Требования к сохранности документов, Основы обеспечения физико-химической сохранности документов - Требования к сохранности документов
Основы обеспечения физико-химической сохранности документов
Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно-гигиенических требований.
Физико-химические факторы разрушения документов
Физико-химическим изменениям (старению) подвергаются все составные части документов: бумага, красители (чернила, тушь, карандаш, машинописные красители), клей, картон переплетов. Бумага становится хрупкой и ломкой. Особенно неустойчива современная бумага сортов газетная и типографская № 3, которая уже через десять лет желтеет и становится хрупкой.
На физико-химическое состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей (сернистого газа) в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничтожает текст. Обесцвечивание текста называется угасанием текста документа. Солнечный свет является одним из факторов, губительно действующих на основу бумаги и красители. Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов выцветает, разрушаются также и кожаные переплеты. В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально. Мерами, препятствующими старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол, а при их отсутствии - окраска стекол белилами или применение штор из плотной темной ткани, а также раздвижных ставней. Особенно благоприятно хранение документов в коробках и папках, изготавливаемых с учетом размеров документов. Дела размещают в коробках с таким расчетом, чтобы их можно было свободно вынимать и подкладывать, не повреждая обложек и листов документов. Если архив не имеет возможности закартонировать дела (уложить их в коробки или картонные папки с клапанами), то рекомендуется обертывать связки или обкладывать их бумагой. Для этого пригодны сорта бумаг: рисовальная марки В, чертежная марок В, 0 № 1, 2, обложечная марки А, перфокарточная, форзацная лощеная марки А.
Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно влияющего на них фактора - пыли. Пыль, попадая между волокнами бумаги, разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочности, бумаги, способствует увеличению влаги, является средой для питания спор плесневых грибков, переносчиком яиц насекомых. В промышленных районах, где воздух загрязнен газами (сернистым, окислами азота и др.), лежащая на документах пыль способствует концентрации газов, а следовательно, и активизации их старения.
Биологические факторы разрушения документов
Очень опасны для документов биологические вредители: растения (бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление их в архиве - серьезная угроза сохранности документов. Поэтому необходимо иметь хотя бы элементарное представление о биологических факторах, влияющих на ускорение "старения" документов.
Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности необходима высокая влажность бумаги, возможная при затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из-за неисправности кровли, отопления, сырых стен. На бумаге появляются пигментные пятна неправильной формы. Кожа и клей переплета разлагаются: на них появляется слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений.
Способы борьбы: дезинфекция, изменение условий хранения дел.
Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью. Для документов характерно поражение грибами-паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они появляются на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках. Известно свыше 200 видов грибов, обитающих в архиве и книгохранилищах. Грибы - многоклеточные растения, размножающиеся спорами. Споры легко переносятся потоками воздуха, особенно в запыленных помещениях, и могут быстро заразить здоровые документы. Как правило, грибы развиваются на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температурах 20 - 27 °С, в тесно заставленных углах, не проветриваемых шкафах. Грибы очень чувствительны к действию газов, поэтому для борьбы с ними эффективна дезинфекция. Однако грибы, обитающие в хранилищах, очень жизнестойки: грибы, погибшие от недостатка влаги или низких температур, могут возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. В связи с этим необходимо сухую плесень удалять с бумаги и переплетов мягкими марлевыми или ватными тампонами.
Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки. Известно около 100 видов насекомых, повреждающих документы, но это не специфические вредители бумаги. В естественных условиях это - вредители древесины, муки, меха, кожи и т. д.
Наибольшее распространение в архивохранилищах получили жуки: точильщики, притворяшки, кожееды.
Среди точильщиков (мебельный, хлебный, пестрый) самым опасным и прожорливым является хлебный, который поражает переплеты, проклеенные мучным клеем, а также прилегающие к нему листы. Особенно прожорливы его личинки. И жук, и личинки живут и листах, делая в них ходы.
А) б)
Рисунок 1.1. - а) хлебный точильщик; б) мебельный точильщик
Личинки и жуки притворяшки-вора и шелковистого притворяшки повреждают все части переплетенных документов.
А) б)
Рисунок 1.2. - а) притворяшка-вор самец; б) притворяшка-вор самка
Кожееды постоянно в документах не находятся, а лишь питаются ими. Могут уничтожить бумагу, пергамент, все части переплета. Чаще всего они обгладывают документы с поверхности, не делая ходов. В хранилищах встречаются кожееды: антренус, ветчинный и ковровый. Жуки и личинки кожеедов днем прячутся за плинтусами, под полом, в закрытых шкафах, книгах.
А)
Б) в)
Рисунок 1.3. - а) личинка кожееда; б) кожеед ветчинный (рябой); в) кожеед ковровый
В архивохранилищах может обитать моль двух групп: питающаяся только растительной пищей - зерновая, грибная и семенная моль (повреждает в основном переплеты и корешки, проклеенные мучным клеем), питающаяся веществами животного происхождения - шубная, мебельная, ковровая и платяная (повреждает документы и части переплета). Все виды моли связаны с продовольственными складами, складами древесины и гнездами птиц.
