ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - Особо ценные документы: правовые вопросы, выявление, учет, описание

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

    А) при разработке номенклатуры дел Тимофеева А. К. Развитие архивоведения//Краевой вестник, 1998, № 12, с.70 Б) при регистрации поступающих в учреждение документов В) при направлении документа в дело

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством

Третий этап -- на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

ЭК и ЭПК -- постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.

Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.

Экспертиза не проводится:

При поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;

В случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

По Результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и в установленном порядке вносит изменения в учетные документы архива.

В Результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Подлежащие Уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

Принципы экспертизы:

    1) Историзма. Позволяет рассмотреть документ как продукт определенной эпохи 2) Всесторонности. Рассматривает документ с различных аспектов. Необходимо изучить все факторы, влияющие на оценку документа. 3) Комплексности. Документ оценивается в совокупности с другими (каждый не столь значим как в комплексе)

С учетом этих принципов разработана система критериев ценности документа.

Критерий - признаки, на основании которых определена ценность документа.

Критерии бывают: универсальные - главные и специальные - вспомогательные

Они перечислены в правилах государственного архива. При отборе на постоянное хранение определены:

    1) значимость учреждения, лица, деятельность, которая образует документ 2) значимость содержания 3) время и место создания 4) юридическая сила документа 5) подлинность и копийность документа 6) дублентность/повторяемость документа 7) поглощенность содержания документа 8) физическое состояние документа

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Похожие статьи




ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - Особо ценные документы: правовые вопросы, выявление, учет, описание

Предыдущая | Следующая