Унификация и стандартизация управленческой документации - Документационное обеспечение управленческой деятельности противопожарной службы
Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления.
Управленческий документ это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления.
Ученые - документоведы на основе анализа практики документирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать управленческий документ. Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов.
Приведем эти требования с некоторой коррекцией текста.
- 1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления. 2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается. 3. Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть однозначным, т. е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко, по-разному. 4. Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста. 5. Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т. е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления. 6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между собой. 7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым. 8. Мотивированность. Содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа. 9. Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.
Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Так, например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.
Основными принципами унификации документов является:
- - унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы докуме6нтации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.; - единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений; - комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств; - информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа; - сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники; - стабильность требований к документам. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами; - сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации; - экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.
Существуют три способа унификации текстов:
Трафарет,
Анкета
Таблица.
Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Данный способ является первым шагом к формализации текстов и их кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД).
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем в формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные.
В УСД на ОРД анкетным методом смоделированы:
- Ш приказы по приему, переводу, увольнению; Ш кадровые докладные и объяснительные записки.
Достоинства анкетной формы текста состоят в следующем:
Упрощается подготовка документа;
Облегчаются машинописные работы;
Создаются предпосылки для кодирования информации.
Таблица так же, как анкета, представляет собой разорванный текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.
Перечислим достоинства текста, представленного в виде таблицы: обладает большой информационной емкостью; позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.
В настоящее время таблица и анкета "соревнуются" между собой по критерию совершенства формы, но все же в большинстве УСД используется пока анкета.
В УСД на ОРД в табличной форме представлены следующие документы: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Проведение унификации текстов можно рассматривать как первую стадию в разработке унифицированных текстовых форм управленческой документации.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным и прямым.
Косвенный эффект проявляется в повышении качества управления, эффективности использования средств организационной и вычислительной техники, ускорении и оборачиваемости финансовых средств, снижении количества ошибок в документах и др. Этот вид эффекта пока в расчетах не определяют.
Прямой эффект проявляется в снижении затрат труда на работу с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капитальных вложений на оргтехнику и помещение для ее установки, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники.
Похожие статьи
-
Введение - Документационное обеспечение управленческой деятельности противопожарной службы
Тема работы является актуальной в настоящее время, так как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и...
-
Использование современных информационных систем позволяет: 1) Работать с огромными объемами данных; 2) Хранить какие-либо данные в течение довольно...
-
Специальные программные обеспечения - Анализ деятельности ОАО "Российские железные дороги"
Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разрабатываемых при создании автоматизированной информационной технологии...
-
Прямого требования стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) о том, чтобы в организации были созданы карты процессов, либо другие документы представляющие...
-
В соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) система качества организации должна быть документирована. Как правило,...
-
В настоящее время на современных российских предприятиях применяется сложившийся определенный набор документов, в которых определяются различные виды...
-
В работе любой организации случаются ситуации, когда возможно отступление от установленных правил и требований работы. Эти ситуации могут возникать по...
-
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ СМК Документация в системе менеджмента качества создается для того, чтобы спланированные оптимальные и рациональные...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Документальная база системы менеджмента качества и процедуры управления документацией
Документация СМК - это один из основных элементов функционирования СМК. Определяя формы и виды взаимодействий и устанавливая порядок ввода и вывода...
-
ВВЕДЕНИЕ - Документальная база системы менеджмента качества и процедуры управления документацией
В настоящее время, в условиях рыночных отношений, когда всем предприятиям и организациям предоставлено право самостоятельного выхода на внешний рынок,...
-
Управление записями это процедура, которая обеспечивает сбор и сохранение управленческой информации в системе качества. За счет этой процедуры становится...
-
Введение - Служба делопроизводства
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она...
-
Процедура проведения внутренних аудитов может разрабатываться на любом из этапов построения системы качества, т. к. она не сильно зависит от существующих...
-
Описание топологий сетей и ее архитектура организации Выбор используемой топологии зависит от условий, задач и возможностей, или же определяется...
-
Источниками сведений, используемых при анализе хозяйственной деятельности предприятий, являются отчетные (в базовом периоде), плановые и фактические...
-
Програмное обеспечение Microsoft Office - Анализ деятельности ОАО "Российские железные дороги"
Microsoft Office -- Офисный пакет приложений. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами,...