Тараканы не живут в листах, а приходят питаться мучным клеем, вместе с ним они грызут бумагу, одновременно сильно загрязняя документы своими выделениями.
Рисунок 1.4. - таракан
Для борьбы с биологическими вредителями необходимо проводить систематическую профилактику (периодически просматривать дела, проверять состояние полов, плинтусов, не вносить в хранилища продукты, не входить в пыльной одежде). При обнаружении грызунов и насекомых обратиться в санитарно-эпидемиологическую станцию. Документы, пораженные насекомыми и плесенью, продезинфицировать. При появлении плесени на коробках или делах можно провести простейшую дезинфекцию: сначала следует изолировать пораженные дела, а затем в изоляторе продезинфицировать их трехпроцентным раствором формалина (1 часть 40 %-ного формалина на 13 - 15 частей воды). Для профилактики дела, хранящиеся в помещениях с повышенной влажностью воздуха, систематически просматриваются и могут просушиваться на открытом воздухе при температуре не выше 30 - 35 °С, защищенными от прямых лучей.
Санитарно-гигиенические условия сохранности документов
Соблюдение санитарно-гигиенических условий является одной из мер сохранности документов. Для предохранения документов от пыли наилучшим средством является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров.
Рекомендуется обеспечить максимальную герметичность архивохранилища. Но если все-таки приходится открывать окна или форточки, их надо затягивать марлей, смоченной 50 %-ным раствором глицерина и отжатой. Уборку помещения следует проводить только влажную. Необходимо периодически обеспыливать дела, коробки, папки и стеллажи с помощью пылесосов. При отсутствии пылесосов обеспыливание проводят тряпкой, смоченной в 1 %-ном растворе формалина. Для поддержания требуемых санитарно-гигиенических условий в архиве не реже одного раза в месяц следует проводить санитарные дни.
Температурно-влажностный режим сохранности документов
Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания.
Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т. е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться. Кроме того, высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.
В связи с этим в хранилищах путем кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов, т. е. такой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства.
В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания нормального температурно-влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием (естественным и принудительным с помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Если стеллаж стоит вплотную к стене, у края полок устанавливают ограничители, чтобы дела не касались стен. Опыт показывает, что даже при недолгом хранении документов, уложенных вплотную к стене, они отсыревают, и появляется плесень.
Для контроля за температурой и уровнем влажности в архивохранилище применяются термометры, гигрометры, психрометры, гигрографы. Наиболее распространенным прибором, простым в обращении и дешевым, является психрометр бытовой жидкостный ПБ-1Б (психрометр Августа).
Прибор состоит из двух термометров - сухого и влажного. Сухой показывает температуру воздуха, а показания влажного помогают установить относительную влажность воздуха. Влажность определяется по таблице, приложенной к психрометру. Запись показаний температуры и влажности ведется ежедневно в специальном журнале.
Дата записи |
Климатические параметры воздуха |
Подпись Сотрудника, сделавшего запись |
Примечание | |||
Наружный воздух |
Воздух в хранилище | |||||
Температура |
Относительная влажность |
Температура |
Относительная влажность | |||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Отклонения от норм температуры и влажности воздуха устраняются так: при повышенной влажности воздуха - установка автономных кондиционеров, интенсивное отапливание или проветривание помещения (проводится только в, том случае, если влажность наружного воздуха ниже влажности воздуха в хранилище), а также установка открытых сосудов с водным раствором хлористого кальция; при пониженной влажности воздуха - уменьшение нагрева отопительных приборов, установка увлажнителей воздуха (климатизер КИ-0.4 или бытовые), установка сосудов с водой, имеющих большую площадь испарения, влажная уборка помещений.
А)
Б)
Рисунок 1.5. - а) сплит-система настенного типа LG LS - Р0760HL; б) оконный кондиционер LG LW-C1261HL
Однако все эти мероприятия проводятся только при постоянном наблюдении за температурно-влажностным режимом воздуха в хранилище.
Похожие статьи
-
Введение - Требования к сохранности документов
Цель данной работы рассмотрение и изучение технологии сохранности документов, характеристика основных методов хранения документов и их описание. В работе...
-
Требования к оформлению реквизитов текстового документа - Текстовой документ и его оформление
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Обеспечение доступа к архивным документам и архивной документной информации
Итак, в работе были рассмотрены и изучены виды и степень доступа к архивной документной информации Архивного фонда РФ на современном этапе развития...
-
В основах законодательства об Архивном фонде РФ и архивах был провозглашен принцип публичности архивов, их равной доступности для любого физического или...
-
Требования к созданию текста документа - Текстовой документ и его оформление
ЕСКД ГОСТ 2.105-95 устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства. Текст...
