Порядок обработки исходящих документов - Регистрация и учет документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами. [1, с. 13]

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль включает:

    - постановку документа на контроль; - проверку своевременного проведения документа до исполнителя; - проверку и регулирование хода исполнения; - учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-рапорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции[16, с. 25]:

    - формирование картотеки контролируемых документов; - направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель; - выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; - напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; - получение информации о ходе и результатах исполнения; - запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; - регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; - сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; - снятие документов с контроля по указанию руководителей; - формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Похожие статьи




Порядок обработки исходящих документов - Регистрация и учет документов

Предыдущая | Следующая