Цель, задачи, функции службы ДОУ - Служба делопроизводства

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

    - совершенствование форм и методов работы с документами; - обеспечение единого порядка документирования; - обеспечение единого порядка работы с документами; - контроль за исполнением документов; - хранение документов; - унификация форм документов; - сокращение по возможности документооборота; - методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации; - внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

    - осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов; - регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов; - ведение информационно-справочной работы по документам организации; - машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); - копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; - разработка и проектирование бланков документов; - подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

    - подготовка к докладу руководству поступающих документов; - организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; - регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; - организация хранения документов в структурных подразделениях; - организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; - повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов; - организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы; - организация делопроизводства по обращениям граждан; - разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

    - контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов); - контроль за сроками исполнения документов; - осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; - организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; - обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; - обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

    - разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; - проведение экспертизы научной и практической ценности документов; - проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Похожие статьи




Цель, задачи, функции службы ДОУ - Служба делопроизводства

Предыдущая | Следующая