ПРОТОКОЛ - Организационные и информационно-справочные документы

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятых по ним решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Протоколированию подлежат совещания ректора, заседания совета университета, приемной комиссии, государственных экзаменационных комиссий, советов факультетов, проблемных советов, кафедр, научных семинаров, методических комиссий, аттестационных комиссий, инспекционных комиссий, конкурсных комиссий на замещение вакантных должностей, квалификационных комиссий, общественных организаций, конференций и симпозиумов.

Протоколы заседаний государственных и квалификационных комиссий ведутся в специальных книгах, которые прошнуровываются и опечатываются, листы книги нумеруются.

Протокол включает реквизиты, рассмотрим на примере протокола устанавливающий участников изготовления рекламной продукции (см. приложение 5).

Реквизиты протокола:

Наименование университета и его подведомственность -

Наименование структурного подразделения,

Название вида документа - протокол,

Дата, номер, гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению) - 16.11.2001 г. №31

Подписи председателя и секретаря.

Председатель Иванов И. И.

Секретарь Птичкина А. А,

Название коллегиального органа или совещания служит заголовком протокола. Указывается дата проведения заседания, номер протокола, место заседания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В первой части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, а также присутствующих членов коллегиального органа и приглашенных (с указанием организаций, которые они представляют). Фамилии располагаются по алфавиту. При большом количестве присутствующих и приглашенных составляются списки, которые прикладываются к протоколу как приложения. В этом случае в вводной части протокола указывается только общее количество присутствующих и приглашенных. - Присутствовали; Петров П. П., Серов С. С., Фролов Ф. Ф., Скворцов Н. Н. Приглашенные: представитель фирмы "Реклама-М" Грачев Г. Г., представитель фирмы "RECCOM" Анисимов А. А., представитель фирмы "Сувенир" Машкин М. М.

Кроме того, эта часть протокола должна содержать повестку дня заседания с перечнем вопросов, подлежащих рассмотрению. - Представление участников конкурса и выбор фирм из числа представленных на изготовление рекламной продукции

Основной текст протокола делится на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Каждый раздел строится по формуле: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое слово с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово "СЛУШАЛИ" начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Ход обсуждения вопросов не протоколируется, по каждому вопросу записывается результат его обсуждения. Протокол подписывают председатель и секретарь заседания.

Похожие статьи




ПРОТОКОЛ - Организационные и информационно-справочные документы

Предыдущая | Следующая