бланках стандартних форматів А4 або А5, в залежності від обсягу тексту.

Статут

Так називають зведення правил, що регулюють:

    А) основи організації та діяльності підприємств і установ певної галузі господарства; Б) умови утворення, склад, структура і діяльність конкретного підприємства, організації або установи, певної галузі або сфери управління кооперативів, малих підприємств.

Статути покладені в основу діяльності керівних громадських, кооперативних організацій, спортивних добровільних товариств, радгоспів, колгоспів.

Статути господарських організацій мають свої особливості. Ними визначені порядок вступу в організацію, права та обов'язки її членів, органи управління, порядок виборів, сплати членських внесків та ін.

Статут може складатися для конкретної господарської, кооперативної чи іншої організації, у такому випадку він називається індивідуальним. Статути, розроблені для ряду однотипних установ, організацій (наприклад, вищих навчальних закладів), вважаються типовими. Як правило, ін-дивідуальні статути створюються шляхом конкретизації типових.

У деяких галузях народного господарства, з огляду на їх особливе значення, для окремих категорій робітників і службовців трудовий розпорядок регулюється статутами про дисципліну.

Статут містить такі реквізити: гриф затвердження вищестоящою організацією або органом управління, найменування виду документа (статут); заголовок; текст.

Текст містить такі розділи:

    1. Загальні положення, де розкриваються головні завдання і мета, найважливіші функції, дія статуту по об'єктах і суб'єктах і т. д. 2. Основна діяльність, у чому Вона полягає, її порядок. 3. Планування та облік роботи. 4. Призначення допоміжних служб. 5. Взаємодія з іншими органами, що здійснюють аналогічну діяльність (змішане перевезення вантажів). 6. Специфічні особливості діяльності. 7. Відповідальність організації за належне виконання зобов'язань і порядок розгляду спорів, висунення претензій, подання позовів.

Для чіткості викладу і зручності читання текст статуту членують на статті (пункти), котрі групують у розділи (позначаються арабськ. цифрами).

Похожие статьи




СИСТЕМА ПЛАНОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ. ПРИЗНАЧЕННЯ, СКЛАД І ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНІЗАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ - Документ і документація

Предыдущая | Следующая