УЧЕТ УНИКАЛЬНЫХ И ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ - Особо ценные документы: правовые вопросы, выявление, учет, описание
Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляет Федеральная архивная служба России.
На выявленные уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов; порядок составления и представления этих листов определяется инструктивно-методическими документами по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись.
Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения, единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.
Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета, идентификации и быстрого поиска) состоит из следующих элементов:
- Ш сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры); Ш номера архивного фонда; Ш номера описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета. Черешня А. Г. Стратегия формирования Архивного фонда Российской Федерации. М., 2003. с. 20
Особому учету подлежат дела, имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни. Они считаются особо ценными или уникальными.
Архив, хранящий дела, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с законодательством Российской Федерации регистрируются в соответствующей инспекции пробирного надзора Министерства финансов Российской Федерации.
Учет указанных дел осуществляет материально-ответственное лицо, с которым руководитель архива заключает договор о материальной ответственности за сохранность и учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.
Указанные дела передаются материально-ответственному лицу на сейфовое хранение, о чем делается соответствующая отметка ("сейфовое хранение") в описи дел, документов, и включается в специальную инвентарную книгу учета дел, имеющих в оформлении или приложении драгоценные металлы или камни. Данная инвентарная книга составляется и ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный (в рамках архива) учет документов, второй - у материально-ответственного лица, третий хранится в бухгалтерии архива.
Дела вносятся в инвентарную книгу по порядку номеров архивных фондов и описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов - по порядку номеров дел. На бирке, прикрепляемой к обложке каждого дела (предмета), указывается номер, за которым оно учтено в инвентарной книге. Номер проставляется через дробь с архивным шифром (например, инв. №1/ГАРФ, ф.572, оп.1, д.17). К инвентарной книге составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел (предметов), внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия материально-ответственного лица.
Листы инвентарной книги до начала ее заполнения пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью архива. На обороте последнего листа книги делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется подписями руководителя архива, главного хранителя фондов и скрепляется печатью архива.
Ежегодно, специальной комиссией, создаваемой приказом руководителя архива, проводится инвентаризация дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.
Инвентаризация проводится также в случае смены материально-ответственного лица, руководителя архива, главного хранителя фондов. Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах, один из которых направляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
Учет особо ценных документов ведется по:
- Ш списку фондов, содержащих особо ценные документы; Ш описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел, документов (номерникам);
В описи особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.
Опись особо ценных дел, документов (номерник) составляется на документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения, единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист.
Если большинство документов по описи являются ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней также составляется номерник, который является переводной таблицей от номера единицы хранения, единицы учета документов к номеру единицы хранения страхового фонда.
Сведения о копировании особо ценных документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи или номерники по мере проведения их страхового копирования.
В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения, единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения, единиц учета по данной описи или номернику указывается: "Все единицы хранения, единицы учета скопированы, дата, должность, подпись".
Описи особо ценных аудиовизуальных документов составляются по формам, установленным в отраслевых методических документах.
Описи особо ценных дел, документов, номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов, номерников.
При отнесении документов к особо ценным в описях в графе "Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки "ОЦ".
В других учетных документах отметка "ОЦ" проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения, единиц учета.
Похожие статьи
-
В целях обеспечения сохранности и наиболее качественного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих важнейшие события в жизни...
-
В Архивном фонде Российской Федерации документы по степени ценности делятся на ценные, особо ценные и уникальные. Все, отнесенные к составу Архивного...
-
Теоретическая часть, Общие требования к учету документов - Работа архива
Целью Архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с...
-
Виды справочников - Виды архивных справочников
Архивный справочник каталог указатель Архивная опись - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их...
-
1. После выяснения и устранения причины возникновения очага плесневения документов должны выполняться оперативные мероприятия по дезинфекционной...
-
Требования к созданию текста документа - Текстовой документ и его оформление
ЕСКД ГОСТ 2.105-95 устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства. Текст...
-
Архивы Италии Римляне создали сложную структуру делопроизводства, причем не только в самом Риме, но и в своих колониях - Египте, Греции и других. Римские...
-
Документы на бумажных носителях, а также подавляющее большинство материалов и веществ, применяющихся при реставрации и консервации документов, являются...
-
1. Все вновь принимаемые на хранение документы подвергаются тщательному просмотру на предмет поражения плесневыми грибами или бактериями и в случае...
-
Классификация документов - Классификация документов
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003 Документ -- зафиксированная на материальном носителе...
-
Учет и хранение трудовых книжек - Трудовая книжка
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся: А) приходно-расходная книга по учету бланков...
