ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ - Организация службы документационного обеспечения управления
Основной целью службы ДОУ, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
Постоянное совершенствование форм и методов работы сдокументами;
Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;
Построение информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
Сокращение документооборота;
Унификация документооборота;
Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организациях, их структурных подразделениях;
Внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.
Функции современной службы ДОУ в Республике Беларусь определяются из целей и задач ее деятельности, которые регламентируются положением о ней [1]. Проанализировав Примерное положение о службе ДОУ можно сказать, что в состав типовых функций входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.
К технологическим функциям относятся:
Прием, учет и регистрация поступающих и отправляемых документов;
Организация по поручению руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;
Организация машинописного изготовления документов;
Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
Разработка и проектирование бланков документов;
Подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:
Подготовка к докладу руководству поступающих документов;
Организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
Регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
Организация хранения документов в структурных подразделениях;
Организация работы архива организации в соответствии с нормативными и методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству, организация использования архивных документов в текущей деятельности организации;
Организация повышения квалификации и обучения сотрудников организации, ответственных за работу с документами;
Организация рабочих мест работников службы ДОУ, условий труда сотрудников службы ДОУ;
Организация работы по рассмотрению и исполнению обращений граждан;
Разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также повышению исполнительской дисциплины;
Формирование и совершенствование автоматизированной системы документационного обеспечения деятельности организации;
Обеспечение защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и регламентация допуска к информации и документации.
К контрольным функциям относят:
Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);
Ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов, систематическое информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины;
Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
Обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
Осуществление контроля за соблюдением правил эксплуатации автоматизированной информационной системы, порядком формирования информационных массивов. Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
Разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
Проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
Проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы;
Изучение перспективного отечественного и зарубежного опыта в организации документационного обеспечения управления [18].
Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Примерном положении о службе ДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности - от секретаря до управления делами.
Также согласно Примерному положению, служба ДОУ должна взаимодействовать с другими структурными подразделениями организациями. Показать это взаимодействие можно с помощью нижеприведенной таблицы.
Таблица 1 - Взаимодействие службы ДОУ со структурными подразделениями организации
Структурное подразделение |
Взаимодействие |
Все структурные подразделения |
Вопросы документационного обеспечения управления и соблюдения требований стандартов |
Юридическая служба |
Правовые вопросы, связанные с подготовкой документов |
Службы кадров, труда и заработной платы и соответствующие научно-исследовательские организации |
Вопросы подбора и расстановки кадров делопроизводственной службы и повышения их квалификации в условиях широкого использования современной офисной техники, разработки внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами, компьютеризацией делопроизводства |
Службы материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания |
Обеспечение средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытовое обслуживание работников службы |
Вычислительный центр |
Разработка и внедрение новейших информационных технологий в делопроизводство |
Структурные подразделения, отвечающие за конфиденциальное делопроизводство |
__ |
Примерное положение о службе ДОУ определяет следующие права службы:
Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе;
Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;
Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;
Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверки до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции и др.
Что касается обязанностей службы ДОУ, то она должна:
Обеспечивать установленный порядок в работе с документами организации;
Выполнять указания и поручения руководства;
Соблюдать необходимые условия труда работников службы делопроизводства [18, с. 12].
Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что служба ДОУ берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.
Она должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.
На сегодняшний день работа службы ДОУ с документами во многих организациях все еще осуществляется в стандартном "бумажном" виде. Автоматизация обмена документами в таких организациях находится на уровне обмена файлами в сетевой среде Windows и электронной почты. Такой способ имеет следующие недостатки:
Большие временные затраты на согласование и передачу документов;
Невозможность организации эффективного поиска документов;
Неэффективная организация отслеживания и контроля изменений, вносимых в документ;
Дублирование операций обработки (необходимо перепечатывать документ при внесении изменений);
Неэффективная организация разграничения доступа к документам;
Неэффективная организация контроля процесса обработки документов и исполнения поручений, а в ряде случаев - отсутствие контроля и др. [17, с. 43-44].
В качестве решения существующих проблем документооборота и с целью значительного повышения эффективности деловых процессов и системы управления, считаю необходимым внедрять автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ). Эта система позволит устранить:
Разногласия между структурными подразделениями и отдельными исполнителями, совместно выполняющими работу, возникающие из-за плохой взаимной информированности о состоянии деловых процессов;
Жалобы специалистов всех уровней на информационную загруженность;
Отсутствие целостной картины происходящего в организации или в отельных структурных подразделениях;
Нежелательные утечки информации, происходящие вследствие неупорядоченного хранения больших объемов документации;
Неприемлемые сроки разработки и рассылки документов, поиска и получения информации;
Множество недокументированных эпизодов управления и отсутствие четких схем и механизмов контроля исполнения принятых решений.
Таким образом, внедрение АСДОУ позволит оптимизировать процессы делопроизводства и документационного обеспечения управления, а также интегрировать разрозненные информационные ресурсы в единую систему; будет способствовать созданию корпоративной культуры, основные принципы которой - открытость, достоверность, быстродействие, оперативность и качество.
В статье Сукача А. Н. "Управление документацией: тенденции в ДОУ и архивном деле" значительная часть уделена новой тенденции в делопроизводстве - передаче некоторых функций по управлению документами компании внештатным специалистам. Как сказано в статье, это явление, получившее название аутсорсинга ДОУ и архивного дела, сейчас набирает обороты по популярности в России и Беларуси. Аутсорсинг (от англ. outsourcing) довольно широко распространяется в мире, а сейчас выгода от его использования стала очевидна и отечественному бизнесу [23, с. 67-68].
