Текст документа за державним стандартом - Державний стандарт на оформлення документів и його застосування
Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд із державною мовою. Документи, що надсилають закордонним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.[13, C. 51]
Текст -- це сукупність речень, об'єднаних у тематичну і структурну цілісність за правилами певної мовної системи.
Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.
Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.[3, C. 145]
Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.
У вступі зазначається причина написання документа;
В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ
Під час складання текстів документі" слід дотримуватися таких правил:
Ѕ Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...
Ѕ Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
Ѕ Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:
Відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.
Ѕ Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; На підставі вказівки...; Відповідно до попередньо! домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...
Ѕ Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...;
Вважаючи...
Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови та є зрозумілими для широкого кола читачів.
Ѕ Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки -- після опорного слова, вставні слова - на початку речення).
Ѕ Щоб не виявляти гостроти стосунків із партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції ~ Вами ще не висловлено пропозиції...
Ѕ Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Міністерство не гарантує...
Ѕ Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію;
Відкликати працівників...
У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...
Використовувати скорочення слів, складноскороченІ слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
Похожие статьи
-
Продуктом стандартизації виступає нормативний документ. Нормативний документ установлює правила, загальні принципи або характеристики, що стосуються...
-
Об'єкт, область та види стандартизації Термін "стандартизація" пройшов довгий еволюційний шлях розвитку. Раніше це поняття називалося нормалізацією (від...
-
Требования к созданию текста документа - Текстовой документ и его оформление
ЕСКД ГОСТ 2.105-95 устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства. Текст...
-
Висновок - Класифікація документів
Таким чином, на основі комплексу ознак утворюються типи документів по яких будується загальна, відвернута від галузевої специфіки, основна класифікація...
-
Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р6.30-2003...
-
Способи документування документів та їх види За способом документування (або закріплення інформації на носії) виділяють рукописний, друкарський,...
-
Понятия "информация" и "документ" - Предмет и задачи документоведения
Развитие документа. Способы документирования и материальные носители информации Понятия "информация" и "документ" . Основу деятельности любого...
-
Типи та структурно-прагматичні особливості англомовних документів Ради Європи
Типи та структурно-прагматичні особливості англомовних документів Ради Європи О. О. Періна Для побудови і розуміння мовного втілення нових реалій в...
-
Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти...
-
Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность - Предмет и задачи документоведения
Типы документов В настоящее время различают следующие типы документов с присущей каждому типу юридической силой: - оригинал или подлинники. Это первые...
-
1. Антисептированные прокладки используют для дезинфекции документов с ослабленной основой. В зависимости от стойкости текста в растворителе применяют...
-
1. После выяснения и устранения причины возникновения очага плесневения документов должны выполняться оперативные мероприятия по дезинфекционной...
-
Заключение - Текстовой документ и его оформление
Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати)...
-
Основы обеспечения физико-химической сохранности документов Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения,...
-
Публикация архивных документов - совокупность работ по подготовке документов к изданию. Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов....
-
Бібліографічний опис -- це записана за певними правилами множина бібліографічних даних, що ідентифікують документ. Бібліографічні дані є конкретними...
-
Вони несуть інформацію про соціальні процеси, що відбуваються в суспільстві. Від виду документа залежить те, для чого його можна використати і якими...
-
Уявлення про бібліотечний фонд як про систему, теорія його формування реалізуються в практичній роботі бібліотекаря по створенню і розвитку фонду. Інакше...
-
Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей...
-
Понятия "архивный документ" и "архив" Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ - это результат закрепления информации...
-
Классификация документов - Классификация документов
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003 Документ -- зафиксированная на материальном носителе...
-
Требования к оформлению реквизитов текстового документа - Текстовой документ и его оформление
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные...
-
Типологічна класифікація документів - Класифікація документів
Як відомо, типологія документа - це віднесення його до певного типу по сукупності ознак. Типологічний критерій також може бути встановлений в основу...
-
Класифікація документів, Класифікація документів за змістом - Класифікація документів
Класифікація документів за змістом Класифікації, в основу яких встановлена ознака змісту (значення) документа, називають семантичними. В них проводиться...
-
Співвідношення видової і типологічної класифікації документів - Класифікація документів
Одним із найбільш важливих і суперечливих питань є співвідношення питань "класифікація" і "типологізація", тобто вид і тип документа. Сутність...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Обеспечение доступа к архивным документам и архивной документной информации
Итак, в работе были рассмотрены и изучены виды и степень доступа к архивной документной информации Архивного фонда РФ на современном этапе развития...
-
Сущность, генезис и развитие понятия "документ" Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно...
-
Реактивний рух, Застосування - Реактивний рух та його застосування
Реактивний рух -- рух, що виникає за рахунок відкидання частини маси тіла із певною швидкістю. За законом збереження імпульсу, при відокремленні від тіла...
-
Документы на бумажных носителях, а также подавляющее большинство материалов и веществ, применяющихся при реставрации и консервации документов, являются...
-
Введение - Текстовой документ и его оформление
Документ на различных современных носителях является одним их средств обмена информацией между людьми, предназначен для восприятия и использования...
-
Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми....
-
1. Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа. 2. Делопроизводство УСД - отрасль...
-
Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в...
-
В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал,...
-
Информационные мероприятия включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых...
-
Организация учета документов Архивного фонда РФ Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого...
-
Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. В...
-
Помимо архивных учреждений, т. е. государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует...
-
Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за...
-
Экспертиза ценности документов на основе научных критериев При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная...
Текст документа за державним стандартом - Державний стандарт на оформлення документів и його застосування