-
Развитие информационного обслуживания архивных учреждений на современном этапе определяется общим процессом информатизации. Создание автоматизированной...
-
Дневник практики, Практическая часть - Работа архива
5.07.10 Знакомство с архивом и его работниками. Вводная лекция, ознакомление с задачами и целями архивной практики. Рабочий день был определен с 9 00 до...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
Сущность, генезис и развитие понятия "документ" Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно...
-
Энергоемкие решения, Незамкнутые решения - К вопросу о коррекции климата Марса
Почти каждый из рассмотренных вариантов можно существенно ускорить или улучшить, если обладать хорошим запасом лишних Киловатов. Так, если утыкать Марс...
-
Заключение - Текстовой документ и его оформление
Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати)...
-
1. Антисептированные прокладки используют для дезинфекции документов с ослабленной основой. В зависимости от стойкости текста в растворителе применяют...
-
Требования к оформлению реквизитов текстового документа - Текстовой документ и его оформление
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные...
-
Организация учета оплаты труда - Анализ эффективности оплаты труда работников на предприятии
Организация оплаты труда производится на основании: - законодательных и других нормативных актов; - генерального соглашения на государственном уровне; -...
-
Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти...
-
Состав системы НСА - Виды архивных справочников
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам Государственного архивного фонда СССР - это комплекс архивных справочников, механизированных и...
-
Этапы информатизации архивного дела в России - Основные направления информатизации архивного дела
История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. В истории механизации и...
-
Введение - Основные направления информатизации архивного дела
В конце XX в. компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и работу архивных учреждений. Внедрение новых информационных...
-
Вони несуть інформацію про соціальні процеси, що відбуваються в суспільстві. Від виду документа залежить те, для чого його можна використати і якими...
-
На самолете установлены мотогондолы с использованием в конструкции композиционных материалов (звукопоглощающие панели воздухозаборника). Мотогондола...
-
Физическое описание модели При расчете строится аппроксимационная модель поверхности Луны в виде плоскости заданного радиуса. Ориентация плоскости в...
-
Математическое описание модели Модель "Radiocity" Расчет излучения в результате переотражения элементами космического аппарата друг на друга выполнятся с...
-
Рассмотрению подобных сложнейших вопросов уже посвящено в этих книгах множество разделов. Они, безусловно, относятся к фундаментальному знанию, без...
-
В год на Земле может происходить от 2 до 5 солнечных затмений из которых не более двух -- полные или кольцеобразные. В среднем за сто лет происходит 237...
-
Математическое описание - Черные дыры
Для любого астрономического объекта (планеты или звезды) можно вычислить так называемую скорость убегания, или вторую космическую скорость, позволяющую...
-
ОПИСАНИЕ ИЗОБРЕТЕНИЯ - Фотонный двигатель
Изобретение предназначено для использования в авиации и космонавтике Известен фотонный двигатель , состоящий из основного корпуса и мощного импульсного...
-
Полистную дезинфекцию документов на бумажных носителях, а также бумажных, картонных и коленкоровых переплетов проводят ватным или марлевым тампоном,...
-
Международно - правовые проблемы - Характеристика особенностей Луны
Кардинальные правовые вопросы освоения Луны решены Договором о принципах деятельности государств по исследованию и использованию космического...
-
КРАТКИЙ ПРОТОКОЛ - Примеры оформления документов
ЗАО "Новые товары" ПРОТОКОЛ 1 декабря 2008 г. № 15 Общего собрания акционеров Председатель - Полежаев Д. В. Секретарь - Иванова Т. М. Присутствовали:...
-
ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, РАСПОРЯЖЕНИЕ - Примеры оформления документов
ПРИКАЗ 28 мая 2008 г. № 3 по основной деятельности Соликамск О введении в действие штатного расписания В связи с началом финансово-хозяйственной...
-
1. Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа. 2. Делопроизводство УСД - отрасль...
-
Здесь рассматривается межорбитальная транспортная система по своему построению аналогичная той, что исследована в работах [1, 2], однако дополнительно...
-
ОПИСАНИЕ СОЗВЕЗДИЙ - Галактики и созвездия
Андромеда . Согласно греческим мифам, Андромеда была дочерью эфиопских царя Кефея (Цефея) и царицы Кассиопеи. Отдана отцом в жертву морскому чудовищу,...
-
Проблемы перехода высшего образования к двухуровневой системе: к вопросу организации самостоятельной работы 19 сентября 2003 г. Россия присоединилась к...
УЧЕТ УНИКАЛЬНЫХ И ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ - Особо ценные документы: правовые вопросы, выявление, учет, описание