На мой взгляд, это очень перспективная идея. Аутсорсинг в ДОУ и архивном деле может быть полезен, например, в том случае, если организация не может обеспечить архивное хранение документов своими силами, так как у нее отсутствуют свободные рабочие площади и необходимые квалифицированные кадры.
Она может заказать услугу архивного хранения документов в специализированном хранилище. Также помощь сторонней организации может быть полезна при составлении номенклатуры дел или же постановке делопроизводства организации в целом.
Таким образом, при организации службы документационного обеспечения управления необходимо использовать новейшие тенденции в ДОУ и архивном деле: автоматизация делопроизводства, аутсорсинг и др. Нужно автоматизировать все возможные процессы работы службы ДОУ. На мой взгляд, это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников всего предприятия, организации, фирмы. Комплексная автоматизация функций службы ДОУ потребует создания единого информационного пространства организации, в котором сотрудники и руководство смогут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде.
Похожие статьи
-
ВВЕДЕНИЕ - Организация службы документационного обеспечения управления
Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с...
-
Цель, задачи, функции службы ДОУ - Служба делопроизводства
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по...
-
Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Общегосударственный классификатор Республики...
-
Введение - Служба делопроизводства
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она...
-
Архив в соответствии с возложенными на него задачами: Осуществляет хранение и государственный учет поступивших в Архив документов, представляет в...
-
Информационные мероприятия включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых...
-
Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. В...
-
Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы. ОРД в...
-
Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации. В...
-
Организационная структура службы ДОУ - Служба делопроизводства
Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, ее...
-
Структура службы ДОУ, Организационное построение службы ДОУ - Служба делопроизводства
Организационное построение службы ДОУ При создании службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы: - выбор оптимальной организационной формы...
-
Организация учета документов Архивного фонда РФ Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого...
-
Свойства и функции документов. Классификация - Предмет и задачи документоведения
Свойства документов Документ имеет две сущности - информационную и материальную, которые и определяют его свойства - информативные и эксплуатационные....
-
Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти...
-
Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей...
-
Должностной и численный состав службы ДОУ - Служба делопроизводства
Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников: - руководители; - специалисты; - технические исполнители. Наименования должностей и...
-
Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю...
-
ВВЕДЕНИЕ - Обеспечение доступа к архивным документам и архивной документной информации
Полноценное и разностороннее использование документальных богатств архивов возможно лишь при их открытости, т. е. наличии свободного доступа граждан к...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
Использование современных информационных систем позволяет: 1) Работать с огромными объемами данных; 2) Хранить какие-либо данные в течение довольно...
-
Основными задачами архива являются: Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Архиве....
-
Специальные программные обеспечения - Анализ деятельности ОАО "Российские железные дороги"
Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разрабатываемых при создании автоматизированной информационной технологии...
-
Введение - Документационное обеспечение управленческой деятельности противопожарной службы
Тема работы является актуальной в настоящее время, так как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и...
-
Прямого требования стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) о том, чтобы в организации были созданы карты процессов, либо другие документы представляющие...
-
Управление записями это процедура, которая обеспечивает сбор и сохранение управленческой информации в системе качества. За счет этой процедуры становится...
-
В соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) система качества организации должна быть документирована. Как правило,...
-
Понятия "архивный документ" и "архив" Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ - это результат закрепления информации...
-
Рекомендации по структуре документации системы менеджмента качества представлены в ИСО/ТО 10013 и предлагают рассматривать 3 основных уровня: - уровень А...
-
Предмет, содержание и задачи курса документоведения Теория документоведения . Документы имеют различный "цикл жизни". Вначале идет интенсивная работа по...
-
Системы документации - Предмет и задачи документоведения
Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности. При управлении любыми...
-
В настоящее время на современных российских предприятиях применяется сложившийся определенный набор документов, в которых определяются различные виды...
-
Наименование службы ДОУ - Служба делопроизводства
Говоря о наименовании службы ДОУ, необходимо отметить, что сегодня данная служба может иметь разные названия, например, управление делами, отдел...
-
Таким образом, основное назначение системы управления полетом СА - компенсация возмущений, возникающих в полете или являющихся результатом неточности...
-
Заключение - Требования к сохранности документов
В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно-технического и...
-
Введение - Улучшение мотивации труда работников аппарата управления на предприятии "Строй-Маркет"
Мотивирование-это процесс воздействия на человека для побуждения его к конкретным действиям посредством побуждения в нем определенных мотивов. Чтобы...
-
Процедура предупреждающих действий во многом сходна с процедурой корректирующих действий. Часто эти две процедуры объединяют в одну процедуру. Процедура...
-
Процедура проведения внутренних аудитов может разрабатываться на любом из этапов построения системы качества, т. к. она не сильно зависит от существующих...
-
В основах законодательства об Архивном фонде РФ и архивах был провозглашен принцип публичности архивов, их равной доступности для любого физического или...
-
В работе любой организации случаются ситуации, когда возможно отступление от установленных правил и требований работы. Эти ситуации могут возникать по...
-
Помимо архивных учреждений, т. е. государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует...
ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ - Организация службы документационного обеспечения управления