-
Правила электробезопасности и противопожарных мер Электробезопасность На рабочем месте пользователя размещены дисплей, клавиатура и системный блок. При...
-
Возможности современного ПК столь велики, что все большее число людей находят ему применение в своей работе, учебе, быту. Важнейшим качеством...
-
МПЦ-МПК является одной из составляющих комплекса станционных систем железнодорожной автоматики обеспечивающих безопасность перевозочного процесса,...
-
Пожарная безопасность - Анализ деятельности ОАО "Российские железные дороги"
Пожарная безопасность -- состояние объекта, при котором исключается возможность пожара, а в случае его возникновения предотвращается воздействие на людей...
-
Системы сотовой радиосвязи в настоящее время получили широкое распространение. В работе этих систем используется следующий принцип: территория города...
-
Конструкция и расположение механизмов и узлов пресса должны обеспечивать удобства их обслуживания, а также свободный и удобный доступ к штампам,...
-
Применение средств вычислительной техники на предприятии Комплекс систем автоматики объединяет в себе ряд технически самостоятельных систем, каждая из...
-
Комплексная автоматизированная система учета - Анализ деятельности ОАО "Российские железные дороги"
КАСАНТ -- комплексная автоматизированная система учета, контроля устранения отказов технических средств ОАО "РЖД" и анализа их надежности. На сеть...
-
Парадоксы кривой вращения галактики Млечный Путь
Парадоксы кривой вращения галактики Млечный Путь Принято считать, что кривая вращения звезд Млечного Пути имеет вид, отличающийся от кеплеровской кривой...
-
Вероятность иной жизни во Вселенной - Проблема множественности разумных миров и изучение НЛО
Прежде всего, следует отметить, что вопрос о внеземных цивилизациях имеет свою научную постановку, которая существенно отличается от его трактовок...
-
Для эволюции живых организмов от простейших форм (вирусы, бактерии) к разумным существам необходимы огромные интервалы времени так как "движущей силой"...
-
Гипотезы форм планет - Современная космогония
Во времена Лапласа считалось, что вращающаяся жидкая масса для равновесия должна принять форму тела вращения. Отсюда гипотетическое деление массы на...
-
Найдем ли мы себя? О разуме во Вселенной
Жизнь в космосе, на других планетах, разумная жизнь: эти словосочетания всегда вызывали трепет при наблюдениях звездного неба и не только. Издревле...
-
Структура организации - это способ построения взаимосвязи между уровнями управления и функциональными областями, обеспечивающий оптимальное при данных...
-
Геодезические спутники (ERS-1, ERS-2) - Проект "Глобалстар". Геодезические спутники (ERS-1, ERS-2)
Летом 1991 года тогдашнее советское правительство дало французскому судну "Астролаб" разрешение пройти через закрытое с 1922 года для западного флота...
-
Наверное, наиболее часто используемый прием укладки волос - это при помощи фена. Этот способ применяется для создания как женских, так и мужских...
-
Нормативно-правовая информация аудита эффективности бизнес-процесса закупки Нормативно-правовое регулирование закупочной деятельности можно подразделить...
-
Для эволюции живых организмов от простейших форм (вирусы, бактерии) к разумным существам необходимы огромные интервалы времени так как "движущей силой"...
-
Космическая метеорология - Исследование космоса
После запусков советских и американских спутников встал вопрос о практическом использовании разработанной техники. Возможности аппаратуры и самих...
-
Настройки драйвера, хорошо знакомые пользователям техники HP, позволяют выбрать тип, ориентацию и формат бумаги (один из стандартных либо произвольный),...
-
В это разделе будет рассмотрена конфигурация, программное обеспечение, качество отпечатков и общие замечания лазерного принтера HP LaserJet 2500L....
-
Режим труда и отдыха предусматривает соблюдение определенной длительности непрерывной работы на ПК и перерывов, регламентированных с учетом...
-
Научная деятельность Бредихина Федора Александровича
Научная деятельность Бредихина Федора Александровича В русской астрономии Бредихин занимает выдающееся место; это один из самых замечательных русских...
-
КАС ДУ - комплексная автоматизированная система диспетчерского управления работой железнодорожного транспорта и систем его жизнеобеспечения. КАС ДУ...
Унификация и стандартизация управленческой документации - Документационное обеспечение управленческой деятельности противопожарной службы