ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ - Организация службы документационного обеспечения управления

Основной целью службы ДОУ, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

Постоянное совершенствование форм и методов работы сдокументами;

Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

Построение информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

Сокращение документооборота;

Унификация документооборота;

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организациях, их структурных подразделениях;

Внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Функции современной службы ДОУ в Республике Беларусь определяются из целей и задач ее деятельности, которые регламентируются положением о ней [1]. Проанализировав Примерное положение о службе ДОУ можно сказать, что в состав типовых функций входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

Прием, учет и регистрация поступающих и отправляемых документов;

Организация по поручению руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;

Организация машинописного изготовления документов;

Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

Разработка и проектирование бланков документов;

Подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

Подготовка к докладу руководству поступающих документов;

Организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

Регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

Организация хранения документов в структурных подразделениях;

Организация работы архива организации в соответствии с нормативными и методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству, организация использования архивных документов в текущей деятельности организации;

Организация повышения квалификации и обучения сотрудников организации, ответственных за работу с документами;

Организация рабочих мест работников службы ДОУ, условий труда сотрудников службы ДОУ;

Организация работы по рассмотрению и исполнению обращений граждан;

Разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также повышению исполнительской дисциплины;

Формирование и совершенствование автоматизированной системы документационного обеспечения деятельности организации;

Обеспечение защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и регламентация допуска к информации и документации.

К контрольным функциям относят:

Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);

Ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов, систематическое информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины;

Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

Обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

Осуществление контроля за соблюдением правил эксплуатации автоматизированной информационной системы, порядком формирования информационных массивов. Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

Разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

Проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

Проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы;

Изучение перспективного отечественного и зарубежного опыта в организации документационного обеспечения управления [18].

Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Примерном положении о службе ДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности - от секретаря до управления делами.

Также согласно Примерному положению, служба ДОУ должна взаимодействовать с другими структурными подразделениями организациями. Показать это взаимодействие можно с помощью нижеприведенной таблицы.

Таблица 1 - Взаимодействие службы ДОУ со структурными подразделениями организации

Структурное подразделение

Взаимодействие

Все структурные подразделения

Вопросы документационного обеспечения управления и соблюдения требований стандартов

Юридическая служба

Правовые вопросы, связанные с подготовкой документов

Службы кадров, труда и заработной платы и соответствующие научно-исследовательские организации

Вопросы подбора и расстановки кадров делопроизводственной службы и повышения их квалификации в условиях широкого использования современной офисной техники, разработки внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами, компьютеризацией делопроизводства

Службы материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания

Обеспечение средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытовое обслуживание работников службы

Вычислительный центр

Разработка и внедрение новейших информационных технологий в делопроизводство

Структурные подразделения, отвечающие за конфиденциальное делопроизводство

__

Примерное положение о службе ДОУ определяет следующие права службы:

Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе;

Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверки до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции и др.

Что касается обязанностей службы ДОУ, то она должна:

Обеспечивать установленный порядок в работе с документами организации;

Выполнять указания и поручения руководства;

Соблюдать необходимые условия труда работников службы делопроизводства [18, с. 12].

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что служба ДОУ берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

Она должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

На сегодняшний день работа службы ДОУ с документами во многих организациях все еще осуществляется в стандартном "бумажном" виде. Автоматизация обмена документами в таких организациях находится на уровне обмена файлами в сетевой среде Windows и электронной почты. Такой способ имеет следующие недостатки:

Большие временные затраты на согласование и передачу документов;

Невозможность организации эффективного поиска документов;

Неэффективная организация отслеживания и контроля изменений, вносимых в документ;

Дублирование операций обработки (необходимо перепечатывать документ при внесении изменений);

Неэффективная организация разграничения доступа к документам;

Неэффективная организация контроля процесса обработки документов и исполнения поручений, а в ряде случаев - отсутствие контроля и др. [17, с. 43-44].

В качестве решения существующих проблем документооборота и с целью значительного повышения эффективности деловых процессов и системы управления, считаю необходимым внедрять автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ). Эта система позволит устранить:

Разногласия между структурными подразделениями и отдельными исполнителями, совместно выполняющими работу, возникающие из-за плохой взаимной информированности о состоянии деловых процессов;

Жалобы специалистов всех уровней на информационную загруженность;

Отсутствие целостной картины происходящего в организации или в отельных структурных подразделениях;

Нежелательные утечки информации, происходящие вследствие неупорядоченного хранения больших объемов документации;

Неприемлемые сроки разработки и рассылки документов, поиска и получения информации;

Множество недокументированных эпизодов управления и отсутствие четких схем и механизмов контроля исполнения принятых решений.

Таким образом, внедрение АСДОУ позволит оптимизировать процессы делопроизводства и документационного обеспечения управления, а также интегрировать разрозненные информационные ресурсы в единую систему; будет способствовать созданию корпоративной культуры, основные принципы которой - открытость, достоверность, быстродействие, оперативность и качество.

В статье Сукача А. Н. "Управление документацией: тенденции в ДОУ и архивном деле" значительная часть уделена новой тенденции в делопроизводстве - передаче некоторых функций по управлению документами компании внештатным специалистам. Как сказано в статье, это явление, получившее название аутсорсинга ДОУ и архивного дела, сейчас набирает обороты по популярности в России и Беларуси. Аутсорсинг (от англ. outsourcing) довольно широко распространяется в мире, а сейчас выгода от его использования стала очевидна и отечественному бизнесу [23, с. 67-68].

На мой взгляд, это очень перспективная идея. Аутсорсинг в ДОУ и архивном деле может быть полезен, например, в том случае, если организация не может обеспечить архивное хранение документов своими силами, так как у нее отсутствуют свободные рабочие площади и необходимые квалифицированные кадры.

Она может заказать услугу архивного хранения документов в специализированном хранилище. Также помощь сторонней организации может быть полезна при составлении номенклатуры дел или же постановке делопроизводства организации в целом.

Таким образом, при организации службы документационного обеспечения управления необходимо использовать новейшие тенденции в ДОУ и архивном деле: автоматизация делопроизводства, аутсорсинг и др. Нужно автоматизировать все возможные процессы работы службы ДОУ. На мой взгляд, это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников всего предприятия, организации, фирмы. Комплексная автоматизация функций службы ДОУ потребует создания единого информационного пространства организации, в котором сотрудники и руководство смогут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде.

Похожие статьи




ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ - Организация службы документационного обеспечения управления

Предыдущая | Следующая