ВЫЯВЛЕНИЕ ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ - Особо ценные документы: правовые вопросы, выявление, учет, описание

В целях обеспечения сохранности и наиболее качественного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих важнейшие события в жизни республики в архивах организаций проводится выявление особо ценных документов.

Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных и особо ценных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и включает в себя: Иноземцева З. П. Комплектование и экспертиза ценности документов в свете исторического опыта. Вестник архивиста. М., 1999. с.28

    Ш заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа; Ш рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов; Ш представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, экспертно-проверочной комиссией Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами архива в установленном порядке.

При выявлении особо ценных документов используются следующие критерии:

    Ш значение учреждения, фондообразователя; Ш авторство документов; Ш время создания документов; Ш ценность, содержащейся в документах информации; Ш юридическая сила, подлинность документов; Ш наличие художественных, палеографических особенностей документов.

На основании общих критериев каждый архив организации уточняет критерии, исходя из специфики хранящихся в нем материалов.

Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Графа первая списка фондов служит для учета количества фондов, содержащих особо ценные дела. Порядковый номер, проставляемый в этой графе, является вспомогательным и в других учетных документах не используется. В графе второй за фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Графа третья заполняется по последнему названию фонда. В графе четвертой указываются номера описей, присвоенные им по листу фонда, в которых содержатся особо ценные документы.

Методика выявления особо ценных дел

Архив организации по согласованию и под непосредственным руководством Архивного Фонда Российской Федерации проводит выявление особо ценных документов. Выявление осуществляется в следующей последовательности:

    Ш выявление фондов, частей фондов; Ш выявление дел по описям; Ш непосредственный просмотр отобранных дел.

Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с Архивным Фондом Российской Федерации. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы, затем все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.

На дела, содержащие особо ценные документы, составляются описи, которые рассматриваются центральной экспертной комиссией организации, утверждаются экспертно-проверочной комиссией Архивного фонда Российской Федерации, затем руководителем организации.

После утверждения описей в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс "ОЦ".

После утверждения описей все особо ценные дела подлежат учету.

Похожие статьи




ВЫЯВЛЕНИЕ ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ - Особо ценные документы: правовые вопросы, выявление, учет, описание

Предыдущая | Следующая