-
1. Антисептированные прокладки используют для дезинфекции документов с ослабленной основой. В зависимости от стойкости текста в растворителе применяют...
-
1. После выяснения и устранения причины возникновения очага плесневения документов должны выполняться оперативные мероприятия по дезинфекционной...
-
Теоретическая часть, Общие требования к учету документов - Работа архива
Целью Архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с...
-
Архив информация документ доступ Доступ к документам Архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния, регламентирован...
-
Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти...
-
Классификация документов - Классификация документов
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003 Документ -- зафиксированная на материальном носителе...
-
1. Все вновь принимаемые на хранение документы подвергаются тщательному просмотру на предмет поражения плесневыми грибами или бактериями и в случае...
-
Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей...
-
ВВЕДЕНИЕ - Обеспечение доступа к архивным документам и архивной документной информации
Полноценное и разностороннее использование документальных богатств архивов возможно лишь при их открытости, т. е. наличии свободного доступа граждан к...
-
Использование современных информационных систем позволяет: 1) Работать с огромными объемами данных; 2) Хранить какие-либо данные в течение довольно...
-
Исследования последних лет показали возможность синтеза разнообразных биологически важных веществ из простых исходных соединений типа аммиака, метана,...
-
Документы на бумажных носителях, а также подавляющее большинство материалов и веществ, применяющихся при реставрации и консервации документов, являются...
-
Полистную дезинфекцию документов на бумажных носителях, а также бумажных, картонных и коленкоровых переплетов проводят ватным или марлевым тампоном,...
-
Понятия "информация" и "документ" - Предмет и задачи документоведения
Развитие документа. Способы документирования и материальные носители информации Понятия "информация" и "документ" . Основу деятельности любого...
-
Документ ценный уникальный учет экспертиза Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения...
-
Особо ценные и уникальные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища. В хранилище, предусмотренном для...
-
Заключение - Текстовой документ и его оформление
Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати)...
-
Висновок - Класифікація документів
Таким чином, на основі комплексу ознак утворюються типи документів по яких будується загальна, відвернута від галузевої специфіки, основна класифікація...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
Свойства и функции документов. Классификация - Предмет и задачи документоведения
Свойства документов Документ имеет две сущности - информационную и материальную, которые и определяют его свойства - информативные и эксплуатационные....
-
Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р6.30-2003...
-
Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность - Предмет и задачи документоведения
Типы документов В настоящее время различают следующие типы документов с присущей каждому типу юридической силой: - оригинал или подлинники. Это первые...
-
Санитарно-технические устройства - Основы парикмахерского дела
В парикмахерской должны быть предусмотрены все виды санитарно-технических устройств: водопровод, канализация, вентиляция и газоснабжение. Вода,...
-
Основы планетарного карантина - Поиск и исследование внеземных форм жизни
Еще с древних времен человечество привлекала перспектива открытия и изучения внеземных форм жизни. Теперь, когда исследование космического пространства...
-
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - Особо ценные документы: правовые вопросы, выявление, учет, описание
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства: А) при разработке номенклатуры дел...
-
Введение - Текстовой документ и его оформление
Документ на различных современных носителях является одним их средств обмена информацией между людьми, предназначен для восприятия и использования...
-
На особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или...
-
Инструменты для бритья - Основы парикмахерского дела
Бритвы. В настоящее время существует несколько разновидностей так называемой "опасной" бритвы, представляющей собой остро отточенный режущий инструмент...
-
Производственная санитария - Основы парикмахерского дела
Инструменты, используемые в работе мастером, изготавливают из материалов, легко поддающихся дезинфекции. Обслуживание посетителей производят только...
-
Красящее мытье волос и оттеночное полоскание - Основы парикмахерского дела
Красящее мытье. Окраска волос посредством мытья производится при помощи красящих шампуней, изготовленных как в жидком состоянии (бутылочки), так и в...
-
Подготовительные и заключительные работы по обслуживанию посетителей - Основы парикмахерского дела
Все виды парикмахерских услуг начинаются с приема клиента. В этот момент возникает контакт между клиентом и мастером, во многом определяющий дальнейший...
-
Формула изобретения - Медицинские препараты на основе декстрана
1. Способ получения флуоресцентных производных декстранов, включающий проведение реакции флуоресцентного красителя с активированным производным декстрана...
-
Виды сделок - Основы гражданского права
Гражданско-правовые сделки разнообразны и могут быть подразделены на ряд видов. Классификация сделок позволяет выделить их правовые особенности и лучше...
-
Инфузионные среды, Коллоидные инфузионные растворы - Медицинские препараты на основе декстрана
Инфузионные среды - препараты, применяемые для парентеральной жидкостной терапии. Все инфузионные среды, или растворы, в зависимости от свойств и...
-
Вони несуть інформацію про соціальні процеси, що відбуваються в суспільстві. Від виду документа залежить те, для чого його можна використати і якими...
Требования к сохранности документов, Основы обеспечения физико-химической сохранности документов - Требования к сохранности документов