Формы контроля. Сроковая картотека - Контроль за исполнением документов
Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.
Рассмотрим сначала сроковую картотеку. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель -- это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-- 3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
Зарегистрировав полностью документы, расставляют карочки по срокам исполнения, т. е. каждую карточку ставят за то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.
Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.
Одна из главных обязанностей инспектора по контролю (или секретаря в небольшой фирме) -- в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т. п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим.
Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждают об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.
Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в нем или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.
После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как теперь она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при необходимости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.
Автоматизированные системы контроля за исполнением документов
Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.
Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля "Срок исполнения (Контрольная дата)" в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле -- специальный штамп в виде буквы "К", слова "Контроль" или просто делается отметка ярким карандашом (К). Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.
При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме -- секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле "Контрольная дата") истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.
В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).
Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.
При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:
- * справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные); * справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные); * справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т. е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные); * справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно); * справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю); * справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно); * справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно); * справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов;
И т. п.
Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода.
Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:
Название подразделения на 00.00.00
В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых ранее или равен текущей дате.
Аналогично могут формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений -- по исполнителям. Такая справка дает представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определенный период времени.
Пример формы справки о документах за исполнителями:
Справка о документах за исполнителем Ивановым И. И.
Отчет об общем количестве документов за исполнителями:
Название подразделения с 00.00.0000 по 0.00.0000
Эти данные могут помочь более равномерно распределить работу среди служащих.
При создании и настройке системы рекомендуется предусмотреть все часто используемые формы справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получать всю необходимую информацию.
Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии -- только 0,054* ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 и 0,054 ч, составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше 100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью.
Представляют интерес нормы времени на контроль исполнения документов, включающие проставление пометки "К" на документе, подлежащем контролю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения исполнителю, внесение сведений в карточку о ходе исполнения, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля, подготовку сводки документов, не исполненных в срок, составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов в структурных подразделениях, анализ состояния исполнения документов в организации*.
Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и т. п.
Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.
Похожие статьи
-
Значение и виды контроля - Контроль за исполнением документов
Контроль исполнения задания -- одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и...
-
Получила распространение в зарубежных странах в начале 1920-х гг. По сравнению с журнальной карточная форма регистрации имеет ряд существенных...
-
Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю...
-
Существует несколько видов регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной регистрации все регистрационные...
-
Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. В...
-
Общими чертами, присущими государственным и ведомственным архивам, являются: Их целевое назначение (хранение документов и использование для нужд...
-
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ - Подготовка передача дел в архив организации
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной...
-
В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал,...
-
Выполнение задач карантинных мероприятий возможно при осуществлении мер, принятых для контроля за уровнем загрязнения космического аппарата и при...
-
Информационные мероприятия включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых...
-
Публикация архивных документов - совокупность работ по подготовке документов к изданию. Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов....
-
Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в...
-
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом...
-
Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми....
-
Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей...
-
Методы контроля за обсемененностью - Поиск и исследование внеземных форм жизни
Выполнение задач карантинных мероприятий возможно при осуществлении мер, принятых для контроля за уровнем загрязнения космического аппарата и при...
-
Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических...
-
Классификация документов - Классификация документов
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003 Документ -- зафиксированная на материальном носителе...
-
Исследования последних лет показали возможность синтеза разнообразных биологически важных веществ из простых исходных соединений типа аммиака, метана,...
-
Свойства и функции документов. Классификация - Предмет и задачи документоведения
Свойства документов Документ имеет две сущности - информационную и материальную, которые и определяют его свойства - информативные и эксплуатационные....
-
Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации. В...
-
Успех мероприятий по борьбе с загрязнением определяется количеством микроорганизмов, особенно бактериальных спор, оставшихся внутри и на поверхности...
-
Помимо архивных учреждений, т. е. государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует...
-
Архив в соответствии с возложенными на него задачами: Осуществляет хранение и государственный учет поступивших в Архив документов, представляет в...
-
Основными задачами архива являются: Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Архиве....
-
Государственные архивы Архив - учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием т хранение архивных...
-
Формы и системы оплаты труда - Анализ эффективности оплаты труда работников на предприятии
В современном понимании формы и системы оплаты труда можно определить как организационно-экономические механизмы соотнесения затрат и результатов труда...
-
Основные требования к помещениям и оборудованию архива - Требования к сохранности документов
Создание оптимальных условий хранения документов Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: Предоставлением для архива помещения и...
-
Основы обеспечения физико-химической сохранности документов Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения,...
-
Архив информация документ доступ Доступ к документам Архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния, регламентирован...
-
Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность - Предмет и задачи документоведения
Типы документов В настоящее время различают следующие типы документов с присущей каждому типу юридической силой: - оригинал или подлинники. Это первые...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
В качестве исходных представлений при интерпретации экзобиологических экспериментов необходимо принимать во внимание динамические свойства живых систем....
-
О химической основе жизни - Поиск и исследование внеземных форм жизни
Исследования последних лет показали возможность синтеза разнообразных биологически важных веществ из простых исходных соединений типа аммиака, метана,...
-
Экспертиза ценности документов на основе научных критериев При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная...
-
В предыдущих главах рассмотрены теоретические аспекты проблемы поиска и исследований внеземных форм жизни, теперь рассмотрим практическое решение этого...
-
Огромную роль в любой прическе играют ее силуэт и форма. Смена моды в прическах и стрижках сказывается в основном на изменении именно силуэта и формы....
-
Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се...
-
Из истории профессии - Формуляр документа XVIII века
Документ появляется в глубокой древности, прежде всего для нужд формировавшихся систем управления. Именно использование письменности, как средства...
-
Гипотезы форм планет - Современная космогония
Во времена Лапласа считалось, что вращающаяся жидкая масса для равновесия должна принять форму тела вращения. Отсюда гипотетическое деление массы на...
Формы контроля. Сроковая картотека - Контроль за исполнением документов